Regl. 6914, art. 16 dup2
EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
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Cite as Reglamento Núm. 6914, Art. 16 dup2
Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo
de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el
momento de su separación definitiva. La Oficina será responsable de la
conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados
según se dispone más adelante y en armonÃa con la Ley Núm. 5 de 8 de
diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y
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Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la Administración
del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la
Rama Ejecutiva.
Clasificación de los Expedientes Los expedientes de los empleados
se clasificarán como activos 0 inactivos. Se considerarán activos los
correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio, e
inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del
servicio. La Oficina mantendrá los siguientes expedientes: uno que refleje el
historial completo del empleado desde la fecha de su ingreso original al servicio
público hasta la fecha de su separación definitiva del servicio; uno confidencial y
separado que contenga las instrucciones, determinaciones y certificaciones de
indole médica, a tenor con lo establecido por la Ley Federal para Americanos
con Impedimentos (ADA); y, uno que contenga copia de todos los Informes de
Cambio y demás documentos e información requerida para fines de retiro.
1. Contenido de Expediente A todo empleado a quien se le extienda
cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se
identificara con el nombre completo del empleado y el número de seguro
social. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el
original de los siguientes documentos:
A. Historial Personal
B. Formulario de Examen Médico En casos que aplique la Ley ADA y
en adelante deberá archivarse en expediente separado y confidencial.
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C. Copia autenticada del certificado de nacimiento 0 en su defecto
certificación sobre la autenticidad 0 existencia del certificado.
D. Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9, Ley
Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de
1986 Ley Pública Núm. 99-603)
E. Certificado de Antecedentes Penales expedido por la PolicÃa de Puerto
Rico.
F. Notificación de Nombramiento y Juramento.
G. Informes de cambios en cuanto a estatus, sueldo, clasificación, etc.
H. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado
I. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos O
cualquier otro aspecto relacionado con la retribución.
J. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el
servicio, O mejoras administrativas.
K. Documentos que reflejen acciones disciplinarias, asà como
resoluciones en revisión.
L. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno.
M. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente.
N. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descansos.
O. Récords de adiestramientos
P. Documentos relacionados con la participación de empleados en el
Sistema de Retiro de los empleados del Gobierno y sus
Instrumentalidades.
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Q. Documentos sobre becas 0 licencias para estudios, con o sin sueldo,
tales como: contratos, evidencia de estudios y solicitudes y
autorizaciones de pagos de matrÃcula.
R. Récords de licencias
S. Récords de accidentes por causas ocupacionales
T. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones,
obligaciones contraÃdas con el Sistema de Retiro, la Asociación de
Empleados y otras autoridades por Ley. Se enviará a la Administración
de los Sistemas de Retiro de los empleados del Gobierno y de la
Judicatura dos (2) copias de todos aquellos documentos que reflejen
el historial y acciones de personal de cada empleado (con excepción
de los casos de aquellos con estatus transitorio en puesto de duración
fija), tales como:
1) Historial de Personal
2) Examen Médico
3) Copia autentificada del certificado de nacimiento
4) Notificación de nombramiento y juramento
5) Informes de cambios
6) Cartas de reconocimiento, amonestaciones, castigos, notificación de
ascensos, traslados y descensos.
Los expedientes de los empleados deberán incluir una relación de los
documentos contenidos en los mismos.
2. Examen de los Expedientes
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A. El custodio de los expedientes de los empleados será el Director(a) de
la Oficina de Administración de Recurso Humanos.
B. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter
confidencial y pondrán ser examinados únicamente para fines oficiales
0 cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines.
Los custodios de los expedientes serán responsables por la
confidencialidad y el uso O divulgación en forma escrita y oral de la
información contenida en los expedientes.
C. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en
compañÃa del custodio de los expedientes. El empleado deberá
radicar su solicitud para el examen del expediente con por los menos
tres (3) dÃas de antelación.
En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de
enfermedad fÃsica que le impida asistir personalmente al examen del
expediente podrá delegar por escrito en un representante. En el caso
de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá
ser examinado por la persona que sea designado tutor por el Tribunal
correspondiente.
D. Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos
en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más
cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de
copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) dÃas de
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antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento
solicitado.
E. Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la
representación oficial a los fines del examen del expediente.
3. Conservación y disposición de los expedientes se conservará y
mantendrá archivados, firmemente adheridos, todos los documentos
pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos.
La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a
las siguientes normas:
A. En el caso de los empleados que se separen del servicio por cualquier
causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo y por
u perÃodo de cinco (5) años. La disposición final se hará conforme a
las normas del Reglamento para la Administración del Programa de
Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva.
B. Si un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un
puesto en la Oficina antes del perÃodo de cinco (5) años, ésta
reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes
que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios,
Si otro organismo gubernamental solicita el expediente del empleado
por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a
dicho organismo el expediente del empleado en un perÃodo no mayor
de treinta (30) dÃas siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que
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todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un
solo expediente.
C. Si el empleado separado solicitase una pensión de un sistema de
retiro del Gobierno de Puerto- Rico, tal sistema podrá solicitar el
expediente del ex-empleado y la Oficina lo remitirá al Sistema. En
adelante el Sistema de Retiro conservará el expediente.
D. En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no
sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno
de Puerto Rico, la Oficina conservará el expediente y dispondrá de él
de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del
Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama
Ejecutiva. En el caso de que el empleado sea un participante de dicho
Sistema de Retiro, se enviará el expediente al Sistema de Retiro junto
con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento.
E. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado O de un exempleado de la Oficina de Control de Drogas a un organismo
gubernamental, se preparará una certificación de los documentos que
se incluyen en el expediente y el organismo gubernamental que lo
recibe verificará y certificará el recibo de los documentos.
F. Luego de mantenerse un expediente inactivo durante cinco (5) años
en la Oficina, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios
prestados por empleado incluyendo todas las acciones de personal,
indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios
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devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa
constituirá un resumen completo del historial del empleado.
El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la
información y se procederá con el expediente de conformidad con el
Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
G. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se
conservarán por el tiempo que se conserve el expediente.
H. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia
se conservará por un perÃodo máximo de cinco (5) años al cabo de
los cuales se retiraran para disposición. No obstante, podrá destruirse
todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido
intervenido por la Oficina del Contralor.
I. Los documentos referentes adeudas al erario u obligaciones de los
empleados se retendrán en los expedientes hasta se haya saldado la
deuda, O aprobado los curso en el caso de becas, licencias O pagos de
matrÃcula.
J. La disposición final de cualquier documento relacionado con el
expediente de los empleados se hará conforme a las normas del
Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y
disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
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K. Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los
documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de
conservación.
5. Otros documentos relativos a la Administración de Recursos Humanos-
Se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones:
A. Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se
conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su
evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por
un año y procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del
Programa de Conservación de Documentos en la Rama Ejecutiva.
B. Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un año (1) a
partir de la fecha de expedición, inactivas por otro año y se dispondrá de
ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
C. Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un (1) a partir
de la fecha de cancelación O vencimiento y se dispondrán de ellos de
acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la conservación y
disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva.
D. Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los
exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las solicitudes de examen
de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que
dure la vigencia del Registro. Se dispondrá de ambas de conformidad con
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las disposiciones del reglamento para la conservación de documentos
públicos en la Rama Ejecutiva.