CONTABILIDAD DE FONDOS

1. Toda entidad que reciba fondos públicos asignados bajo la Resolución Conjunta, deberá depositar dichos fondos en cuentas bancarias separadas de cualesquiera otros fondos. Las hojas de depósito deberán ser marcadas con números del año fiscal y llevarán como prefijo el número del año; por ejemplo: para el año 1995-96, serían "96-1", "96-2", y así sucesivamente. 2. Toda transacción relacionada con estos fondos deberá ser contabilizada en los records apropiados de acuerdo a las prácticas de contabilidad generalmente aceptadas. Los libros de contabilidad de estos fondos deberán mantenerse 4 separados de los libros correspondientes a cualesquiera otros fondos y deberán ser conciliados con la cuenta bancaria mensualmente. 3. El director o administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta. La entidad deberá designar un agente fiscal que será el encargado de recibir y contabilizar los desembolsos de dinero, así como de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. Se requerirán dos (2) firmas para girar contra la cuenta bancaria. El agente fiscal no podrá ser una de estas firmas. 4. Sólo se harán desembolsos mediante cheque y para el pago de gastos directamente relacionados con los fines para los cuales se le asignó el donativo según conste de los documentos de solicitud sometidos a la Asamblea Legislativa. 5. No se girarán cheques al portador, ni efectuarán pagos en efectivo con cargo al donativo. 6. Las entidades deberán conservar en sus archivos las facturas, conduces, comprobantes o cualquier otro documento que evidencie los gastos incurridos de cada renglón presupuestado, donde se indique la cantidad, el concepto y la persona o entidad que emite dicho documento. Estos se mantendrán a la disposición de los funcionarios del Departamento, las Comisiones de Hacienda de la Legislatura y de la Oficina del Contralor para cualquier intervención fiscal y para la correspondiente revisión y corroboración de los informes trimestrales por un término de seis (6) años o hasta que los funcionarios del Departamento hayan efectuado el correspondiente examen, cualesquiera que ocurra primero. 7. La entidad será responsable de cualquier reclamación de salarios y beneficios adeudados a las personas contratadas para prestar algún servicio relacionado con la función para la cual se asignó el donativo. 8. En caso de surgir un sobrante de fondos del donativo será responsabilidad de la entidad receptora el solicitar la extensión de vigencia de los mismos. Sin embargo, no debe convertirse esto en uso y costumbre el solicitar extensión al período de vigencia del donativo legislativo, a menos que exista justa causa para ello. 5 9. Toda solicitud de extensión de donativo se hará mediante carta dirigida al Secretario. En la comunicación la entidad receptora indicará el año fiscal del donativo a que se refiere el sobrante. De no solicitar la extensión de vigencia dentro de los treinta (30) días antes de finalizar el año fiscal, el Departamento podrá solicitar a la entidad que devuelva el sobrante de los fondos con el fin de depositarlos en la cuenta perteneciente a la Comisión Especial Conjunta de Donativos Legislativos, en el Departamento de Hacienda.