Normas y Procedimientos para la Administración de Donativos

Legislativos a Terceras Personas a Través de la Universidad Toda entidad receptora que no sea parte de la Universidad y que reciba donativos legislativos a través de la Universidad deberá cumplir con las siguientes normas y procedimientos: A. Mantener un estricto sistema de contabilidad sobre los dineros recibidos, sus usos y sobrantes, conforme se establece en este Reglamento. B. Depositar los dineros del donativo en una cuenta bancaria especial separada de cualquier otra, no más tarde del día laborable siguiente a su recibo y remitir a la agencia designada copia del comprobante de depósito dentro de los cinco días laborables siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito. C. Requerir por lo menos dos (2) firmas para girar contra dicha cuenta y notificar a la agencia designada el nombre, dirección y firma de esas personas. D. Designar un agente fiscal, quien tendrá la responsabilidad de recibir, contabilizar y hacer los desembolsos de dinero, así como de archivar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. El director 0 administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta. E. El agente fiscal designado, además, tendrá la obligación legal de velar que el donativo legislativo se use únicamente para cubrir los gastos necesarios de las actividades 0 funciones públicas para las cuales se otorgue. También tendrá la obligación legal de conservar los expedientes y documentos correspondientes para preparar y sostener los informes fiscales que se requieren en la Ley y en este Reglamento. F. La entidad receptora podrá utilizar hasta un 50% del mismo para gastos administrativos. Disponiéndose como excepción a este límite porcentual aquellos casos en que la entidad utilice dicho donativo para el pareo de fondos federales. CERTIFICACIÓN NÚMERO 70 2005-2006 Página 11 de 13 G. Emitir las instrucciones necesarias para mantener un sistema de control interno efectivo para la administración de dichos donativos. H. Hacer desembolsos mediante cheque y para el pago de órdenes de compra, facturas, nóminas, servicios u otros gastos necesarios directamente relacionados con la actividad o función pública para la cual se otorgue el donativo legislativo. I. No se girarán cheques al portador, ni se efectuarán pagos en efectivo con cargo al donativo legislativo. J. Evaluar cualquier reclamación de salarios y otros beneficios marginales adeudados a las personas contratadas o empleados por ésta o que fuesen subcontratadas para prestar algún tipo de servicio relacionado con la actividad o función para la cual se asignó el donativo. K. Presentar en la Secretaría de cada Cámara de la Asamblea Legislativa un informe trimestral sobre los gastos incurridos con cargo al donativo, conteniendo toda aquella información que a esos fines disponga la agencia designada. Este informe se entregará en cada Cámara en original y dos (2) copias. Copia de dicho informe se entregará también a la Universidad. L. Mantener las minutas de las reuniones de sus juntas o cuerpos directivos en las que se resuman, entre otras cosas, las decisiones 0 resoluciones sobre la política institucional referente al uso y disposición del donativo legislativo. M. Conservar actualizados y debidamente archivados en un lugar seguro los cheques, facturas, órdenes de compra y de pago de servicios, nóminas, expedientes, actas, inventario de equipo, documentos relacionados a la adquisición de bienes inmuebles y cualesquiera otros documentos relacionados con el donativo, durante un término no menor de cinco años o una intervención de la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero. N. Proveer toda la información o documentación que le sea requerida como resultado de auditorias, internas o externas. O. Enviar a la Universidad para su custodia los documentos relacionados con el donativo legislativo (30) días luego de completarse la función o actividad publica.