Regl. 6909, art. 4
DEFINICIONES
Length: 928 wordsOfficial source
Cite as Reglamento Núm. 6909, Art. 4
Los siguientes términos usados en este Reglamento tendrán el significado
que a continuación se señala, a menos que el contexto indique otra cosa:
1. "ACAA"
Significará la Administración de
Compensaciones por Accidentes de
Automóviles.
2. "Agencia"
Incluye cualquier oficina, Departamento o
División de la ACAA.
3. "Archivo"
Sitio donde se conservan documentos
activos e inactivos de la Agencia.
4. "Archivo General de P.R.
Significará el Archivo General de Estado
Libre Asociado de Puerto Rico.
5. "Director Ejecutivo"
Significará el Director Ejecutivo de ACAA.
Reglamento para la Administración del Programa de Conservación, Manejo
y Disposición de Documentos de ACAA
Página 3
6. "Administrador de Documentos" Es la persona responsable del
funcionamiento y supervisión del
Programa de Administración de
Documentos de la Agencia; entre sus
actividades están la supervisión de
archivos, su mantenimiento, el manejo
de correspondencia, formulario,
directrices, informes, documentos
legibles por máquinas, microformas,
recuperación de información, ficheros,
correo, equipo y materiales de archivo y
centros de documentos.
7. "Documento"
La palabra documento comprenderá todo
papel, libro, folleto, fotografÃa, fotocopia,
pelÃcula, microforma, cinta
magnetofónica, mapa, dibujo, plano,
cinta magnética, disco, videocinta 0
cualquier otro material leÃdo por máquina
y cualquier otro material informativo sin
importar su forma 0 caracterÃsticas
Reglamento para la Administración del Programa de Conservación, Manejo
y Disposición de Documentos de ACAA
Página 4
fÃsicas. El material bibliográfico 0 de
museo adquirido para propósitos de
exposición, consulta u otros relacionados
y las publicaciones no están incluidas en
las definición de la palabra "Documento".
8. "Documento Activo"
Documentos a los cuales se hace
referencia más de una vez mensual por
gaveta de archivo que deben mantenerse
en el equipo y espacio de oficina.
9. "Documento Inactivo"
Documento de uso no frecuente y no
necesario para el funcionamiento diario y
que, por el proceso de disposición,
pueden ser transferidos a un centro de
documentos, a una depósito archivÃstico
a ser destruidos.
10. "Documento Fiscal"
Significará todo documento que se
origine, conserve O reciba en cualquiera
de las oficinas de ACAA que se use para
procesar, registrar, resumir e informar las
operaciones financieras de ACAA, 0 que
Reglamento para la Administración del Programa de Conservación, Manejo
y Disposición de Documentos de ACAA
Página 5
origine un ingreso 0 un desembolso de
los fondos públicos de la ACAA o que en
alguna forma sea necesario para que el
Contralor de Puerto Rico pueda fiscalizar
los ingresos, cuentas y desembolsos de la
ACAA para que el Secretario de Hacienda
pueda:
1. Examinar, ajustar, decidir y
liquidar las cuentas y
reclamaciones pertinentes a
ingresos.
2. Examinar y ajustar las operaciones
fiscales, presupuesto, ingresos,
egresos y transferencias de la
Agencia.
3. Llevar y custodiar las cuentas de
la Agencia.
11. "Documento Confidencial"
Documento público cuya divulgación está
protegida, controlada y prohibida por ley,
porque la divulgación de su contenido
Reglamento para la Administración del Programa de Conservación, Manejo
y Disposición de Documentos de ACAA
Página 6
puede acarrear perjuicio al buen
funcionamiento de la Agencia que lo
posee; puede afectar la seguridad del
Estado Libre Asociado de Puerto Rico o la
confidencialidad de la información
personal, dada en custodia a un
funcionario O empleado público para que
permanezca oculta y sin publicidad,
excepto mediante la autoridad ejecutiva.
12. "Expediente"
Significará el conjunto ordenado de todos
los documentos correspondientes a un
asunto, petición o reclamación.
12. "Expediente de Lesionado"
Significará el conjunto ordenado de todos
los documentos relacionados con un caso
de un lesionado. Incluirá resoluciones,
sentencias, minutas, declaraciones,
reclamaciones, formularios y cuantos
escritos adicionales hayan de constar en
los expedientes, incluyendo los
documentos presentados por las partes
Reglamento para la Administración del Programa de Conservación, Manejo
y Disposición de Documentos de ACAA
Página 7
que serán coleccionados y unidos
conforme a lo dispuesto en la Regla
número 11.
14. "Expediente de Personal"
Significará el conjunto ordenado de los
documentos correspondientes a un
empleado de la ACAA. Incluirá solicitud
de empleo, certificado de nacimiento,
historial de personal, notificación de
nombramiento y juramento, incluyendo
los documentos presentados por las
partes que serán coleccionados y unidos
conforme a lo dispuesto en la Regla
número 12.
15. "Junta de Directores"
Estará integrada por un miembro del
Gabinete y cuatro miembros adicionales,
nombrados por el Gobernador con el
consejo y consentimiento del Senado. Los
poderes corporativos de la ACAA serán
ejercidos por la Junta de Directores que
será responsable, además, de la
Reglamento para la Administración del Programa de Conservación, Manejo
y Disposición de Documentos de ACAA
Página 8
Administración de la misma y de velar
porque se pongan en vigor las
disposiciones de esta Ley. Referida como
"La Junta".
16. "Libro de Minutas"
Significará del cuaderno foliado en el cual
el Secretario asentará las minutas de las
vistas llevadas a cabo por la Junta de
Directores, en orden cronológico,
conforme a la Regla número 9.
17. "Microfilmación"
FotografÃa en pelÃcula diminuta para la
reproducción de documentos.
18. "Oficinista de Archivo"
Empleado que desempeña sus labores en
el archivo, donde se custodian
documentos.
19. "Minuta"
Significará la anotación que por escrito se
requiere de los Secretarios, conforme a lo
que se dispone en la Regla número 8.
20. "Oficina Regional"
Divisiones administrativas, representativas de la ACAA, localizadas en
diferentes porciones de territorio de la
Reglamento para la Administración del Programa de Conservación, Manejo
y Disposición de Documentos de ACAA
Página 9
Isla de Puerto Rico, para proveer servicio
a los lesionados por accidentes de
automóviles.
21. "PerÃodo de Retención"
Espacio de tiempo determinado después
del cual se puede disponer de los
documentos.
22. "Secretario"
La Junta de Directores elegirá uno de sus
miembros para desempeñar el cargo de
Secretario.