Normas de uso y administración de los fondos recibidos

5 A. Depositar el dinero al siguiente día laborable del recibo, en una cuenta bancaria especial, separada de cualesquiera otros fondos o recursos de la entidad. Remitir al Departamento copia de la evidencia del depósito dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito. B. Mantener un sistema de control y contabilidad de los fondos del donativo de acuerdo a las normas de contabilidad pública reconocidas. C. Realizar todo desembolso mediante cheque para el pago de órdenes de compra, facturas, nóminas, servicios y otros gastos directamente relacionados con los fines para los que se otorgare el donativo, según conste en la solicitud sometida al Departamento de Recreación y Deportes y la Asamblea Legislativa en casos que aplique. 1. Se prohíbe girar cheques al portador o hacer pagos en efectivo con cargo al donativo legislativo. D. Radicar informes trimestrales detallando los gastos incurridos con cargo al donativo. (Anejo) E. Conservar actualizados y archivados en un lugar seguro a la disponibilidad de la Oficina del Contralor de Puerto Rico para dos intervenciones, todos los cheques, facturas, órdenes de compra, pagos, nóminas, récord, actas, inventario de equipo, cualquier otro documento relacionado a la adquisición de bienes y servicios. F. Mantener una bitácora de las minutas de reuniones de Juntas o cuerpos directivos en las que se resuman, entre otras, las decisiones o resoluciones referentes al uso y disposición del donativo legislativo. G. Poner a la disposición de la unidad de auditoría, funcionarios y empleados autorizados del Departamento de Recreación y Deportes, los libros y documentos que evidencien los ingresos y desembolsos por concepto de donativos del Estado. 6 H. Responsabilizarse de cualquier reclamación de salarios y otros beneficios marginales adeudados a las personas contratadas empleados por éste o que fueren subcontratadas para prestar algún servicio relacionado al fin para el que se asignó al donativo. I. Cumplir con aquellas normas y reglas necesarias para la implantación de leyes que regulen la donación de fondos públicos, o que el Secretario entienda necesaria a tenor con las experiencias y necesidades que surja.