EXPEDIENTES DE EMPLEADOS (AS)

Los expedientes de los (las) empleados (as) deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. La Oficina será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los (las) empleados (as), según se dispone más adelante y en armonía con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los Expedientes- Los expedientes de los (las) empleados (as) se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados (as) que se mantengan vinculados al servicio, e inactivos los expedientes de los (las) empleados (as) que se han desvinculado del servicio 2. Contenido de los Expedientes- A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificará con el nombre completo del (la) empleado (a) y el número de seguro social. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes documentos: A. Historial Personal B. Formulario de Examen Médico- En casos que aplique la Ley ADA y en adelante deberá archivarse en expediente separado y confidencial. C. Copia autenticada del certificado de nacimiento o en su defecto certificación sobre la autenticidad O existencia del certificado. D. Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9, Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986-Ley Pública Núm. 99- 603). E. Certificado de Antecedentes Penales expedido por la Policía de Puerto Rico F. Notificación de Nombramiento y Juramento. G. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc. 81 H. Evaluaciones sobre el trabajo del (la) empleado (a). I. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos 0 cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. J. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o mejoras administrativas. K. Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones en revisión. L. Certificaciones de servicios prestados al Gobiemo. M. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente. N. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos. O. Récord de adiestramientos. P. Documentos relacionados con la participación de empleados (as) en el Sistema de Retiro de los (las) empleados (as) del Gobierno y sus Instrumentalidades. Q. Documentos sobre becas O licencias para estudios, con O sin sueldo, tales como: contratos, evidencia de estudios y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula. R. Record de licencias. S. Record de accidentes por causas ocupacionales. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados (as) y otras autoridades por Ley. Se enviará a la Administración de los Sistemas de Retiro de los (las) empleados (as) del Gobierno y de la Judicatura dos (2) copias de todos aquellos documentos que reflejen el historial y acciones de personal de cada empleado (con excepción de los casos de aquellos con status transitorio en puesto de duración fija), tales como: (1) Historial de Personal (2) Examen Médico (3) Copia autenticada del certificado de nacimiento (4) Notificación de nombramiento y juramento (5) Informes de cambios (6) Cartas de reconocimiento, amonestaciones, castigos, notificación de ascensos, traslados y descensos. Los expedientes de los (las) empleados (as) deberán incluir una relación de los documentos contenidos en los mismos. 82 3. Examen de los Expedientes A. El custodio de los expedientes de los (las) empleados (as) será el Director (a) de la División de Administración de Recursos Humanos. B. Los expedientes individuales de los (las) empleados (as) tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el (la) propio (a) empleado(a) para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso 0 divulgación en forma escrita y oral de la información contenida en los expedientes. C. Todo (a) empleado (a) tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los expedientes. El (la) empleado (a) deberá radicar su solicitud para el examen del expediente con por lo menos tres días de antelación. En el caso de que el (la) empleado (a) esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designado tutor por el Tribunal correspondiente. D. Los (las) empleados (as) podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. E. Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. 4. Conservación y disposición de los expedientes- se conservará y mantendrá archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados (as) activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los (las) empleados (as) se hará conforme a las siguientes normas: A. En el caso de los (las) empleados (as) que se separen del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo y por un período de cinco (5) años. La disposición final se hará conforme a la normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 83 B. Si un (a) empleado (a) que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en la Oficina antes del período de cinco (5) años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otro organismo gubernamental solicita el expediente del (la) empleado(a) por razón de que éste (a) se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicho organismo el expediente del (la) empleado (a) en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del (la) empleado (a) en el servicio público se conserve en un solo expediente. C. Si el (la) empleado (a) separado (a) solicitase una pensión de un sistema de retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del (la) exempleado (a) y la Oficina lo remitirá al Sistema. En adelante el Sistema de Retiro conservará el expediente. D. En todo caso en que ocurra la muerte de un (a) empleado (a) activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico. La Oficina conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva. En caso de que el (la) empleado(a) sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente al Sistema de Retiro junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. E. Siempre que se transfiera un expediente de un (a) empleado (a) O de un exempleado de la Oficina a un organismo gubernamental, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y el organismo gubernamental que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. F. Luego de mantenerse un expediente inactivo durante cinco (5) años en la Oficina, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del (la) empleado (a). El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. G. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. H. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retiraran para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. 84 I. Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los (las) empleados (as) se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, 0 aprobado los cursos en el caso de becas, licencias O pagos de matrícula. J. La disposición final de cualquier documento relacionado con el expediente de los (as) empleados (as) se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. K. Se mantendrá un registro en el expediente del (la) empleado (a) de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. 5. Otros documentos relativos a la Administración de Recursos Humanos- Se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones: A. Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. B. Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un (1) año a partir de la fecha de expedición inactiva por otro año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. C. Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un (1) año a partir de la fecha de cancelación O vencimiento y se dispondrán de ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva. D. Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las solicitudes de examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambas de conformidad a las disposiciones del Reglamento para la Conservación de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.