Adjudicación de la Subasta

A. Procedimiento 1. La adjudicación de toda subasta se hará por mayoría de votos dentro de un término de diez (10) días laborables, contados desde la fecha del Acto de Apertura; excepto en los casos en que las propias condiciones de la subasta indique otro término para la adjudicación de la misma. La subasta se adjudicará al licitador cuya licitación sea la más alta y/o beneficiosa al interés público siempre que dicha licitación cumpla con los términos y condiciones generales establecidas en los documentos de subasta. 2. El Secretario de la Junta analizará los documentos para cotejar que estén completos y correctos. 3. La documentación provista por la Oficina Peticionaria junto a las licitaciones de la subasta se someterá a la Junta en reunión que convocará el Secretario de la Junta en coordinación con el Presidente de la Junta, para el análisis correspondiente conducente a la adjudicación de la subasta. 4. La Junta discutirá la documentación y determinará la recomendación para la adjudicación, tomando en consideración los siguientes factores: 30 a. El montante de la oferta y todas las condiciones y circunstancias que por su naturaleza hagan más beneficiosa la licitación. b. Si solo se recibiera la oferta de un licitador, ésta podrá ser aceptada por la Junta siempre que se considere justa y razonable y que cumpla con lo requerido en la subasta. c. La Junta tendrá facultad para recomendar al Secretario, el rechazo de todas las licitaciones recibidas cuando se considere que no cumplen con los requerimientos de la subasta. Si la recomendación de la Junta es que se anule la subasta, podrá recomendarse al Secretario que se anuncie y celebre una Segunda subasta. 5. La Junta tendrá facultad para recomendar al Secretario el rechazo de la oferta de licitación más alta en los siguientes supuestos: 1. cuando ésta no cumpla con los términos y condiciones de la subasta; 2. cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la licitación no ha dado atención y cumplimiemto satisfactorio a previas ofertas; 3. que haya sido convicto por fraude para obtener la adjudicación de una subasta; 31 4. cuando se estime que en la adjudicación de la subasta a dicho postor los mejores intereses del Departamento de Recreación y Deportes no estarían adecuadamente protegidos. 6. La Junta tendrá facultad para recomendar al Secretario que considere las licitaciones recibidas que sean por cantidades menores conforme a las condiciones de la subasta, esto es, siempre que así se protejan los mejores intereses del Departamento. 7. La Junta podrá decidir la adjudicación de las subastas entre los licitadores cuyas licitaciones sean idénticas en ofertas, condiciones generales y demás condiciones de la subasta, de la siguiente forma: a. Estableciendo la confrontación entre los licitadores, encaminada a que se produzcan diferencias en sus licitaciones. b. La Junta establecerá una serie de requisitos que garanticen que la confrontación se lleve a cabo en igualdad de condiciones. Aquella licitación que más favorezca los intereses del Departamento será seleccionada. 8. Después de adjudicada la subasta, el Secretario de la Junta levantará una acta en original y tres copias con información sobre el costo de la subasta y recomendaciones para la adjudicación al mejor licitador. 9. Someterá el acta a la firma del Presidente de la Junta, cada uno de los miembros y luego se enviará al Secretario. 32 10. El Acta, debidamente aprobada por el Secretario, será devuelta al Secretario de la Junta, quien la distribuirá con los demás documentos en la forma siguiente: a. Enviará a Oficina Peticionaria el original del acta; y el original de los documentos de licitación como también el affidavit certificando la publicación del Anuncio de Subasta. b. Retendrá una copia para su archivo de la totalidad de los documentos de subasta. Se procederá a notificar la adjudicación de las licitaciones evaluadas y adjudicadas. B Empates La Junta informará al Secretario de la Junta cuando surja un empate y le dará instrucciones de notificar dicho empate y citar solamente a los licitadores empatados solicitándole nuevas licitaciones que deberán ser mayores que la anterior, e informándole el procedimiento que se seguirá. Los licitadores empatados serán citados para la fecha que el Secretario de la Junta fije, la cual no podrá ser más de tres días laborables después de ordenado por la Junta por cualquier medio de comunicación disponible. El Secretario de la Junta hará constar por escrito dicha citación. Para la fecha y hora citada, los licitadores empatados deberán comparecer ante el Secretario de la Junta y entregar a éste en un sobre cerrado sus nuevas licitaciones. En presencia de éstos, el Secretario de la Junta abrirá los sobres. Si al abrir los sobres se descubrieron nuevos empates, se seguirá el mismo procedimiento de solicitar nuevas licitaciones. El Secretario de la Junta mediante Acta, informará a la Junta los resultados del Acto de desempate. 33 C. Un solo Licitador Cuando solamente se reciba una oferta, la Junta podrá adjudicar la subasta a favor de dicho licitador si su oferta cumple con los términos y condiciones de la subasta y la licitación es razonable sujeto siempre a las recomendaciones pertinentes. D. Rechazo de la Única Oferta Se podrá rechazar la única oferta recibida, aunque ésta reúna los requisitos de la subasta si la oferta ofrecida es irrazonable, o si el licitador no es confiable de acuerdo a los criterios de la Junta. E. Varias Ofertas por un Mismo Licitador Cuando se evidenciara que un licitador ha presentado varias ofertas en sobres separados para un mismo bien bajo su nombre o bajo otros nombres seudónimos con el propósito de aparentar una competencia, la Junta viene obligada a rechazar todas las ofertas presentadas así, y a dicho licitador se le penalizará suspendiéndole de dicha subasta e impidiéndole a éste participar en futuras subastas por el período que disponga la Junta, el cual no será mayor de seis meses. La Junta la notificará al Secretario esta determinación para que proceda conforme. F. Conspiración Cuando se compruebe, previa vista al efecto, por lo irrazonable de las ofertas, o por investigación efectuada como resultado de declaración jurada presentada ante la Junta por otro licitador, que dos 0 más licitadores se ha puesto de acuerdo para acaparar la subasta, la Junta rechazará las ofertas de éstos y retirará a los licitadores de dicha subasta e impidiéndole 34 participar de futuras subastas por un término no menor de un (1) año, o por las próximas dos (2) subastas y se someterá el caso al Departamento de Justicia. G. Ninguna Oferta (Subasta Desierta) Cuando no se reciba ninguna oferta, la Junta referirá al expediente a la Oficina Peticionaria para que ésta efectúe la investigación correspondiente y someta un informe a la Junta mediante el cual ésta pueda determinar si ordena nueva convocatoria 0 devuelve el asunto a la Junta para otros trámites.