Regl. 7098, art. 15 dup2
EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
Cite as Reglamento Núm. 7098, Art. 15 dup2
Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde
la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación
definitiva del servicio. La Junta será responsable de la conservación, custodia y
mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone adelante y en
armonÃa con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, 3 L.P.R.A.
$1002, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos
41
y el Reglamento para la administración del Programa de Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
1. Clasificación de Expedientes Los expedientes de los empleados se
clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los
correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio e
inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del
servicio.
2. Contenido de los Expedientes A todo empleado(a) a quien se le extienda
cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá tres (3) expedientes separados:
a) un expediente de historial del empleado(a) este expediente se
identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro
social. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, todos los
documentos relacionados con el historial de personal del empleado desde
la fecha de su ingreso original al servicio público hasta la fecha de su
separación definitiva del servicio. Entre estos documentos estarán:
1. Copia autenticada del certificado de nacimiento o en su defecto
certificación sobre la autenticidad O existencia del certificado;
2. Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9, Ley
Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de
1986 - Ley Pública Núm. 99-603);
3. Certificado expedido por la PolicÃa de Puerto Rico;
4. Notificación de nombramiento y juramento;
5. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc.;
6. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado;
7. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos o
cualquier otro aspecto relacionado con la retribución;
8. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el
servicio, o mejoras administrativas;
9. Documentos que reflejen acciones que sean finales y firmes asà como
resoluciones de la Comisión Apelativa al respecto cuando dicho foro
haya sostenido una decisión de sanción;
10. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno;
11. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente;
12. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos;
42
13. Récord de adiestramientos
14. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin sueldo,
tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y
autorizaciones de pagos de matrÃcula;
15. Récord de licencias;
16. Récord de accidentes por causas ocupacionales;
17. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones,
obligaciones contraÃdas con el Sistema de Retiro, la Asociación de
Empleados u otras autorizadas por ley.
b) un expediente con información médica este segundo expediente será
para uso confidencial y tendrá la información confidencial del empleado(a)
relacionada a instrucciones, determinaciones y certificaciones de Ãndole
médica a tenor con lo establecido por la ADA y la HIPAA.
c) un expediente de informes de cambio este tercer expediente
contendrá copia de todos los informes de cambio, la demás documentación
relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de
los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades y toda
documentación requerida para fines de retiro.
3. Examen de los Expedientes
a) El custodio de los expedientes de los empleados será el Oficial de
Recursos Humanos de la Junta.
b) Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter
confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales por
empleados o funcionarios autorizados. El custodio de los expedientes será
responsable por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita
u oral de la información contenida en los expedientes.
c) Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañÃa del
custodio de los expedientes. El empleado deberá radicar su solicitud para
el examen del expediente con por lo menos tres (3) dÃas de antelación. En
el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad
fÃsica que le impida asistir personalmente al examen del expediente podrá
delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento
sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona
que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente.
d) Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus
expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera
derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copias se harán por
43
escrito con no menos de cinco (5) dÃas de antelación. En el plazo indicado,
se entregará copia del documento solicitado.
e) Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la
representación oficial a los fines del examen del expediente.
4. Conservación y disposición de los expedientes
Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los
documentos pertenecientes a los expedientes de los empleados(as) activos e
inactivos.
La disposición de los expedientes de los empleados(as) se hará conforme a las
siguientes normas:
a) En el caso de todo empleado(a) que se separe del servicio por cualquier
causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un
perÃodo de cinco (5) años. Transcurrido dicho perÃodo, la Junta procederá
como más adelante se expresa en este inciso.
b) En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se
reintegre a un puesto en la Junta antes del perÃodo de cinco (5) años, ésta
reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que
correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra
agencia solicita el expediente del empleado(a) por razón de que éste se
haya reintegrado al servicio se le remitirá a dicha agencia el expediente del
empleado(a) en un perÃodo no mayor de treinta (30) dÃas siguientes a la
fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado(a) en el
servicio público se conserve en un solo expediente.
c) Cuando ocurra el traslado de un empleado de la Junta a otra agencia o
instrumentalizad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico,
se transferirán los expedientes del empleado(a) no más tarde de treinta
(30) dÃas contados a partir de la fecha de efectividad del traslado. Siempre
que se transfiera un expediente de un empleado(a) o de un ex-empleado
de la Junta a otra agencia, se preparará una certificación de los
documentos que se incluyen en los expedientes y la agencia que lo recibe
verificará y certificará el recibo de los documentos.
d) Si el empleado separado solicitara una pensión de un sistema de retiro del
Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del exempleado y la Junta lo remitirá al Sistema. En adelante, el Sistema de
Retiro conservará el expediente.
e) En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado(a) activo que no sea
participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de
Puerto Rico, la agencia conservará el expediente y dispondrá de él de
acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa
de Conservación y Disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva. En
44
caso de que el empleado(a) sea un participante de dicho Sistema de
Retiro, se enviará el expediente a la Administración de los Sistemas de
Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento.
f) Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la
Junta, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por
el empleado(a) incluyendo todas las acciones de personal, indicando la
fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La
información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen
completo del historial del empleado(a).
g) El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y
procederá a enviar el expediente a la Administración de los Sistemas de
Retiro.
h) La disposición final de cualquier documento relacionado con el expediente
de los empleados se hará conforme a las normas del Reglamento para la
administración del Programa de Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
i) Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán
por el tiempo que se conserve el expediente.
j) Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se
conservarán por un perÃodo máximo de cinco (5) años, al cabo de los
cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo
récord de asistencia después de haber sido intervenido por la Oficina del
Contralor y si han transcurrido al menos cuatro (4) años desde su
conservación.
k) Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los
empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la
deuda, O aprobado los cursos, en el caso de becas, licencias 0 pagos de
matrÃcula.
I) Se mantendrá un registro en el expediente del empleado(a) de los
documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de
conservación.
5. Otros documentos relativos a la administración de personal se
conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones:
a) Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán
mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de
que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá
a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación
y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
45
b) Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un año a partir
de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivas por un año y se
dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y
Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
c) Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la
fecha de cancelación 0 vencimiento y se dispondrá de ellos de acuerdo a
las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
d) Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los
exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las solicitudes de examen
de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que
dure la vigencia del registró. Se dispondrá de ambas de conformidad a las
disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.