PROCEDIMIENTO DE VISTAS ADMINISTRATIVAS

8.1 Garantía de Derechos- En todo procedimiento adjuticativo formal ante la Oficina se salvaguardarán los siguientes derechos: a. Derecho a notificación oportuna de los cargos, querellas o reclamos en contra de una parte b. Derecho a presentar evidencia C. Derecho a una adjudicación imparcial d. Derecho a que la decisión sea basada en el expediente 8.2 Solicitud de Intervención 8 a) Cualquier persona que tenga interés legítimo en un procedimiento adjudicativo ante la Oficina, podrá someter una solicitud por escrito y debidamente fundamentada para que se le permita intervenir o participar en dicho procedimiento. b) La Oficina podrá conceder o denegar tal solicitud, a su discreción, tomando en cuenta los siguientes factores: 1) que el interés del solicitante pueda ser afectado adversamente por el procedimiento adjudicativo; 2) que no existan otros medios en Derecho para que el solicitante pueda proteger adecuadamente su interés; 3) que el interés del solicitante ya esté representado adecuadamente por las partes en el procedimiento; 4) que la participación del solicitante pueda ayudar razonablemente a preparar un expediente más completo del procedimiento; 5) que la participación del solicitante pueda extender o dilatar, excesivamente, el procedimiento; 6) que el solicitante represente o sea portavoz de otros grupos o entidades de la comunidad; 7) que el solicitante pueda aportar información, pericia, conocimientos especializados o asesoramiento técnico que no estaría disponible de otro modo en el procedimiento. c) La Oficina podrá requerir que se le someta evidencia adicional para poder emitir la determinación correspondiente con respecto a la solicitud de intervención. d) La denegatoria de la Oficina ante una solicitud de intervención en un procedimiento adjudicativo, deberá ser notificada por escrito al solicitante y deberá contener los fundamentos para la determinación y el recurso de revisión disponible. 8.3 Oficial Examinador La Oficina designará oficiales examinadores para presidir los procedimientos de adjudicación que se celebren ante ella, los cuales no tendrán que ser necesariamente abogados. 9 El Oficial examinador tendrá la obligación de rendir un informe sobre la vista. El (la) Procurador(a) podrá delegar la autoridad de adjudicar a uno 0 más funcionarios. El Oficial Examinador podrá requerir información de las personas sujetas a la jurisdicción de la Oficina del (la) Procurador(a) de las Personas de Edad Avanzada, si dicha información está relacionada con el caso. Si cualquier parte 0 su representante autorizado dejare de cumplir cualquiera de las disposiciones de este reglamento o cualquier Orden del Oficial Examinador la agencia, a iniciativa propia o a instancia de parte, podrá ordenarle que muestre causa por la cual no deba imponérsele una sanción. La orden informará de las reglas, reglamentos u órdenes con las cuales no se haya cumplido, y se concederá un término de veinte (20) días, contados a partir de la fecha de notificación de la orden, para la mostración de causa. De no cumplirse con esa orden, o de determinarse que no hubo causa que justificare el incumplimiento, entonces se podrá imponer una sanción económica a favor de la agencia o de cualquier parte, que no excederá de $200.00 (doscientos dólares) por cada imposición separada, a la parte o a su abogado, si este último es el responsable del incumplimiento. La Oficina queda facultada para imponer el pago de costas y honorarios de abogado al emitir una resolución parcial o final, bajo las mismas circunstancias que se disponen en la Regla 44 de las de Procedimiento Civil vigentes. 8.4 Notificación de la Vista Administrativa Una vez el Oficial Examinador reciba el caso procederá a citar a las partes y los testigos, con no menos de quince (15) días de anticipación, a la celebración de la vista administrativa. El Oficial Examinador procederá a citar a las partes por correo o personalmente. La notificación de la citación deberá contener la siguiente información: a) Nombre de las partes b) Número del caso c) Fecha 10 d) Hora e) Lugar f) Naturaleza o propósito, y requerimientos a las partes. g) Advertencias de que las partes podrán comparecer representados por un abogado, aunque no estarán obligados a estar representados, incluyendo los casos de corporaciones y sociedades. h) Cita de la disposición legal o reglamentaria que autoriza la celebración de la vista. i) Referencia de las disposiciones legales o reglamentarias infringidas y los hechos constitutivos de la misma. j) Apercibimiento de las medidas que la Oficina podrá tomar si una parte no comparece. k) Advertencia de que la vista no podrá ser suspendida, a menos que se solicite por escrito con cinco (5) días de anticipación a la fecha de la vista. 8.5 Notificación de Vista de Emergencia Cuando sea necesaria la celebración de una vista administrativa de emergencia se incluirá en la notificación, además de los requisitos antes mencionados, la razón por la cual es meritorio acortar el término de quince (15) días dispuesto por la ley. 8.6 Procedimiento Adjudicativo de Emergencia 8.6.1 La Oficina podrá usar procedimientos adjudicativos de emergencia en una situación en que exista un peligro inminente para la salud, seguridad y bienestar público o que requiera acción inmediata de la agencia. 8.6.2 La Oficina deberá enviar aquella notificación que estime más conveniente, a las personas que sean requeridas a cumplir con la orden o resolución. La orden o resolución será efectiva al emitirse. 8.6.3 La orden o resolución que emita el (la) Procurador(a) de las Personas de Edad Avanzada proveerá para la celebración 11 de una vista administrativa en el término no mayor de diez (10) días a partir de la fecha en que se notifique. 8.6.4 La Oficina emitirá una orden o resolución que incluya una declaración concisa de las determinaciones de hecho, conclusiones de derecho y las razones de política pública que justifica la decisión de la Oficina de tomar esa acción específica. 8.7 Suspensión de las Vistas El Oficial Examinador no podrá suspender una vista ya señalada, excepto que se solicite por escrito con expresión de las causas que justifican dicha suspensión. Dicha solicitud será sometida con cinco (5) días de anticipación a la fecha de dicha vista. La parte peticionaria deberá enviar copias de su solicitud a las demás partes e interventores en el procedimiento, dentro de los cinco (5) días señalados. El incumplimiento de esta Regla podrá dar lugar a la imposición de sanciones económicas. 8.8 Conferencia con Antelación a la Vista Luego de presentada la querella o petición, si la Oficina determina que es necesario celebrar una vista adjudicativa, podrá citar a todas las partes o sus representantes autorizados e interventores, ya sea por su propia iniciativa o a petición de una de las partes, a una conferencia con antelación a la vista, con el propósito de lograr un acuerdo definitivo o simplificar las cuestiones o la prueba a considerarse en la vista. Se podrán aceptar estipulaciones entre las partes para resolver controversias siempre y cuando la Oficina determine que ello sirve a los mejores intereses públicos. 8.9 Aplicación de las Reglas de Procedimiento Civil y de Evidencia De ordinario, no serán de aplicación las Reglas de Procedimiento Civil ni las Reglas de Evidencia, pero los principios fundamentales de ambas reglas se podrán utilizar de manera flexible, atendiendo las circunstancias de cada caso en particular, para lograr una solución rápida, justa y económica de la querella presentada. 12 8.10 Procedimiento Durante la Vista El Oficial Examinador presidirá la vista dentro de un marco de relativa informalidad, ofrecerá a todas las partes la extensión necesaria para una divulgación completa de todos los hechos y asuntos en discusión, la oportunidad de responder, presentar evidencia y argumentar, conducir contra interrogatorio y de someter evidencia en refutación, excepto que hayan sido restringidas o limitadas por las estipulaciones en la vista inicial y conferencia de status. 8.11 Inspecciones Oculares El Oficial Examinador que preside la vista podrá, en cualquier momento, llevar a cabo inspecciones oculares motu proprio o a petición de parte. 8.12 Exclusión de Evidencia El Oficial Examinador que preside la vista podrá excluir aquella evidencia impertinente, inmaterial, repetitiva o inadmisible por fundamentos constitucionales o legales basados en privilegios evidenciarios reconocidos por los Tribunales. 8.13 Descubrimiento de Prueba De ordinario los procedimientos de descubrimiento de prueba no serán de aplicación a los casos de adjudicación administrativa, a menos que el Oficial Examinador que preside la vista así lo autorice. No obstante lo anterior, se garantizará a todo querellado o peticionado el mecanismo de descubrimiento de prueba para los casos en que el procedimiento de adjudicación sea iniciado por la Oficina. 8.14 Vista Pública Toda vista será pública a menos que una parte presente una solicitud, por escrito, debidamente fundamentada para que la vista sea privada, y así lo autorice el Oficial Examinador que preside la vista, en el uso de su sana discreción si entiende que puede causarse daño irreparable a la parte peticionaria. 8.15 Consolidación de Partes Cuando haya varias querellas contra una misma Institución o entidad, se podrán considerar en conjunto, salvo que el Oficial Examinador que la preside decida lo contrario. 8.16 Conocimiento Oficial El Oficial Examinador podrá tomar conocimiento oficial de todo aquello que pueda ser objeto de conocimiento judicial en los Tribunales de Puerto Rico. 13 8.17 Grabación Toda vista administrativa será grabada, no obstante, la grabación no será transcrita, 0 reproducida, a menos que el o la Procurador(a), previa petición por escrito de parte interesada, así lo autorice, o un Tribunal con competencia que así lo ordene. 8.18 Rebeldía Si una parte debidamente citada no comparece a la conferencia con antelación a la vista, o a cualquier otra etapa durante el procedimiento adjudicativo, sin justa causa, el Oficial Examinador que preside la misma podrá declararla en rebeldía y continuar el procedimiento sin su participación, pero notificará por escrito a dicha parte su determinación, los fundamentos para la misma y el recurso de revisión disponible. 8.19 Conducta de los Abogados Las partes y sus representantes deberán observar el debido decoro y respeto hacia el Oficial Examinador y hacia las otras partes. Los abogados que postulen ante la Oficina deberán observar fielmente los Cánones de Ética Profesional vigente. Se le advertirá a las partes que podrán comparecer asistidas de abogados, pero no estarán obligadas a estar así representadas, incluyendo los casos de corporaciones y sociedades. 8.20 Propuesta de Determinaciones de Hecho y Conclusiones de Derecho Concluida la vista adjudicativa, el Oficial Examinador podrá conceder un término de quince (15) días para que las partes presenten propuestas de determinaciones de hecho, y conclusiones de derecho. 8.21 Duración del Proceso Todo caso sometido al procedimiento adjudicativo ante la Oficina deberá ser resuelto dentro de un término de seis (6) meses, desde su presentación, salvo en circunstancias excepcionales.