EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Los expedientes de los (las) empleados(as) deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. La Oficina será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los (las) empleados(as) según se dispone más adelante y en armonía con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los Expedientes Los expedientes de los (las) empleados(as) se clasificarán como activos O inactivos. Se considerarán activos los correspondientes a empleados(as) que se mantengan vinculados al servicio, e 69 inactivos los expedientes de los (las) empleados(as) que se han desvinculado del servicio. La Oficina mantendrá los siguientes expedientes: uno que refleje el historial completo del empleado desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta la fecha de su separación definitiva del servicio; uno confidencial y separado que contenga las instrucciones, determinaciones y certificaciones de índole médica, a tenor con lo establecido por la Ley Federal para Americanos con Impedimentos (ADA); y, uno que contenga copia de todos los Informes de Cambio y demás documentos e información requerida para fines de retiro. 2. Contenido de los Expedientes - A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificara con el nombre completo dEl(la) empleado(a) y el número de seguro social. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes documentos: A. Historial Personal B. Formulario de Examen Médico En casos que aplique la Ley ADA y en adelante deberá archivarse en expediente separado y confidencial. C. Copia autentica del certificado de nacimiento 0 en su efecto certificación sobre la autenticidad o existencia del certificado. 70 D. Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9, Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986 - Ley Pública Núm. 99-603) E. Certificado de Antecedentes Penales expedido por la Policía de Puerto Rico. F. Notificación de Nombramiento y Juramento. G. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc. H. Evaluaciones sobre el trabajo del(la) empleado(a) I. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos 0 cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. J. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, O mejoras administrativas. K. Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones en revisión. L. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno. M. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente. N. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descansos. O. Récords de adiestramientos 71 P. Documentos relacionados con la participación de empleados (as) em el Sistema de Retiro de los (las) Empleados(as) del Gobierno y sus Instrumentalidades Q. Documentos sobre becas O licencias para estudios, con 0 sin sueldo, tales como: contratos, evidencia de estudios, solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula. R. Récords de licencias S. Récords de accidentes por causas ocupacionales Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados(as) y otras autoridades por Ley. Se enviará a la Administración de los Sistemas de Retiro de los (las) empleados(as) del Gobierno y de la Judicatura dos (2) copias de todos aquellos documentos que reflejen el historial y acciones de personal de cada empleado (con excepción de los casos de aquellos con status transitorio en puesto de duración fija), tales como: 1) Historial de Personal 2) Examen Médico 3) Copia autentica del certificado de nacimiento 4) Notificación de nombramiento y juramento 72 5) Informes de cambios 6) Cartas de reconocimiento, amonestaciones, castigos, notificación de ascensos, traslados y descensos. Los expedientes de los (las) empleados(as) deberán incluir una relación de los documentos contenidos en los mismos. 3. Examen de los Expedientes A. El custodio de los expedientes de los (las) empleados(as) será el (la) Director(a) de la Oficina de Administración de Recurso Humanos. B. Los expedientes individuales de los (las) empleados(as) tendrán carácter confidencial y pondrán ser examinados únicamente para fines oficiales O cuando lo autorice por escrito el (la) propio(a) empleado(a) para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita y oral de la información contenida en los expedientes. C. Todo(a) empleado(a) tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los expedientes. El (la) empleado(a) deberá radicar su solicitud para el examen del expediente con por los menos tres días de antelación. 73 En el caso de que el (la) empleado(a) esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designado tutor por el Tribunal correspondiente. D. Los (las) empleados(as) podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. E. Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. 4. Conservación y disposición de los expedientes - se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados(as) activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los (las) empleados(as) se hará conforme a las siguientes normas: A. En el caso de los (las) empleados(as) que se separen del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo y por un período de cinco (5) años. La disposición final se hará conforme a las 74 normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. B. Si un (a) empleado(a) que se haya separado del servicio se reintegra a un puesto en la Oficina antes del período de cinco (5) años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otro organismo gubernamental solicita el expediente de el (la) empleado(a) por razón de que éste (a) se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicho organismo el expediente de el (la) empleado(a) en un período no mayor de treinta (30) dias siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial de el (la) empleado(a) en el servicio público se conserve en un solo expediente. C. Si el (la) empleado(a) separado(a) solicitase una pensión de un sistema de retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente de el (la) ex empleado(a) y la Oficina lo remitirá al Sistema. En adelante, el Sistema de Retiro conservará el expediente. D. En caso de que ocurra la muerte de un(a) empleado(a) activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la Oficina conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del Regiamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva. En el caso de que el (la) empleado(a) sea un participante de dicho Sistema de 75 Retiro, se enviará el expediente al Sistema de Retiro junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. E. Siempre que se transfiera un expediente de un(a) empleado(a) O de un ex - empleado de la Oficina a un organismo gubernamental, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y el organismo gubernamental que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. F. Luego de mantenerse un expediente inactivo durante cinco (5) años en la Oficina, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por empleado incluyendo todas las acciones de personal; indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial de el (la) empleado(a). El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente, de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. G. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. 76 H. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia se conservará por un período máximo de cinco (5) años al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. I. Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los (las) empleados(as) se retendrán en los expedientes hasta se haya saldado la deuda, 0 aprobado los curso en el caso de becas, licencias 0 pagos de matricula. J. La disposición final de cualquier documento relacionado con el expediente de los (as) empleados(as) se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. K. Se mantendrá un registro en el expediente de el (la) empleado(a), de los documentos que hayan sido dispuestos a completar el tiempo de conservación.