Reglamento de Subastas.

Sesiones, Quórum, Acuerdos y Documentos 1. Sesiones a) La Junta celebrará sesiones cada vez que las circunstancias lo requieran, previa convocatoria del secretario, con la debida autorización del Presidente de la misma. b) Las reuniones de las Juntas serán de dos clases: 1) Ordinarias Todas las reuniones ordinarias se efectuarán en fechas previamente señaladas y serán para uno de los siguientes propósitos. a) Adjudicación - Serán para evaluar ofertas y adjudicar subastas. 24 b) Otros asuntos - con el propósito de discutir cualquier asunto no relacionado con la evaluación 0 adjudicación de subastas. 2) Extraordinarias Para cualquier propósito, según lo acuerde la Junta. 2. Quorum Los miembros de las Juntas vienen obligados a asistir a todas las reuniones. Sin embargo, dos (2) de los tres (3) miembros constituirán quórum. En el caso que el Director Ejecutivo designe un miembro adicional a cualquiera de las Juntas, tres (3) de los cuatro (4) miembros constituirán el quórum. 3. Documentos Del resultado de las reuniones de las Juntas, se guardará constancia de los siguientes documentos: A. Adjudicación Las decisiones tomadas por la Junta, sobre cada subasta ante su consideración, se adoptarán por escrito en un documento titulado "Adjudicación". 1) Las adjudicaciones deberán ser aprobadas por la mayoría de los miembros asistentes. 2) La adjudicación deberá constar, de por lo menos, las siguientes partes: aviso de adjudicación, resumen de las ofertas y el fundamento para la adjudicación o 25 rechazo de las mismas y cualquier otro documento pertinente a la subasta adjudicada. 3) El contenido de la Adjudicación y la Notificación deberán incluir la siguiente información: (Esta información está contenida en formulario) (a) Nombre y dirección de los licitadores. (b) Un resumen de las ofertas de cada licitador. (c) Las razones O fundamentos determinantes en la adjudicación. (d) Defectos, si alguno, en el contenido de las ofertas. (e) Firmas - La adjudicación contará en el acta, tendrá la fecha y firma de los miembros que participaron en la adjudicación y será certificada por el Secretario. (f) Cualquier miembro podrá discrepar y hacer constar su oposición en forma escrita. Ello se hará formar parte del expediente. (g) El escrito de notificación de adjudicación de subasta deberá estar firmado por el Presidente de la Junta O por el Secretario de ésta. Esto no impide que cuando las circunstancias así lo justifiquen, la Notificación pueda ser firmada por 26 cualquiera de los miembros en propiedad o por un miembro sustituto. B. Acuerdos Toda decisión de una de las Juntas que no conlleve adjudicación constará en un documento titulado "Acuerdo". Los acuerdos serán aprobados por la mayoría de sus miembros. El documento contendrá lo siguiente: 1. Asistentes; 2. Fecha, hora y lugar de la reunión; 3. Asunto discutido; 4. Breve exposición del acuerdo; 5. Firma de los asistentes que aprobaron el acuerdo; 6. Firma de los asistentes que no aprobaron el acuerdo; 7. Certificación del Secretario.