EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Los expedientes de los empleados deberán mantener un historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original ai servicio público, hasta el momento de su separación definitiva. La Comisión de Investigación, Procesamiento y Apelación, será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone más adciante y en armonía con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmer dade. que se conoce como Ley de Administración de Documentos Público de Puerto Rico y SM Reglamentación, por la Administración de Servicios Generales O cualquier disposición estatuaria que la sustituya. 1. Clasificación de Expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos e inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a MANUAL DE PERSONAL SERVICIO DE CARRERA PAGINA 165 186 empleados que se mantengan vinculados al servicio e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se archivará y conservara, entre otros. el original de los siguientes documentos: a) Historial de Personal b) Formulario de Examen Médico en casos que aplique ley ADA y en adelante deberá archivarse en un expediente separado y confidencial c) Copia autenticada dei certificado de nacimiento o en su defecto, certificación sobre la autenticidad o existencia del certificado d) Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (1-9) establecida por la Ley Federal de Reforma y Central de Inmigración de 6 de noviembre de 1986 Ley Pública Núm. 99-603 e) Certificado de antecedentes penales expedido por la Policía de Puerto Rico MANUAL DE PERSONAL SERVICIO DE CARRERA PAGINA 166 186 f) Notificación de nombramiento y juramento g) Informes de cambios en cuanto a estatus, sueldo, clasificación, etc. h) Evaluaciones sobre el trabajo del empleado. I) Documentos que refleien la concesión de aumentos de sueldos 0 cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. j) Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, 0 mejoras administrativas. k) Documentos que reflejen acciones disciplinarias, que sean finales y firmes así como resoluciones de la Comisión Apelativa del Sistema de Administración de Recursos Humanos al respecto, cuando dicho foro haya emitido una decisión de sanción. L) Certificaciones de servicios crestados al Gobierno M) Cartas de enmiendas 0 documentos que formen parte del expediente Ñ) Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos O) Récord de adiestramientos MANUAL DE PERSONAL SERVICIO DE CARRERA PAGINA 167 186 p) Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades Q) Documentos sobre becas O licencias para estudios, con 0 sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula r) Récord de licencias s) Récord de accidentes por causas ocupacionales t) Autorizaciones de descuento de sueldo para cuentas de asociaciones, obligaciones contraídes con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados u otras autorizadas por ley 3. Exámen de los Expedientes a) El custodio de los expedientes de los empleados será él (la) Director (a) de Recursos Humanos de la Comisión de Investigación, Procesamiento y Apelación. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales 0 cuando la autorice por escrito el propio empleado para otros fines. El custodio de los expedientes será responsable por la confidencialidad de la no divulgación en forma escrita U oral de la MANUAL DE PERSONAL SERVICIO DE CARRERA PAGINA 168 186 información contenida en Ics expedientes. b) Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los expedientes. El empleado deberá radicar su solicitud para el examen del expediente con por lo menos tres (3) días de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen de expediente, podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea por incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designado tutor por el Tribunal correspondiente. c) Los empleados bodren obtaner copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el page del costc de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copias se harán por escrito, con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. d) Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. MANUAL DE PERSONAL SERVICIO DE CARRERA PAGINA 169 186 4. Conservación y disposición de los expedientes Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes ah expediente individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a) En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco (5) años. Transcurrido dicho período la Comisión de Investigación, Procesamiento y Apelación, procederá como más adelante se expresa en este inciso (4). b) En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en la Comisión de Investigación, Procesamiento y Apelación, antes del período de cinco (5) años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio y se le haya remitido a dicha agencia, el expediente del empleado será remitido en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud. a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un sólo expediente. MANUAL DE PERSONAL SERVICIO DE CARRERA PAGINA 170 186 c) Si el empleado separado solicitar una pensión del Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal Sistema podrá solicitar el expediente del ex-empleado y la Comisión de Investigación. Procesamiento y Apelación, le remitierá al Sistema. En adelante el Sistema de Ratiro conservará el expediente. d) En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la Agencia conserverá el expediente y dispondrá de él de acuerdo con las disposiciones del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. e) Siempre que se transfiera un expediente de un empleado O de un exempleado de la Comisión de Investigación, Procesamiento y Apelación, a otra agencia se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo reciba verificará y certificará el recibo de los documentos. f) Luego de que un expediente se mantenga inactivo por cinco (5) años en la MANUAL DE PERSONAL SERVICIO DE CARRERA PAGINA 171 186 Comisión de Investigación. Procesamiento y Apelación, se preparará una tarjeta acumulativa de las servicios prestados por el empleado, incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los excedientes certificará la veracidad de la información y procederá a enviar el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro. g) La disposición final de cualquier documento relacionado con el expediente de los empleados se hará conforme a las normas del reglamento para la Administración del Programa de Conservación " Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. h) Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. i) Los documentos correspondientes O la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuáles se retirarán para decomisación. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. MANUAL DE PERSONAL SERVICIO DE CARRERA PAGINA 172 186 j) Los documentos referentes a deudas al erario U obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la oeuda, 0 aprobado los cursos, en el caso de becas, licencias a pagos de matrícula. k) Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. 5. Otros documentos relativos a la administración de recursos humanos que deben conservarse, conforme al Reglamento Núm. 4284 para la Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva del 19 de Julio de 1990, de acuerdo a las siguientes disposiciones: a) Los documentos referentes a le clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su decomisación, de acuerdo al Reglamento Núm. 4284., supra. b) Las certificaciones de elegibles se mantendrán activos por un año a partir de la fecha de expedición Luego se conservarán inactivos por un año y se dispondrá de ellos de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de MANUAL DE PERSONAL SERVICIO DE CARRERA PAGINA 173 186 Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. c) Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la fecha dc cancelación 0 vencimiento y se dispondrá de ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. d) Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las solicitudes de examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambas de conformidad con las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.