Regl. 6859, art. 18-18.3
Examen de los Expedientes
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Cite as Reglamento Núm. 6859, Art. 18-18.3
1. El Vicepresidente Auxiliar de Recursos Humanos designará
una persona como el Oficial Custodio de los expedientes
de los empleados en quien delegará la responsabilidad de
velar por la confidencialidad, control, uso y
divulgación escrita o verbal de la información contenida
en los mismos. Además, velará porque en el examen de
los expedientes se cumpla con lo siguiente:
a. Los expedientes individuales de los
empleados, tendrán carácter confidencial y
podrán ser examinados únicamente para fines
oficiales, para fines autorizados por ley O
para otros fines cuando lo autorice por
escrito el propio empleado.
b. Toda petición para examinar O sacar un
expediente de la Oficina de Recursos Humanos,
requerirá la autorización previa del
Vicepresidente Auxiliar de Recursos Humanos.
C. Todo empleado tendrá derecho a examinar su
expediente en presencia del Oficial Custodio
de los expedientes. El empleado deberá
radicar su solicitud por escrito para el
examen del expediente con por lo menos tres
(3) dÃas de antelación.
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En el caso de que el empleado esté
incapacitado por razón de enfermedad
fÃsica, que le impida asistir personalmente
al examen del expediente, podrá delegar por
escrito en un representante. En el caso de
que el impedimento sea incapacidad mental, el
expediente podrá ser examinado por la persona
que sea designada tutor por el Tribunal
correspondiente.
d. Los empleados podrán obtener copia de los
documentos contenidos en sus expedientes
mediante el pago del costo de reproducción,
más cualesquiera derechos que por ley se
exigieren. Las solicitudes de copia se harán
por escrito con no menos de cinco (5) dÃas de
antelación. En el plazo indicado, se
entregará copia del documento solicitado.
e. Bajo ninguna circunstancia se podrán añadir O
extraer documentos O información de los
expedientes de personal sin la autorización
previa del Vicepresidente Auxiliar de
Recursos Humanos.
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f. Toda persona, empleado O funcionario público
que solicite examinar un expediente deberá
cumplir con las normas y procedimiento de
control establecido.
g. Conforme la norma antes indicada toda persona
que solicite un expediente para sacarlo fuera
de la Oficina, deberá completar el Formulario
de Control provisto para este propósito.
h. Las únicas personas que por la naturaleza de
sus funciones están autorizadas a manejar y
sacar expedientes de la Oficina de Recursos
Humanos son: el Presidente O su
representante autorizado, el Vicepresidente
Auxiliar de Recursos Humanos O la personas en
quien éste delegue.