Reglamento de Propiedad Mueble.

Núm. 6873 Fecha: 1 de octubre de 2004 Maua Secretario de Estado Por: María D. Díaz Pagán Secretaria Auxiliar de Servicios INDICE Página 1. BASE LEGAL Y PROPÓSITO 2 II. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS 1-5 III. DEBERES DEL ENCARGADO DE LA PROPIEDAD 5-6 IV. DEBERES DEL CUSTODIO DE LA PROPIEDAD 6-7 V. DEBERES DEL EMPLEADO O FUNCIONARIO 7 VI. SOLICITUD Y ADQUISICIÓN DE PROPIEDAD 7-8 VII. REGISTRO, NUMERACIÓN Y MARCA DE LA PROPIEDAD 8-9 VIII. ENTREGA DE LA PROPIEDAD A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS 10 IX. TRANSFERENCIAS Y BAJAS DE PROPIEDAD 10-11 X. INVENTARIOS FISICOS 12-13 XI. PROPIEDAD DESAPARECIDA, HURTADA O DAÑADA INTENCIONALMENTE 13 XII. DISPOSICIÓN DF PROPIEDAD EXCEDENTE, INSERVIBLE U OBSOLETA 13-15 XIII. REPARACIÓN DE PROPIEDAD 15-16 XIV. DISPOSICIONES GENERALES 16-17 XV. VIGENCIA Y DEROGACIÓN 17 1 ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS DE SALUD DE PUERTO RICO SAN JUAN, PUERTO RICO CERTIFICADO DEL SECRETARIO Serie 2003 Número 25 Yo, Sr. Manuel San Juan, Secretario de la Junta de Directores de la Administración de Seguros de Salud de Puerto Rico ("ASES"), una corporación pública creada en virtud de la Ley Número 72 de 7 de septiembre de 1993, según enmendada, certifico que la siguiente resolución fue adoptada en una reunión de la Junta de Directores de ASES sostenida el día 28 de febrero de 2004, y que dicha resolución no ha sido alterada, enmendada, modificada o revocada y la misma continúa en toda su fuerza V vigor: RESUELVASE, que el día lunes, 28 de febrero de 2004, los miembros de la Junta de Directores de la Administración de Seguros de Salud de Puerto Rico (en adelante ASES), aprobaron por unanimidad el Reglamento de Propiedad, el cual tiene el propósito de establecer las normas que se seguirán en cuanto al registro, control y disposición de la propiedad mueble que la agencia posee. EN TESTIMONIO DE LO CUAL, firmo y fijo el sello de ASES hoy, 11 de marzo de 2004. Sr. Manuel San Juan Secretario Yo, Johnny Rullán, Presidente de la Junta de Directores de la Administración de Seguros de Salud de Puerto Rico, certifico que el Sr. Manuel San Juan ha sido debidamente nombrado para actuar como Secretario de ASES y que la firma que precede es genuina. Dr. Johnny Rullan Presidente ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS DE SALUD DE PUERTO RICO REGLAMENTO DE PROPIEDAD MUEBLE 1. BASE LEGAL Y PROPÓSITO Este Reglamento se promulga de conformidad con la Ley 72 de 7 de septiembre de 1993, la cual crea la Administración de Seguros de Salud (ASES), Ley Número 138 de 26 de junio de 1968, según enmendada, y a la Ley 170 del 12 de agosto de 1988, según enmendada, con el propósito de establecer las normas que se seguirán en cuanto al registro, control y disposición de la propiedad muebie que ésta posee. II. DEFINICIÓN Y TÉRMINOS Para propósitos de este Reglamento los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se expresa: A. Adición Aumento de las unidades de equipo adquiridas mediante compra, y transferencia de otras instrumentalidades públicas. B. Administración Significará la Administración de Seguros de Salud C. Bienes Para efectos de este Reglamento incluye propiedad mueble O fondos públicos. D. Cargo Fijación de responsabilidad por la custodia, cuidado y control fisico de la propiedad. E. Cuentas al descubierto - Cuando un funcionario o persona particular no ha cumplido con un valor adeudado, F. Custodio Propiedad Para efectos de este Reglamento el Director Ejecutivo, Director de Recursos Humanos y Administración 0 los Directores que son responsables de mantener y controlar el inventario de su unidad de trabajo. G. Comité de Disposición Funcionarios de la ASES nombrados por el Director Ejecutivo encargados de hacer recomendaciones sobre la acción que se tomará respecto al equipo obsoleto, excedente O inservible. H. Conservación - El acto de mantener una unidad de equipo en operación continua y eficaz durante su periodo de vida útil. 2 I. Descargo Relevo de responsabilidad por custodia, cuidado y control físico de la propiedad. J. Despacho - Entrega de una O varias unidades de propiedad a cualquier unidad de trabajo. K. Depreciación Es el sistema de contabilidad mediante el cual se distribuye el costo O el valor tasado de un activo fijo, menos su valor residual, entre la vida útil estimada de una manera sistemática y racional. L. Destrucción de Propiedad - Deshacer, inutilizar O arruinar propiedad de la ASES. M. Director de Recursos Humanos y Administración- persona a cargo de la dependencia de la ASES y de los bienes muebles de la Administración. N. Disposición no autorizada de fondos O bienes públicos Todo acto que pueda categorizarse como hurto, robo, apropiación ilegal, destrucción O mal uso de bienes o fondos de la ASES. O. Equipo No Fungible - Todo artículo con un costo original de doscientos cincuenta dólares ($250.00) O más, el cual es tratado como un gasto capitalizable, con un periodo de vida útil relativamente largo (generalmente un año O más) para el cual se mantiene control financiero a través de cuentas controles en el mayor general. P. Encargado de la Propiedad Es la persona O personas designadas por el Director Ejecutivo O por el representante autorizado para el recibo, registro, control físico, custodia, marcación y toma de inventario de la propiedad y equipo no fungible asignado a la Administración. Q. Empleado 0 Funcionario Para propósito de este Reglamento se refiere a aquellas personas a quienes se le ha asignado propiedad de la ASES para uso en el desempeño de sus funciones. R. Escalamiento Penetrar en la propiedad de la ASES con el propósito de cometer cualquier delito de apropiación ilegal. S. Excedente Activo sobrante que no tiene uso práctico en la Unidad 0 en la Administración. T. Fondo - Cualquier porción de dinero. 3 U. Hurto - Apropiarse ilegalmente de bienes pertenecientes a la ASES sin que medie violencia O intimidación contra una persona. V. Inventario Lista de Propiedad Mueble determinada basándose en observaciones y evidenciada por conteo de mesura. W. Inservible - Activo que no puede utilizarse para ningún fin práctico, ya sea porque es excedente, está obsoleto O por su alto grado de deterioro. X. Oficina Central - Oficina donde se ubica la Administración de la ASES. AA. Activos Obsoletos Pérdida de utilidad de un activo generalmente ocasionada por causas externas tales como el progreso, nuevos inventos, cambio de estilo, legislación u otras causas que no tienen relación física con el objeto afectado. BB. Propiedad Inmueble comprende terrenos, edificios y otras construcciones y mejoras adheridas al suelo de una manera fija que no pueda separarse sin el quebrantamiento de la materia y objeto. CC. Propiedad Activo con que cuenta la Administración para llevar a cabo sus operaciones. DD. Propiedad Pérdida Incluye cuentas al descubierto, usos no autorizados y destrucción O extravío de fondos 0 bienes públicos pertenecientes a la ASES. EE. Propiedad Mueble Para propósito de este Reglamento consiste en cosas fungibles O no fungibles y que por su naturaleza pueden trasladarse de un punto a otro, no importa su valor. FF. Propiedad Fungible Todos los bienes muebles que se consumen con su uso, no importa su valor. GG. Propiedad No Fungible Todos los bienes muebles que no se consumen con su uso, no importa su valor. HH. Robo Apropiarse ilegalmente de bienes muebles pertenecientes a la ASES mediante violencia o intimidación contra una persona. II. Recibo - Aceptación de unidades por parte de cualquier unidad de trabajo. 4 JJ. Retiro - Baja de propiedad por inutilidad O desaparición de la misma conforme a reglamentación. KK. Reparación Se entenderá el trabajo efectuado en una unidad de equipo con el propósito de que siga funcionando debidamente. Incluye todos los gastos que puedan originarse en el mantenimiento general del equipo sin que se renueve ninguna parte sustancial del activo. LL. Reposición - Se entenderá el acto de cambiar una unidad de equipo O parte de una unidad deteriorada, que rinde muy poco servicio, por otra idéntica 0 diferente a la unidad cambiada, pero que rendirá el mismo servicio. MM. Sección de Propiedad Es la Unidad en la Administración encargada de mantener los registros centrales de la propiedad mueble, la cual está adscrita a la Directoría de Administración. NN. Transferencia Se referirá al descargo de una unidad de propiedad a una oficina y el cargo a otra. III. DEBERES DEL ENCARGADO DE LA PROPIEDAD A. Registrar, identificar, numerar y marcar la propiedad mueble que se adquiera por compra, donación O fabricación interna. B. Mantener registros actualizados de la propiedad por unidad de trabajo, localización física y custodio. Toda propiedad asignada a un supervisor deberá estar respaldada por un formulario de Recibo de Propiedad en Uso. C. Tomar inventarios físicos periódicos con el fin de constatar la exactitud de los registros de propiedad, identificar discrepancias, investigar el por qué de las mismas y actualizar los registros. D. Mantener un control efectivo de las transferencias y bajas de la propiedad, de manera que reflejen de inmediato los cambios en los registros pertinentes. E. Mantener un inventario de propiedad utilizable no asignada y disponible para ser distribuida según las necesidades operacionales de la Oficina Central. 5 F. Evaluar la propiedad fuera de uso, excedente 0 inservible para la ASES con el fin de iniciar los trámites necesarios para su disposición. Una vez concluido el proceso de disposición, le envía a la Sección de Contabilidad los documentos necesarios para la actualización de los registros de propiedad mueble. G. Conducir investigaciones dirigidas a establecer responsabilidad en cuanto a uso indebido de la propiedad, desaparición, hurto O pérdida. H. Cumplir y hacer cumplir los reglamentos y procedimientos establecidos para el control, identificación, cuido, mantenimiento, localización y disposición de la propiedad mueble. IV. DEBERES DEL CUSTODIO DE LA PROPIEDAD A. El Custodio de la propiedad podrá delegar sus funciones. B. Mantendrá copia de los recibos de propiedad de cada empleado O funcionario adscrito a su unidad de trabajo. Se asegurará que los recibos estén firmados por cada empleado. C. Notificará al Encargado de la Propiedad sobre el recibo de propiedad nueva con el propósito de que la misma se registre oficialmente, y se le asigne número. D. Anotará la propiedad nueva en la copia del recibo de la propiedad del empleado a quien se le asigna hasta tanto el Encargado de la Propiedad produzca un recibo actualizado. E. Se encargará de tramitar a través del Encargado de la Propiedad toda transferencia de propiedad. F. Acompañará al Encargado de la Propiedad en la toma de inventarios físicos en su área de trabajo. G. Notificará al Director de la Unidad de Trabajo a la que pertenece y al Encargado de la Propiedad de cualquier pérdida 0 desaparición de la propiedad asignada. H. AI recibir propiedad nueva, inspeccionará y verificará que el equipo reúna las especificaciones necesarias. 6 1. Hará cumplir, dentro de su unidad, los reglamentos y procedimientos establecidos para el control, identificación, cuido, mantenimiento, localización y disposición de la propiedad mueble. J. Conducirá investigaciones dirigidas a aclarar lo sucedido en cuanto a uso indebido de la propiedad, desaparición, hurto O pérdida en su área de trabajo. K. Notificará a la Policía de Puerto Rico en caso de robo, hurto O escalamiento. V. DEBERES DEL EMPLEADO O FUNCIONARIO A. Cuidará la propiedad que se le ha confiado y responderá del valor en metálico de ésta por pérdida O daño ocasionado por negligencia O falta de cuidado en el desempeño de sus funciones. Podrá sustituir la propiedad perdida por una igual O similar en calidad y durabilidad. El Director de cada unidad de trabajo certificará que el reemplazo cumple con lo antes expresado. B. Firmará un recibo por toda la propiedad asignada. C. Notificará a su supervisor inmediato de la pérdida, rotura, deterioro O desperfecto que sufra la propiedad tan pronto ocurra. El supervisor inmediato notificará sobre el particular al Custodio de la Propiedad con la debida prontitud. D. Ningún empleado 0 funcionario usará la propiedad asignada para otros fines que no sean estrictamente oficiales. E. Cuando un empleado pase a ocupar otro puesto en la misma unidad de trabajo O en otra dependencia en la ASES, O cese en sus funciones por cualquier motivo, hará entrega de la propiedad asignada al Encargado O al Custodio de la Propiedad mediante recibo. VI. SOLICITUD Y ADQUISICIÓN DE PROPIEDAD Toda solicitud para adquisición de propiedad se tramitará mediante formulario de requisición de compra. El Encargado de la Propiedad certificará que dicha propiedad no está disponible. No se tramitará ninguna solicitud de adquisición que no esté autorizada por dicha oficina. Antes de someter dicho formulario a la 7 Directoría de Administración se verificará que la propiedad que se va a solicitar esté autorizada por Presupuesto y Planificación. La ASES podrá adquirir propiedad para uso de sus funcionarios O empleados mediante dos (2) métodos diferentes. A. Adquisición por compra Siguiendo el procedimiento establecido B. Adquisición por Donación 0 Legado La Administración, al igual que otros Organismos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, puede adquirir propiedad por donación O legado. En nuestro caso, según la Ley 128 de 26 de junio de 1968. En el caso de equipo no fungible donado por Organismos del Gobierno Central, el Director Ejecutivo O su representante autorizado firmará el documento requerido por la entidad donante y enviará la copia de éste a la Sección de Propiedad. El equipo no fungible recibido por donación o legado será tasado en la Administración al momento de adquirirse. El Encargado de la Sección de la Propiedad y el Oficial de Compras realizarán la tasación. La Sección de Propiedad abrirá una tarjeta de equipo y lo registrará en el Subsidiario de Equipo por su valor tasado. EI valor tasado será el costo de reposición del activo por otro nuevo, exactamente igual, en la fecha de evalúo menos el valor a causa de su condición actual. VII. REGISTRO, NUMERACIÓN Y MARCA DE LA PROPIEDAD A. Toda propiedad no fungible que tenga valor de $100.00 0 más será registrada en el Archivo de Propiedad, se le asignará un número correlativo en orden ascendente, se ubicará por unidad de trabajo y se describirá en términos generales. Propiedad no fungible con valor menor de $100.00 será marcada a discreción de la Sección de Propiedad. B. En número de propiedad asignado se fijará de la manera más adecuada considerando la naturaleza del equipo. AI fijarse el número a la unidad se tendrá en cuenta lo siguiente: 8 1. Que la calcomanía, sello O placa metálica sea adherida en un sitio visible que facilite su identificación y que no afecte la buena apariencia del equipo. 2. Que la marca sea permanente y no desaparezca con el uso frecuente del equipo. 3. El número deberá ser colocado sobre aquella parte del equipo que no se preste a ser removida. 4. El numero deberá ser colocado en el lugar que esté menos sujeto a daños, uso 0 futura ocultación. 5. La colocación de los números deberá ser uniforme para el mismo tipo de equipo para facilitar la toma del inventario físico. 6. El sitio donde se coloque el número no deberá impedir el libre uso o reparación del equipo. 7. Ningún número deberá ser colocado en un lugar en el que haya contacto frecuente con las manos O cuerpos de personas que usen el equipo. 8. El número deberá ser legible. C. Después de asignar el número de unidad a la propiedad adquirida y de asentar dicho número en el documento de compra correspondiente, el Encargado de la Propiedad procederá a abrir una tarjeta en el Subsidiario de Equipo para cada unidad de propiedad adquirida en la que insertará toda la información requerida en el mismo. Archivará estas tarjetas en orden numérico. D. Se registrará el precio de compra de la propiedad si fue adquirida a través del proceso de compra, el precio en que se evaluó si fue adquirida mediante donación O el precio de construcción si fue fabricado internamente, calculado a base del costo de los materiales, la mano de obra y el tiempo invertido. E. Se marcará la propiedad con un sello, calcomanía O placa metálica que tendrá preimpreso la identificación de ASES y el número que se asignará a cada unidad de propiedad mueble. 9 VIII. ENTREGA DE PROPIEDAD A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS A. A todo empleado O funcionario a quien se le haga entrega de propiedad de la ASES para su uso, recibirá la misma mediante recibo. B. El original de dicho recibo lo retendrá el Custodio. El empleado recibirá copia del mismo. IX. TRANSFERENCIAS Y BAJAS DE PROPIEDAD A. Bajas 1. Cuando se determine que cierta propiedad no es de utilidad en alguna dependencia de la ASES se solicitará la baja de la misma del inventario de la referida dependencia. El Encargado de la Propiedad tomará la custodia de ésta. Dicha baja se transmitirá a través de un formulario y número de control. 2. Se habilitará un espacio de almacén en el que se ubicará toda la propiedad dada de baja. 3. Se determinará si la propiedad puede tener uso para otra Oficina, Área 0 Directoría de la Administración. No se aprobarán solicitudes para nuevo equipo cuando en la Agencia haya equipo similar que pueda ser usado. El Oficial de Compras remitirá la requisición al Encargado de la Propiedad quien gestionará las asignaciones del equipo excedente a la unidad que originó la requisición. 4. El Encargado de la Propiedad verá que se le dé uso a la propiedad excedente que esté en condiciones de usarse. B. Transferencias de Equipo 1. Debe haber una solicitud por escrito, una especie de requisición de transferencia, enviada al el Encargado de la Propiedad por el Custodio de la Unidad que interesa la transferencia, éste precederá a lienar el formulario de Transferencia de Equipo. 2. El Encargado de la Propiedad efectuará los ajustes necesarios en el archivo de manera que éste se mantenga actualizado. 10 3. El Encargado de la Propiedad preparará un informe periódico de la propiedad existente en almacén y lo entregará al Oficial de Compras con el propósito de que este conozca el inventario del almacén, de esta manera se evitará la compra innecesaria de equipo. 4. Las transferencias de propiedad entre empleados de la ASES se efectuarán siguiendo las normas que se establecen a continuación: a. El Encargado de la Propiedad preparará (para la oficina O unidad de custodia que cede el equipo) un formulario en original y tres (3) copias, el cual enviará junto con la propiedad a la oficina receptora. b. El Custodio de la Propiedad en la oficina receptora examinará el equipo y si el mismo corresponde a la transferencia en cuanto a número y descripción, la firmará. Enviará el original al Encargado de la Propiedad. C. El Encargado de la Propiedad hará los cambios en los inventarios correspondientes a las oficinas afectadas y devolverá una copia de la transferencia aprobada al Custodio de la Propiedad de dichas oficinas. d. El Custodio de la Propiedad obtendrá una copia de la certificación de entrega y recibo de la propiedad. 5. Ningún funcionario O empleado de la Administración podrá trasladar, transferir, prestar O de otro modo disponer de la propiedad pública sin la previa aprobación de la Sección de - Propiedad. C. Informes 1. El Encargado de la Propiedad preparará un informe trimestral sobre transferencias y bajas. Enviará copia del mismo a las Directorías de Administración y Auditoría Interna. 11 X. INVENTARIOS FÍSICOS A. Con el propósito de constatar la veracidad de la información que contiene el Archivo de Propiedad, periódicamente se llevarán a cabo inventarios físicos por unidad de trabajo. Dicho inventario se lievará a cabo por el Encargado de la Propiedad y el Custodio de la Propiedad de cada unidad de trabajo. B. Para el adecuado control de la propiedad se requiere que se tome por lo menos un inventario físico anual. C. En el caso de los Directores, se hará un inventario físico de la propiedad asignada a su unidad cuando estos cesen sus funciones en la unidad de trabajo particular, ya sea por traslado O reasignación, (aún dentro de la Administración) O por desvinculación total de servicio. D. El inventario físico será levantado por el Encargado de la Propiedad, conjuntamente con el Custodio O su representante en cada unidad Se notificará al Auditor Interno sobre la toma del inventario quien podrá enviar (a su discreción) un representante. E. De encontrarse discrepancias entre el inventario físico y lo registrado en el Archivo de Propiedad se harán las gestiones necesarias para determinar lo que ha pasado con la propiedad no encontrada. F. El Encargado de la Propiedad preparará, una vez finalizado el inventario, un informe sobre las diferencias encontradas. Entregará copia de dicho informe a los custodios de la propiedad quienes procederán a tomar las medidas necesarias para evitar que en el futuro se repitan tales diferencias. G. Una vez finalizado el inventario y corregidas las discrepancias, se preparará el informe de propiedad en uso en la unidad de trabajo, el cual será firmado por el Custodio de la Propiedad y el Encargado de la Propiedad. Se prepararán, además, los recibos individuales de propiedad en uso, los cuales además de las firmas anteriores serán firmados por el empleado 0 funcionario que tiene la posesión directa de la propiedad. H. Como resultado del inventario, la Sección de Propiedad ajustará las tarjetas de equipo y el Subsidiario de Equipo utilizando las listas de inventario para cada unidad. Dichas listas contendrán, por lo menos, la siguiente información: 12 1. Nombre O descripción del equipo 2. Número de propiedad 3. Número de serie (si aplica) 4. Localización 5. Observaciones 1. La lista del inventario tomado en la Oficina Central será el Informe de Inventario de Administración. J. El control que se puede tener de la propiedad es inadecuado si el mismo no está respaldado por inventarios físicos periódicos. Por lo tanto, es necesario que la Administración Central efectúe inventarios físicos anuales de la propiedad bajo su control. XI. PROPIEDAD DESAPARECIDA, HURTADA O DAÑADA INTENCIONALMENTE Cuando el Director de Área u Oficina, el Custodio de la Propiedad, el Encargado de la Propiedad O el Empleado de la Administración tomen conocimiento de la pérdida, desaparición, hurto O daño intencional a la propiedad de la ASES procederán según establecido en el Procedimiento para Cuando se Produjo una Pérdida, Destrucción O Apropiación llegal O Disposición no Autorizada de Bienes O Fondos. XII. DISPOSICIÓN DE PROPIEDAD EXCEDENTE, INSERVIBLE U OBSOLETA Se podrá disponer de aquella propiedad que por adelantos en la tecnología se haya tomado obsoleta, la que por su condición de deterioro haga imposible su uso O la que a pesar de estar en buenas condiciones sea totalmente innecesaria para la ASES. Se considerará también propiedad inservible, obsoleta 0 excedente, toda propiedad mueble que por la condición física de deterioro requiera un alto costo de reparaciones continuas O que no amerite la inversión de fondos para mejorar su condición, ni valga la pena mantenerla en almacén ocupando espacio sin propósito alguno. Con el propósito de controlar ordenada 0 sistemáticamente el equipo y de ajustar los libros para que reflejen una realidad, la Administración ha de nombrar un Comité de Disposición. (Encargado de la Propiedad, un representante de Finanzas y uno de la Oficina de Auditoría). Este Comité será responsable de la inspección del equipo no fungible del cual se va a disponer y de todos los trámites inherentes a la acción acordada. 13 Cuando el custodio de la Propiedad considere que tiene propiedad inservible. obsoleta O excedente así se lo comunicará al Encargado de la Propiedad. El Encargado de la Propiedad: 1. Pasará juicio sobre la utilidad de la mencionada propiedad. 2. Preparará una lista que identifique el equipo que sirve pero innecesario para la ASES y el equipo inservible. 3. Someterá dicha lista al Comité de Disposición con recomendaciones específicas de qué hacer con el equipo. Todo ello, previa aprobación del Director Ejecutivo. El Comité cotejará la lista del equipo que se va a dar de baja contra la propiedad de la cual se ha a disponer y levantará una certificación de inventario y recomendará al Director Ejecutivo el método de disposición correspondiente. EI Director de Recursos Humanos, en conjunto con el Comité de Disposición, someterán un informe con sus recomendaciones al Director Ejecutivo. El Director Ejecutivo podrá aprobar la transacción recomendada total O parcialmente, podrá solicitar información adicional O podrá denegar la misma. La disposición final de propiedad se hará luego de haber obtenido la autorización del Director Ejecutivo O su representante. La disposición de la propiedad se hará mediante las formas siguientes: 1. Traspaso a otras agencias o dependencias que pudieran derivar alguna utilidad pública. 2. Donación a entidades o instituciones con fines no pecuniarios para fines públicos. Ningún funcionario O empleado de la ASES O sus familiares podrá adquirir mediante donación propiedad de la institución. 3. Venta mediante subasta formal O informal. Ningún funcionario O empleado de la Administración o familiares de éste, podrá adquirir mediante compra propiedad de la institución. La venta mediante subasta podrá ser formal O informal. Se celebrará subasta informal si el valor estimado de la propiedad es de $25,000.00 o menos. En exceso de un valor estimado de $25,000.00, se celebrará una subasta formal. 14 La subasta formal estará bajo la jurisdicción de la Junta de Subastas y se seguirán las normas y procedimientos establecidos en el Reglamento para Subastas de la Administración. Cuando resultare beneficioso para la Administración O no fuere factible realizar la subasta formal O informal, la venta podrá realizarse mediante el arreglo de un precio convenido, velando por los mejores intereses de la Administración. Una vez adjudicada la subasta se exigirá que el postor efectúe el pago en efectivo, cheque, giro postal 0 bancario, O cualquier otro medio que constituya moneda legal de los Estados Unidos al momento de recogerla. Todos los cargos por recoger y transportar la mercancia serán por cuenta del comprador. 4. Destrucción si la propiedad estuviera inservible y no fuera práctica ninguna de las alternativas anteriores. Cuando se trate de la disposición final de propiedad inservible, el Encargado de la Propiedad hará gestiones para depositar la misma en el vertedero. Esta gestión se hará en presencia de un funcionario de la Oficina de Auditoria Interna de la ASES y un funcionario 0 empleado de la Administración que no pertenezca a la Sección de Propiedad. El Encargado de Propiedad notificará los cambios a la Directoria de Finanzas y la Sección de Propiedad. Se harán las entradas correspondientes en los registros y tarjetas de la propiedad y en los libros de contabilidad de acuerdo con los formularios y documentos relacionados con las transacciones de propiedad. XIII. REPARACIÓN DE PROPIEDAD A. Cualquier unidad de trabajo de la ASES que requiera la reparación de un equipo averiado preparará un formulario. B. El Encargado de la Propiedad recibirá el formulario y llevará a cabo una inspección del equipo que se solicita reparar, tomará en consideración la fecha de adquisición, el costo y la vida útil del equipo. Luego de la inspección se procederá de la siguiente manera: 15 1. Si el equipo está deteriorado, se devolverá el formulario a la unidad solicitante indicando en el mismo la razón para no proceder con la solicitud de reparación. 2. Se completará un formulario en aquellos casos en que se. determine: a. La necesidad de la reparación y que la misma sea posible. b. Que la reparación prolonga la vida útil del equipo. C. Que el costo de la reparación en términos proporcionales es menor que el costo de la vida útil que se añade. C. De darse las tres (3) condiciones anteriores se procederá a reparar la propiedad y se devolverá a la unidad de trabajo a que pertenece. D. Cuando el equipo objeto de posible reparación fuese uno de informática, el Director de Sistemas de Información será la persona responsable de tomar la decisión de repararlo O no. XIV. DISPOSICIONES GENERALES A. Antes de cesar en su puesto todo funcionario O servidor público deberá entregar directamente al Encargado de la Propiedad todo equipo no fungible que tuviese bajo su custodia directa. Este lo examinará para determinar las condiciones en que se encuentra. De estar en buenas condiciones firmará el Certificado de Entrega de Propiedad, relevando al funcionario de responsabilidad. Si no está en buenas condiciones, será responsabilidad del Encargado de la Propiedad llevar a cabo una investigación para determinar si hubo negligencia por parte de la persona que tenía a cargo el mismo. De encontrar que fue negligencia por parte del empleado, determinará el importe a cobrar y lo indicará en el Certificado de Entrega de Propiedad. B. La Directoría de Recursos Humanos no tramitará el pago final a ningún funcionario que cese en sus servicios ( O a sus beneficiarios) hasta tanto el Encargado de la Propiedad certifique que dicho funcionario no adeuda propiedad alguna a la ASES. Cuando el funcionario o empleado hubiese sido indebidamente incluido en nómina, la Directoría de Recursos Humanos retendrá el cheque hasta que el empleado devuelva la propiedad y así lo informe el Encargado de la Propiedad. 16 C. El Director de Finanzas mantendrá las cuentas de propiedad que sean necesarias y aplicables a la Administración, según el Manual de Contabilidad Vigente. D. Todo documento requerido en este Reglamento podrá ser sustituido por un equivalente en los sistemas de informática que adopte la ASES. XII. VIGENCIA Y DEROGACIÓN A. Vigencia: Este Reglamento entrará en vigor treinta (30) días después de su radicación en el Departamento de Estado de Puerto Rico. B. Derogación: El presente reglamento deroga y deja sin efecto legal alguno, cualquier otro reglamento aprobado con anterioridad para el manejo de la propiedad mueble de la ASES. Presentado a la Junta de Directores de la Administración de Seguros de Salud por: Enrique A Vicens Rivera Director Ejecutivo - En San Juan, Puerto Rico, 288 de Febreru de 2002 APROBADO POR: DR. JOHNNY RULLAN MANUEL SAN JUAN PRESIDENTE SECRETARIO JUNTA DE DIRECTORES JUNTA DE DIRECTORES En San Juan, Puerto Rico, a28de febrero de 2004 17