Normas de Adjudicación

1. Norma general de adjudicación 44 a) La adjudicación de las subastas de adquisición se harán a favor del licitador que esté respaldado por un buen historial. b) de capacidad y cumplimiento que lleve al ánimo de la Junta la seguridad de que cumplirá con los términos del contrato que en su día se otorgue, siempre y cuando su oferta reúna en el orden establecido, los siguientes requisitos: (1) Que cumpla con las condiciones y demás requisitos establecidos en el pliego de la subasta; (2) Que sea la más baja en precio. c) Las subastas de venta se adjudicarán a favor del postor cuya oferta sea la más alta y razonable en relación con la tasación del bien. 2. Normas específicas de adjudicación a) En igualdad de condiciones, la subasta se adjudicará al postor más bajo. La subasta podrá adjudicarse a otro postor si la calidad del producto y la conveniencia del Instituto en tal sentido lo justificare. En la evaluación de las ofertas, se podrá solicitar la recomendación de la oficina solicitante y/o asesor técnico, si lo hubiere, en cuanto a si el producto o servicio cotizado satisface las necesidades del Instituto. En caso de seleccionar un postor que no sea el más bajo se harán constar las razones por escrito. 45 b) Las ofertas recibidas como resultado de una invitación a subasta podrán ser rechazadas si se considera que los licitadores carecen de la capacidad adecuada para cumplir con su oferta O si la naturaleza o calidad del equipo, los materiales O servicios no profesionales no se ajustan a los requisitos, o si los precios cotizados se consideran irrazonables por ser demasiados altos, O tan bajos que constituyan razón para dudar del cumplimiento por parte del licitador O que por el interés del Instituto se justifica su rechazo. c) La Junta deberá examinar cuidadosamente todas las ofertas sometidas y procederá a redactar un Acta de adjudicación para la aprobación del Director Ejecutivo. Esta Acta deberá prepararse con la mayor rapidez posible. e) La Junta no recomendará se adjudique una proposición al postor más bajo, cuando dicho postor al adjudicársele con las condiciones establecidas en dichas adjudicaciones o cuando los récords de la Junta demuestren, con hechos comprobados, que el postor más bajo no está en condiciones de cumplir con las exigencias del contrato 0 cuando, a juicio de la Junta, a experiencia del licitador O cualquier otro factor no estén de acuerdo con los mejores intereses del Instituto. f) Cuando en una subasta solamente se reciba la cotización de un (1) sólo licitador y se entienda que su precio es irrazonable dicha oferta será rechazada por entenderse que no hubo competencia adecuada. Cuando solamente se 46 reciba una (1) oferta, la junta podrá adjudicar la subasta a favor de dicho licitador, si su oferta cumple con las especificaciones y condiciones de la subasta y el precio no es irrazonable. g) Se podrá rechazar la única oferta recibida, aunque esta reúna los requisitos de la subasta si el precio ofrecido es irrazonable, O si el licitador no es confiable de acuerdo con los criterios de la Junta. Cuando sea el caso de la oferta irrazonable, la Junta podrá autorizar a la Oficina a negociar con el único licitador. De no poder llegar a un acuerdo, se puede hacer la gestión de adquirir el bien O servicio en mercado abierto con tres licitadores no registrados. h) Si continuamente la Junta se encuentra con subastas para un mismo asunto, a la cual solamente comparezca un (1) licitador, y percibe alguna noción de irregularidad, ésta viene obligada a informarlo por escrito al Director para que ordene una investigación encaminada a identificar las causas para la incidencia de dicha situación y tome las medidas correctivas que entienda procedan de encontrarse alguna irregularidad. i) En caso de empate, cuando tanto los precios como las demás condiciones y términos de las proposiciones sean idénticas se procederá a invitar, dentro de los próximos tres (3) días laborables, a estos licitadores a que coticen nuevos precios. Estos licitadores deberán comparecer para la fecha y hora en que fueron citados y entregar en un sobre sus 47 nuevos precios. Dichos sobres deberán abrirse en presencia de estos licitadores O sus representantes autorizados. De surgir un nuevo empate, la selección del licitador se hará por sorteo. j) En caso de que exista un error en la extensión de los precios unitarios, el montante del precio unitario cotizado regirá para los efectos de la adjudicación. k) Cuando un licitador presente varias ofertas en sobres separados para un mismo renglón bajo su nombre O bajo otros nombres O seudónimos, éstas serán rechazadas automáticamente y a este licitador se le penalizará suspendiéndole del Registro o impidiéndole ingresar a éste participar en futuras subastas por el período que disponga a Junta, el cual no será menor de un (1) año ni mayor de tres (3) años. La Junta notificará esta determinación al Director. El licitador así penalizado podrá recurrir ante la Junta Revisora dentro del término de cinco (5) días laborables desde la fecha de su otorgamiento. I) Cuando se compruebe, por lo irrazonable de las ofertas presentadas, o por investigación efectuada como resultado de declaración jurada de uno (1) O varios licitadores registrados o por cualquier otro fundamento razonable, que dos (2) O más licitadores, al ofrecer sus ofertas, se han puesto de acuerdo con la intención de defraudar 0 perjudicar los intereses del Instituto, la Junta rechazará las ofertas de los licitadores involucrados en esta acción y estos serán retirados del Registro por un término no menor de un (1) año 48 y no mayor de tres (3) años. En estos casos, se podrá remitir al Departamento de Justicia toda la evidencia recogida en la investigación, incluyendo copia del expediente de subasta, para la acción correspondiente. m) Cuando no se reciba oferta alguna, la Junta referirá el expediente a la Oficina para que ésta efectúe la investigación correspondiente y someta un informe a la Junta, mediante el cual ésta pueda determinar la acción a seguir. En este caso podrá ordenar la compra en mercado abierto. n) Cuando todas las ofertas excedan los fondos disponibles para la adquisición del equipo, materiales o servicios no profesionales solicitados, se podrá negociar la cantidad con aquel licitador que resulte ser más bajo y cumpla con todos los requisitos sin necesidad de cancelar la subasta. La adjudicación en estos casos requerirá la autorización previa del Director Ejecutivo, O su representante autorizado, en las unidades institucionales. o) Se podrán rechazar todas las ofertas recibidas para una subasta cuando no cumplan con las especificaciones, con las condiciones, ofrezcan precios irrazonables y/o exista entre todos los licitadores intención de defraudar o perjudicar los intereses del Instituto. En estos casos se procederá de la siguiente manera: (1) Si el rechazo fue por lo irrazonable del precio o por no cumplir con las condiciones, se podrá autorizar a la 49 Oficina a proceder a adquirir el bien, la obra de construcción o el servicio de que se trate, negociando el precio o las condiciones o ambas con los licitadores rechazados que cumplieron con las especificaciones. (2) Si el rechazo fue por no cumplir con las especificaciones, la Junta devolverá el caso a la Oficina para que se comunique con la unidad O peticionaria para que se enmienden las especificaciones, en armonía a lo existente en el mercado y convocará una nueva subasta bajo las especificaciones enmendadas. o) Basado en lo señalado en el apartado anterior no se celebrará una nueva subasta si se justifica en forma razonable que el tiempo que tome la preparación y adjudicación de la misma afectará adversamente el comienzo, desarrollo y uso de la obra, bien O servicio según se hayan determinado conforme a la necesidad o planificación de la misma. En este caso se procederá a la adquisición de la obra, el bien o servicio en mercado abierto. De no existir la justificación indicada, se procederá a convocar a subasta siguiendo el procedimiento que se señala en el artículo 6 de este Reglamento. p) En el proceso de adjudicación de subasta, se considerará lo que dispone la Ley Núm. 42 de 5 de agosto de 1989, según enmendada, mejor conocida como "Ley de política Preferencial para las Compras del Gobierno de Puerto Rico" que establece 50 como política pública favorecer la compra de equipos, materiales o servicios no profesionales producidos, manufacturados, ensamblados O mercadeados en Puerto Rico. Dicha preferencia se hará constar en la invitación a subasta. Se podrá adjudicar compras a favor de comerciantes O firmas fuera de Puerto Rico cuando no haya firmas locales que puedan servir los equipos, materiales O servicios que se desean adquirir. q) Cuando se trate de subastas para la disposición (venta) de propiedad del Instituto, la Junta preparará un Acta de Adjudicación para la aprobación del Director Ejecutivo. Para esta adjudicación se tomará en cuenta no solamente que el montante de la oferta sea el más alto y razonable en relación a la tasación de la propiedad, sino todas las condiciones y circunstancias que, por su naturaleza, hagan más beneficiosa la proposición. En caso de que dos O más personas hubieren presentado proposiciones iguales y éstas resulten ser las más ventajosas, la Junta podrá, de así acordarlo, celebrar pujas a viva voz después de abrirse las proposiciones. En las pujas a viva voz tomarán parte solamente las personas que hubieren presentado las proposiciones más ventajosas. La Junta podrá rechazar todas las ofertas recibidas siempre que sea en el mejor interés del Instituto y solicitar nuevas proposiciones. 3. Fianzas Requeridas a) El Instituto de Cultura Puertorriqueña a través de su Director Ejecutivo podrá exigir la presentación de fianzas que 51 garanticen el cumplimiento de la obligación contraída después de adjudicada la subasta, en aquellos casos que crea necesario. Tal estipulación se insertará en los avisos de subastas. Toda fianza tiene que ser depositada en la Oficina de Finanzas, Sección de Recaudación. la cual expedirá un recibo oficial. b) Las fianzas podrán presentarse de la siguiente forma: Cheque certificado Certificación de compañía de fianza de reconocida solvencia. Esta certificación tiene que contener fecha de vigencia no más de noventa (90) días, además de la cuantía de la cubierta. c) Las fianzas se determinarán a base de los porcientos establecidos en este Reglamento. d) La fianza a ser requerida será de (1) Fianza de Licitación ("Bid Bond"). Estas fianzas se requieren para asegurar que el licitador agraciado cumpla con su oferta. El importe requerido será no menor del 10% del valor de la cotización, a discreción del Director O su representante autorizado. Las fianzas de licitación deben ser devueltas dentro del término de veinte (20) días consecutivos de la fecha de la adjudicación, con excepción de la que corresponde al licitador agraciado. La fianza será depositada en la Sección 52 de Recaudaciones de la Oficina de Finanzas quien mantendrá la custodia de la misma hasta la fecha de adjudicación. Un funcionario de Finanzas (Recaudador O su Auxiliar autorizado) estará presente en el lugar de la apertura. (2) Fianza de Pago y Ejecución ("Payment and Perfonrmance Bond"). Estas fianzas serán requeridas para asegurar el cumplimiento de contratos y garantizar el pago de jornales y materiales en obras de $5,000.00 en adelante contratadas por el ICP. Estas fianzas serán depositadas en la Oficina de Finanzas. Sección de Recaudación donde expendieren un recibo oficial. Este recibo se presentará en la Oficina de Contratos O en la Oficina de Compras, según aplique, para proseguir con los trámites de contrato 0 de la Orden de Compra. Las fianzas a requerirse tendrán una vigencia hasta que finalice el proyecto. El contratado presentará una certificación en original del Programa quien autorizará la devolución del documento original de la garantía una vez terminada la prestación. El monto de esta fianza será siempre de un 100% del costo del proyecto u obra.