EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva del servicio. La Junta será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone adelante y en armonía con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, 3 L.P.R.A. $1002, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 1) Clasificación de Expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos 0 inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. 2) Contenido de los Expedientes A todo empleado(a) a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá tres (3) expedientes separados: a) un expediente de historial del empleado(a) este expediente se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, todos los documentos relacionados con el historial de personal del empleado desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta la fecha de su separación definitiva del servicio. Entre estos documentos estarán: 1. Copia autenticada del certificado de nacimiento, o en su defecto, certificación sobre la autenticidad o existencia del certificado; 2. Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I 9, Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986 Ley Pública Núm. 99-603); 3. Certificado expedido por la Policía de Puerto Rico; 90 4. Notificación de nombramiento y juramento; 5. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc.; 6. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado; 7. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución; 8. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o mejoras administrativas; 9. Documentos que reflejen acciones que sean finales y firmes, así como resoluciones de la Comisión Apelativa al respecto cuando dicho foro haya sostenido una decisión de sanción; 10. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno; 11. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente; 12. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos; 13. Récord de adiestramientos 14. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con O sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula; 15. Récord de licencias; 16. Récord de accidentes por causas ocupacionales; 17. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados u otras autorizadas por ley. b) un expediente con información médica este segundo expediente será para uso confidencial y tendrá la información confidencial del empleado(a) relacionada a instrucciones, determinaciones y certificaciones de índole médica a tenor con lo establecido por la Ley ADA y la "Health Insurance Portability & Accountability Act" ("HIPAA"). c) un expediente de informes de cambio este tercer expediente contendrá copia de todos los informes de cambio, la demás documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades y toda documentación requerida para fines de retiro. 91 3) Examen de los Expedientes a) El custodio de los expedientes de los empleados será el Oficial de Recursos Humanos de la Junta. b) Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales por empleados o funcionarios autorizados. El custodio de los expedientes será responsable por la confidencialidad y el uso 0 divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. c) Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los expedientes. El empleado deberá radicar su solicitud para el examen del expediente con, por lo menos, tres (3) días de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. d) Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copias se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. e) Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. 4) Conservación y disposición de los expedientes Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes a los expedientes de los empleados(as) activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados(as) se hará conforme a las siguientes normas: a) En el caso de todo empleado(a) que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco (5) años. Transcurrido dicho período, la Junta procederá como más adelante se expresa en este inciso. b) En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en la Junta antes del período de cinco (5) años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado(a) por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado(a) en un 92 período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado(a) en el servicio público se conserve en un solo expediente. c) Cuando ocurra el traslado de un empleado de la Junta a otra agencia o instrumentalidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, se transferirán los expedientes del empleado(a) no más tarde de treinta (30) días contados a partir de la fecha de efectividad del traslado. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado(a) o de un ex-empleado de la Junta a otra agencia, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en los expedientes y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. d) Si el empleado separado solicitara una pensión de un sistema de retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del exempleado y la Junta lo remitirá al Sistema. En adelante, el Sistema de Retiro conservará el expediente. e) En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado(a) activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la agencia conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado(a) sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. f) Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la Junta, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado(a) incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado(a). El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y procederá a enviar el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro. g) La disposición final de cualquier documento relacionado con el expediente de los empleados se hará conforme a las normas del Reglamento para la administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. h) Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. i) Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de 93 asistencia después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor y si han transcurrido al menos cuatro (4) años desde su conservación. j) Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos, en el caso de becas, licencias 0 pagos de matrícula. k) Se mantendrá un registro en el expediente del empleado(a) de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. 5) Otros documentos relativos a la administración de personal se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones: a) Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b) Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un año a partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivas por un año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. c) Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la fecha de cancelación o vencimiento y se dispondrá de ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. d) Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las solicitudes de examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registró. Se dispondrá de ambas de conformidad a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.