Disposiciones Generales

A. Todo solicitante que interese obtener copias simples 0 certificadas de documentos oficiales o la emisión de certificaciones será responsable de efectuar el pago correspondiente al Recaudador, previo a la obtención de las copias o de la certificación solicitada. El pago 0 importe a pagarse no será reembolsable salvo en circunstancias extraordinarias que lo justifiquen. Refiérase al Inciso G, Artículo VII, de este Reglamento. B. El pago por los conceptos mencionados en el Inciso A que antecede se realizará en efectivo, mediante giro o cheque certificado, expedido a nombre de la Autoridad, 0 utilizando tarjetas de débito y tarjetas de crédito aceptadas. C. El dinero recaudado se depositará en la cuenta de "Fondo General" de la Autoridad, D. Las entidades y personas que se indican a continuación no tendrán que efectuar el pago por la obtención de copias de documentos oficiales. Sin embargo, en el caso de las copias computadorizadas del Mapa de Carreteras, se deberá pagar el importe establecido en el Anejo Il de este Reglamento: Reglamento 09-007 Página 4 de 9 1. Municipios, como entidad gubernamental solicitante directo de dichas copias (exceptuando las fotografías aéreas). 2. Corporación de Servicios Legales de Puerto Rico, en representación de indigentes en casos judiciales. 3. Estudiantes de escuelas o universidades públicas 0 privadas, previa presentación de la tarjeta de identificación de estudiante, o en su defecto, una carta certificada de la escuela o universidad correspondiente. No obstante, para la adquisición de fotografías aéreas y las copias de documentos ambientales será un requisito indispensable que los estudiantes presenten una certificación oficial de una institución académica reconocida por el Consejo de Educación Superior de Puerto Rico, que indique el propósito y la necesidad para la obtención de este servicio. En el caso de los documentos antes mencionados, se les proveerán los mismos a un costo razonable, conforme a lo que se establece en la columna "Costos para Estudiantes", Anejo II de este Reglamento. Por su parte, la Autoridad se reserva el derecho de suplir las fotos aéreas y los documentos ambientales en el formato, que resulte viable y económico para la Agencia, excepto en aquellos casos en que el solicitante esté dispuesto a costear el documento en cualquier otro de los formatos disponibles. En cuanto al Libro de Planos Modelo Vol. I y II, no se proveen copias individuales a los estudiantes, sino que estas ediciones son enviadas a varias universidades del país para facilitar el acceso de esta información a los estudiantes. 4. Empleados de la Autoridad y el Departamento que presenten una petición por escrito a través de la Red Local de Comunicaciones (LAN), dirigida al Director del Área correspondiente, excepto las fotografías aéreas, en cuyo Reglamento 09-007 Página 5 de 9 caso se requerirá la autorización del Director Ejecutivo, aprobando la entrega de los documentos. 5. Empleados unionados, gerenciales y de confianza de la Autoridad, cuando obtengan copias de su expediente de personal hasta un máximo de 25 páginas. 6. Cualquier otra entidad pública cuya ley habilitadora así lo disponga, siempre y cuando sea para fines oficiales. E. La unidad organizacional deberá consultar con la Oficina del Asesor Legal cuando exista duda con respecto a si se debe 0 no procesar alguna solicitud por obtención de copias simples 0 certificadas de documentos oficiales que estén relacionados con algún caso en litigio o por la emisión de certificaciones de la Autoridad. F. Cada unidad organizacional que reciba solicitudes por la obtención de copias de documentos oficiales 0 por la emisión de certificaciones, mantendrá un registro de los documentos oficiales solicitados y certificaciones expedidas, en el Formulario ACT-606, Registro de Documentos Oficiales y Certificaciones Solicitadas (Anejo I). En este registro se incluirá la fecha de solicitud, importe, número de recibo oficial y observaciones del expendio de los documentos. G. Será responsabilidad de todo solicitante, recoger personalmente 0 designar por escrito un representante que recoja las copias de los documentos oficiales y las certificaciones solicitadas. H. Toda unidad organizacional que custodia y distribuye copias de los documentos oficiales de la Autoridad, será responsable de notificar por escrito a la Oficina de Organización y Métodos sobre cualquier variación en el costo o descripción de los documentos incluidos, así como de los documentos que eventualmente se añadan a la lista. La Oficina de Organización y Métodos actualizará la "Lista General de Documentos" (Anejo II), de acuerdo a los datos Reglamento 09-007 Página 6 de 9 recibidos y enviará copia de la lista revisada al Recaudador en la Oficina de Tesorería.