Deberes y Responsabilidades de cada Junta, su Presidente y

Secretario 1. Deberes de la Junta a) Adoptará un sello; b) Solicitará asesoramiento de los funcionarios y empleados del Instituto; c) Rendir los Informes Financieros de la Oficina de Ética Gubernamental; d) Adoptará las normas y procedimientos de su funcionamiento interno; e) Tomará medidas correctivas para evitar futuros incumplimientos de contratos; f) Las Juntas de Subastas por recomendación de sus asesores y/o peritos, estará facultada para cancelar una subasta antes y después de su adjudicación, siempre y cuando dicha recomendación esté basada en criterios técnicos y de otra naturaleza fundamental que se consideren lesionan los mejores intereses del Instituto y/o sus unidades institucionales; En aquellos casos de dilación en la firma del Contrato la Oficina de Contratos notificará a la Junta de Subastas para la evaluación y acción que corresponda. g) Recibirá y considerará todas las proposiciones que le sean sometidas, y basándose en la información que someta la Oficina de Compras sobre la evaluación que hace de 21 precios, especificaciones y condiciones de las ofertas recibidas, procederá a la adjudicación de la subasta al postor cuya proposición, a juicio de la Junta, fuese la más beneficiosa a los intereses del Instituto; h) Levantará un acta numerada correlativamente de toda sesión celebrada en la que se hará constar todos los acuerdos y todo el procedimiento relacionado con la celebración de la subasta, la misma estará suscrita por todos los miembros presentes en la reunión; i) Las Juntas de Subastas, respectivamente, tendrán jurisdicción sobre las adjudicaciones de todas las subastas formales que se efectúen en el Instituto. j) Cada Junta seleccionará un día a la semana para reunirse y notificará el mismo la Oficina de Compras. 2. Deberes y Poderes de los Presidentes de Juntas: a) Velar por el funcionamiento normal de la Junta; b) Velar porque los miembros de la Junta cumplan fielmente los deberes de su cargo; c) Dirigir los procedimientos de la Junta; d) Representar a la Junta; e) Convocar y presidir las reuniones de la Junta; f) Revisar y adoptar como suyas; las recomendaciones de los miembros de la Junta; g) Someter al Director informes periódicos conteniendo las subastas adjudicadas y pendientes de adjudicación; 22 h) Cumplir con todas las funciones y deberes inherentes a su cargo, O que expresamente se mencionen en otras disposiciones de este reglamento; i) Velar porque la Oficina de Compras procese las propuestas tan pronto sean adjudicadas. 3. Deberes de los Secretarios de las Juntas a. Custodiar toda la información contenida en los libros, récords, expedientes y documentos de la Junta; b. Mantener récord de toda la correspondencia recibida O despachada por la Junta. Estampar sello con la fecha y hora de recibo de correspondencia. C. Recibir y abrir la correspondencia, despacharla y custodiarla; d. Recibir, custodiar y velar por la tramitación adecuada de los expedientes de subastas. e. Citar a las reuniones de la Junta. f. Notificar las adjudicaciones y acuerdos de la Junta a las partes interesadas. (programa, licitadores, Oficina de Compras y Contratos) g. Certificar los acuerdos y las adjudicaciones cuando éstas se tomen y cualquier otro documento de la Junta. h. Custodiar el sello de la Junta. i. Tomar las minutas y levantar las actas sobre los acuerdos y las adjudicaciones. 23 j. Redactar las actas, minutas, acuerdos, adjudicaciones e informes para la aprobación del Presidente. k. Someter un Informe Mensual a la Junta sobre aquellos licitadores invitados a las subastas que no hayan comparecido y las razones que han dado para ello. Cuando el licitador no fundamente el porqué no cotizó en una (1) O todas las partidas, recomendará la separación en el Registro de este Licitador en la partida 0 partidas para las cuales no cotizó. I. Cumplir con todas las funciones y deberes inherentes a su cargo 0 que expresamente se mencione en otras disposiciones de este reglamento.