Disposición de Documentos Públicos. En caso

de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente a la Administración de 113 los Sistemas de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. e. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un ex-empleado de la Comisión Especial Permanente Sobre los Sistemas de Retiro a otra agencia se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. f. Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la Comisión Especial Permanente Sobre los Sistemas de Retiro, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá su resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y procederá a enviar el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro. g. La disposición final de cualquier documento relacionado con el expediente de los empleados se hará conforme a las normas del Reglamento Núm. 4284, supra. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. 114 h. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo record de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. i. Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos, en el caso de becas, licencias o pagos de matrícula. j. Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. k. Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento Núm. 4284, supra.