Conservación y Disposición de los Expedientes

1. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a. Cuando un empleado se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco (5) años. La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento 174 para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b. En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en la Corporación antes del período de cinco (5) años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio en dicha agencia, se le remitirá el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días laborables siguientes a la fecha de la solicitud a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un sólo expediente. C. Si el empleado separado solicitara una pensión de un Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del ex-empleado y la Oficina de Recursos Humanos lo remitirá al Sistema. 175 En adelante el Sistema de Retiro conservará el expediente. d. En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la Corporación conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva. En caso de empleados participantes del Sistema de Retiro, se enviará el expediente a dicho Sistema, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. e. Siempre que se transfiera el expediente de un empleado o ex-empleado de la Corporación a otra agencia del servicio público, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en dicho expediente y la agencia que los recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. f. Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la Corporación se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado 176 incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. g. Los formularios y cartas se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. h. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retiran para disposición. i. Los documentos referentes a deudas u otras obligaciones de los empleados, se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, O aprobado los cursos en los casos de becas, licencias para estudios O pago de matrícula. 177 2. Otros documentos relativos a la administración de recursos humanos se conservarán según se dispone a continuación. a. Los expedientes de los puestos que contienen los documentos relacionados con la creación, clasificación, reclasificación y cambios en las funciones de los puestos, se conservarán mientras exista el puesto. Luego que se elimine el puesto se mantendrá inactivo y se conservará de acuerdo a los dispuesto en el Reglamento para la Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. b. Las certificaciones de elegibles se conservarán en archivo por un año a partir de la fecha de haber sido expedidas. Luego se procederá de acuerdo con la reglamentación para la disposición de documentos públicos. C. Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la fecha de cancelación O vencimiento. Luego se procederá de acuerdo con la reglamentación para la Disposición de documentos públicos. d. Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes, se conservarán por seis meses. 178 Las solicitudes de examen de las personas que resultan elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambas de acuerdo con la reglamentación para la conservación y disposición de documentos públicos.