Regl. 7184, art. XII
Vigencia
Cite as Reglamento Núm. 7184, Art. XII
18
OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
PO Box 8476
San Juan, Puerto Rico 00910-8476
26 de abril de 2006
CARTA NORMATIVA ESPECIAL NÚM. 2-2006
Jefes de Administradores Individuales del Sistema de Recursos Humanos, Jefes de
Agencias Excluidas de la Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el
Servicio Público del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Alcaldes y Presidentes de
Legislaturas Municipales, Rama Legislativa y Rama Judicial
TIZ Nabel Méndez Colon
Directora Interma
NORMAS DE PARTICIPACIÓN EN ADIESTRAMIENTOS Y OFRECIMIENTO
DE SERVICIOS DE LA DIVISIÓN PARA EL DESARROLLO DEL CAPITAL
HUMANO, EN VIRTUD DE LA LEY NÚM. 184 DE 3 DE AGOSTO DE 2004,
SEGÚN ENMENDADA
I.
INTRODUCCIÓN
La Ley Núm. 184 de 3 de agosto de 2004, según enmendada, conocida como "Ley para
la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico" (en lo sucesivo, Ley Núm. 184) tiene como objetivo principal,
entre otras cosas, reformar el Sistema de Administración de los Recursos Humanos del
Estado Libre Asociado de Puerto Rico, así como reafirmar el Principio de Mérito, la
Política Pública y las Normas que lo regirán.
El adiestramiento, además de ser un Área Esencial al Principio de Mérito, según la Ley
Núm. 184, establece como concepto básico en administración que para que una agencia
cumpla a cabalidad su misión debe desarrollar al máximo sus recursos humanos y
proveer los instrumentos administrativos para su mejor utilización.
La Ley Núm. 184, destaca el interés de profesionalizar el servicio público a través del
establecimiento de la "Carrera Pública" como un mecanismo de desarrollo y
capacitación. A estos fines se crea la División para el Desarrollo del Capital Humano
como un componente de la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico y establece como sus funciones principales el identificar las necesidades para
el desarrollo de los recursos humanos, así como planificar y administrar las actividades
de capacitación y adiestramiento en el Servicio Público. La División colaborará, además,
en el desarrollo de programas de investigación en el campo de la administración de
recursos humanos.
El Artículo 6, Sección 6.5 (4), de la Ley Núm. 184, establece que:
"Podrán participar de los programas de adiestramiento que desarrolle la
Oficina, funcionarios y empleados municipales, del Gobierno de los Estados
Unidos de América, de las corporaciones públicas y de otras ramas del Estado
Libre Asociado de Puerto Rico, así como funcionarios y empleados de paises
extranjeros becados por organismos internacionales, sujeta dicha participación
a que el organismo correspondiente pague a la Oficina por los servicios a
prestarse".
II. BASE LEGAL
Estas normas se adoptan conforme a las disposiciones del Artículo 4, Sección 4.3, Inciso
2(a) de la Ley Núm. 184 que nos faculta a: "promulgar, modificar, enmendar, derogar o
adoptar la normativa de aplicación general al Sistema de Administración de Recursos
Humanos en el Servicio Público, para que se cumpla eficazmente con el Principio de
Mérito". Además, esta carta normativa se adopta para cumplir con la función de la
Oficina de aprobar todos aquellos reglamentos o normas que sean necesarios para la
administración de la presente Ley, según lo dispone la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de
1988, según enmendada, conocida como Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme
y el Artículo 6, Sección 6.5 de la Ley Núm. 184 "Disposiciones sobre Adiestramiento".
Mediante la Ley Núm. 184, la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado
de Puerto Rico (ORHELA), a través de la División para el Desarrollo del Capital
Humano, posee la facultad conforme a su disponibilidad de recursos de proveer a los
servidores públicos los medios necesarios para el mejoramiento de sus conocimientos,
habilidades, destrezas y actitudes, de manera que los empleados públicos estén
capacitados para alcanzar los más altos niveles de excelencia y productividad en el
servicio.
Por otra parte, las normas para el ofrecimiento de servicios a los municipios, se
fundamentan en las disposiciones de la Ley Núm. 344 de 2 de septiembre de 2000, la cual
enmendó los Artículos 7.010 y 8.016 de la Ley Núm. 81 de 30 de agosto de 1991, según
enmendada, conocida como "Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado
de Puerto Rico" a los fines de disponer que los municipios no podrán suscribir contratos
con entidades privadas para la ejecución de servicios de adiestramiento hasta tanto la
autoridad competente municipal certifique por escrito que no existen empleados o
2
funcionarios del municipio competentes y cualificados, ni agencias y entidades
gubernamentales de las que se dedican a suministrar adiestramientos bajos en costo, que
puedan ofrecer los servicios requeridos.
III. DEFINICIONES DE TÉRMINOS
1. Actividad Regular Se refiere a las experiencias de adiestramiento desarrolladas
en la División para el Desarrollo del Capital Humano dirigidas a satisfacer las
necesidades generales y comunes del Servicio Público y extensivas al Sector
Privado, sujeto al pago correspondiente. Incluye los adiestramientos del
Calendario de Actividades que se distribuye a los administradores individuales,
municipios, corporaciones públicas y empresas privadas. Estas actividades forman
parte del Plan Global de Adiestramiento de la Oficina.
2. Actividad Especial Se refiere a las experiencias de aprendizaje especializadas
que desarrolla la División para el Desarrollo del Capital Humano, dirigidas a
atender necesidades particulares o específicas de las organizaciones públicas y
privadas. Esta actividad puede estar dirigida a la certificación de cursos o
programas de adiestramiento, educación continua 0 destinada a la realización de
eventos extraordinarios como: asambleas, congresos, conferencias anuales o
simposios, entre otros.
3. Adiestramiento Experiencia de aprendizaje que busca actualizar al individuo en
áreas o temas relacionados con su preparación académica o las funciones que
realiza.
4. Administrador Individual Agencia u organismo comprendido dentro del
Sistema de Administración de Recursos Humanos cuyo personal se rige por el
principio de mérito y se administra en forma autónoma con el asesoramiento,
seguimiento y ayuda técnica de la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico.
5. Agencia Conjunto de funciones, cargos y puestos que constituyen toda la
jurisdicción de una autoridad nominadora, independientemente de que se le
denomine departamento, municipio, corporación pública, oficina, administración,
comisión, junta 0 de cualquier otra forma.
6. Autoridad Nominadora Significará todo jefe de agencia con facultad legal para
hacer nombramientos para puestos en el Gobierno.
7. Beca Ayuda monetaria que se concede a una persona para que prosiga estudios
superiores en una universidad o institución reconocida con el fin de ampliar su
preparación profesional 0 técnica.
8. Becario Significa una persona o empleado a quien se le concede una beca para
estudio y se compromete mediante contrato a rendir servicios al gobierno por un
tiempo determinado.
3
9. Capacitación Implica un cambio permanente del comportamiento, que refleja
un aumento en conocimientos, habilidades y destrezas, conseguidos a través de
diferentes experiencias de aprendizaje. Consiste en proporcionar a los empleados
conocimientos nuevos o actuales y las habilidades necesarias para desempeñar su
trabajo.
10. Conferencia Actividad de adiestramiento que provee al participante la
oportunidad de recibir información actual sobre un tema o problema específico
desde uno o varios puntos de vistas.
11. Congreso Conlleva la presentación de expertos en diferentes materias que giran
en torno a un tema central. La audiencia es amplia y se utilizan diferentes
metodologías de enseñanza entre las que se destacan sesiones plenarias, foros,
paneles y conferencias concurrentes. Puede generarse una participación limitada
de la audiencia y el debate entre los expertos.
12. Curso Estudio sobre una materia, desarrollada por unidades, para ser explicada
o destinada a ser explicada durante cierto tiempo. Se refiere a una serie de
lecciones que forman la enseñanza de una materia.
13. Desarrollo Profesional Proceso mediante el cual un empleado a través de la
oportunidad que le brinda la agencia o entidad donde se desempeña para su
participación en actividades de aprendizaje disponibles, incrementa sus
conocimientos, destrezas y habilidades, de manera que alcance la óptima
ejecución de sus funciones y una mejor proyección profesional. Se percibe como
una evolución progresiva de índole intelectual que repercute en el logro de los
objetivos organizacionales.
14. Director Significará el Director de la Oficina.
15. División - Significará la División para el Desarrollo del Capital Humano.
16. Educación Continua Proceso orientado a mantener una formación integral con
especial atención a incorporar y reforzar nuevos conocimientos para evitar la
desactualización. También se usa para describir la educación o adiestramiento que
trasciende a la que es requerida para un grado, licencia o certificación.
Regularmente esta educación es requerida por las Juntas Reglamentadoras de
diversas profesiones u ocupaciones.
17. Expediente de Proceso de Beca 0 Licencia con Sueldo Es el conjunto de
documentos que evidencia desde sus comienzos las gestiones realizadas.
18. Expediente del Becario 0 Empleado Es el conjunto de documentos que
evidencia desde que el empleado o becario comienza las gestiones hacia el logro
de la misma. Se cierra cuando termina el compromiso de servicios contraído o es
declarado incumplidor de contrato o inelegible para el servicio público.
4
19. Garantes y/o fiadores solidarios Personas de solvencia moral y económica que
puedan responder por el becario o empleado en caso que éste no cumpla con los
términos del contrato.
20. Habilidad Capacidad y disposición para hacer algo; destreza en ejecutar algo;
cada una de las cosas que una persona ejecuta con dominio y destreza.
21. Incumplidor 0 deudor Toda persona a quien se le haya concedido una beca o
licencia con sueldo que no cumpla con la obligación contraída. Este reembolsará
la cantidad invertida, más los intereses de tipo legal desde el momento en que
fueron desembolsados los fondos y será inelegible para el servicio público por
tiempo igual al triple del tiempo de estudios.
22. Intercambio Reciprocidad e igualdad de consideraciones y servicios entre
entidades o corporaciones análogas, de diversos países o del mismo país.
23. Inventario de Necesidades Proceso de recopilación de las necesidades de
adiestramiento de los servidores públicos. Sirve de base al plan de adiestramiento,
capacitación y desarrollo de los recursos humanos, el cual es necesario para
promover el desempeño eficiente y actualizado en el ejercicio de sus funciones.
24. Ley Se refiere a la Ley Núm. 184 de 3 de agosto de 2004, según enmendada,
conocida como "Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el
Servicio Público del Estado Libre Asociado de Puerto Rico".
25. Licencia Facultad o permiso para hacer algo.
26. Licencia con Sueldo para Estudios Licencia concedida por la Autoridad
Nominadora a un empleado con status regular, luego de competir y ser
seleccionado para llevar a cabo estudios en instituciones de enseñanza superior
reconocidas por el Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Requiere el
compromiso mediante contrato de rendir servicios al gobierno una vez terminados
los estudios por el período de tiempo establecido en el mismo. Se podrán
conceder licencias a empleados con status probatorio o transitorio cuando haya
dificultad de reclutamiento y sea necesario que el empleado complete el requisito
para obtener una licencia profesional u ocupacional para obtener un puesto con
carácter regular. Los empleados en uso de licencia con sueldo para estudios
recibirán el sueldo total 0 parcial, según se determine.
27. Licencia Sin Sueldo para Estudios Permiso concedido por la Autoridad
Nominadora para cursar estudios en instituciones de enseñanza superior
reconocidas por el Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
28. Memorando de Inelegible para el Servicio Público Significará el documento
oficial que envía la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico informando a todas las agencias y municipios el período o término
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mediante el cual una persona no podrá ocupar puestos en cualquier dependencia
gubernamental.
29. Necesidad de Adiestramiento - Fase donde se readiestra y actualiza al empleado
en áreas, temas y asuntos relacionados con las funciones que ejerce.
30. Necesidad General 0 Común - Necesidad de adiestramiento del Servicio Público
que se repite en unas y otras agencias.
31. Necesidades Especializadas Necesidad de adiestramiento de alto peritaje.
Podría requerirse pago por la coordinación y ofrecimientos de la misma.
32. Necesidad Particular 0 Específica Necesidad de destrezas, conocimientos,
habilidades o actitudes específicas de la cual carece un grupo profesional u
ocupacional de una organización pública o privada para ejecutar labores o
funciones propias de un puesto o para el logro de los objetivos organizacionales.
Constituye una necesidad particular y específica; toda aquella necesidad que no
cumpla con la definición de necesidad general 0 común. La Oficina coordinará
la prestación del servicio y establecerá un costo por los mismos a los
administradores individuales.
33. Oficina Significará la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado.
34. Pago de Matrícula - Constituye el pago total o parcial de los derechos de
matrícula en cursos universitarios o especiales que se estimen necesarios al
servicio y que sirvan para el mejoramiento de conocimientos y destrezas del
empleado para la realización de sus funciones o para su desarrollo profesional.
35. Pasante El que participa de un adiestramiento especial en una organización
distinta a la que trabaja con el propósito de conocer sobre el funcionamiento
práctica de aspectos profesionales especializados.
36. Pasantía Es una forma de adiestramiento en el servicio, en el cual un experto en
un área específica, en el desarrollo de un trabajo, adiestra a cierto personal en los
conocimientos y destrezas esenciales para la realización del mismo. Requiere del
diseño de una experiencia secuencial de aprendizaje, donde cada participante
pueda responder a la instrucción recibida.
37. Plan de Adiestramiento Documento en el que se detallan las estrategias y
medios que utilizará la agencia para satisfacer las necesidades de adiestramiento y
capacitación identificadas en su personal. Incluye, además, la proyección
presupuestaria para operacionalizar el plan de adiestramiento.
38. Plan Global de Adiestramiento Documento en el que se agrupan las
necesidades de adiestramiento y capacitación que someten anualmente las
agencias a la Oficina. Incluye las estrategias y medios que utilizará la División
para atender las necesidades generales y comunes del Servicio Público.
6
39. Principio de Mérito - Principio que regirá el Servicio Público, de modo que sean
los más aptos los que sirvan al Gobierno y que todo empleado sea seleccionado,
adiestrado, ascendido, tratado y retenido en su empleo en consideración al mérito
y capacidad, sin discrimen conforme a las leyes aplicables, incluyendo discrimen
por razón de raza, color, sexo, nacimiento, origen 0 condición social, por ideas
políticas o religiosas, edad, condición de veterano, ni por impedimento fisico o
mental.
40. Programa - Es la presentación ordenada y sistematizada del conjunto de
ofrecimientos que satisfacen las necesidades de adiestramiento. Se requiere de la
participación total en el mismo para obtener la certificación correspondiente.
41. Seminario - Es una estrategia de adiestramiento que depende principalmente del
conocimiento de un experto en contenido. La audiencia generalmente tiene
conocimiento sobre el tema y se espera que puedan intercambiar puntos de vista
con el adiestrador. Generalmente participan grupos especializados.
42. Simposio Conlleva la presentación de diferentes puntos de vista de varios
expertos sobre un tema. La audiencia es amplia y su función principal es
escuchar, aunque puede haber oportunidad para generar preguntas. Se utiliza un
moderador para presentar a los conferenciantes, resumir y guiar el proceso de
preguntas. Generalmente hay poca interacción entre los expertos.
43. Taller Término utilizado para describir una actividad de adiestramiento
intensiva donde se aprende principalmente haciendo o ejecutando una acción. Se
fundamenta en la interacción y en las técnicas de adiestramiento participativas.
44. Sistema de Recursos Humanos Agencias constituidas como Administradores
Individuales.
IV. FUNCIONES DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
La ORHELA tendrá las siguientes funciones y facultades con respecto a esta
División:
La ORHELA establecerá la política pública en todo lo relacionado con
investigaciones y estudios en la administración de Recursos Humanos, así como
en todo lo relativo al adiestramiento y desarrollo de personal público.
1. Realizará estudios e investigaciones dirigidas a ofrecer asesoramiento a las
agencias de modo que los supervisores y el personal directivo de las mismas
estén preparados y adiestrados para trabajar en un ambiente donde los
trabajadores estén organizados en sindicatos.
2. Implantará un programa integral de capacitación en administración de
recursos humanos y relaciones laborales del servicio público. Proveerá
7
asesoramiento, ayuda técnica 0 cualquier otro servicio, seminarios o
conferencias para el desarrollo y mantenimiento del Sistema de los Recursos
Humanos u otros asuntos relacionados a aquellos organismos públicos,
privados 0 casi públicos, incluyendo los municipios.
3. Facturará por los servicios técnicos y de adiestramiento, así como por el uso
de facilidades, materiales y equipo, que se preste a instrumentalidades,
corporaciones públicas 0 componentes del gobierno que no sean parte del
Sistema de Recursos Humanos que se crea en virtud de la Ley Núm. 184, y al
Sector Privado cuando es a solicitud de éstos.
4. Contratará los servicios de cualesquiera funcionarios 0 empleados de
cualquier departamento, agencia, junta, corporación pública, instrumentalidad
0 subdivisión pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, incluyendo
sus municipios, y podrá compensarles por los servicios adicionales que
presten como adiestradores 0 conferenciantes en actividades de
adiestramientos y capacitación de personal, fuera de sus horas regulares de
trabajo y previo consentimiento escrito de la Autoridad Nominadora del
organismo gubernamental al cual preste servicios sin sujeción a lo dispuesto
en el Artículo 177 del Código Político.
5. Aceptará donaciones o fondos por concepto de asignaciones, materiales,
propiedades u otros beneficios análogos cuando provengan de cualquier
persona o institución privada o del Gobierno Federal o de los gobiernos
municipales o de cualquier instrumentalidad o agencias de dichos gobiernos.
6. Celebrará convenios, acuerdos o contratos que sean necesarios o convenientes
para la realización de adiestramientos o investigaciones o para la realización
de los propósitos de la Ley Núm. 184, entre otros, con organismos del
Gobierno Federal, agencias del Estado Libre Asociado, los municipios,
individuos e instituciones particulares con o sin fines pecuniarios.
V. FUNCIONES GENERALES DE LA DIVISIÓN PARA EL DESARROLLO
DEL CAPITAL HUMANO
A. La División llevará a cabo las funciones que se indican a continuación¹:
1. Identificará las necesidades para el desarrollo de recursos humanos en el
servicio público.
2. Planificará, administrará y evaluará las actividades de capacitación y
adiestramiento para atender necesidades de personal en el servicio público.
3. Desarrollará programas de investigación en el campo de la administración de
recursos humanos.
¹La función dc cvaluación identificada cn cl número 2, así como las funciones 3 y 4 SC realizarán cn
coordinación con la Oficina de Planificación, Investigación, Evaluación y Desarrollo.
8
4. Asesorará a las agencias del Gobierno en la implantación de los resultados
positivos de las investigaciones para el mejoramiento de la administración de
recursos humanos.
5. Coordinará el programa de becas que concede el Gobierno para las agencias.
6. Desarrollará en coordinación con las agencias, un programa de pago de
matrícula para estudios.
7. Planificará en coordinación con las agencias, la concesión de licencias con
sueldo para estudios.
8. Ofrecerá servicios de asesoramiento a las agencias sobre el desarrollo de sus
respectivos programas de adiestramiento, licencias para estudios y pago de
matrícula mediante acuerdos entre las partes.
9. Desarrollará programas de asistencia técnica a las agencias en áreas tales
como actividades de diagnóstico de necesidades de adiestramiento, promoción
de actividades de adiestramiento, guía de recursos disponibles, intercambio de
materiales de adiestramiento, desarrollo de adiestradores, planificación de
programas, facilidades de adiestramiento y otros.
10. Participará en esfuerzos colaborativos y alianzas con diferentes instituciones
públicas y privadas para el desarrollo de actividades de adiestramiento para
beneficio del sector público y privado.
11. Gestionará y promoverá el uso de recursos externos para fortalecer y
desarrollar los programas de adiestramiento.
12. Mantendrá un sistema de registro de actividades, participantes, costos y otros
informes relevantes a las funciones de la División y a su responsabilidad con
el Servicio Público.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS QUE REGIRÁN EL
ADIESTRAMIENTO Y LA CAPACITACIÓN DE LOS RECURSOS
HUMANOS
A. Estudio de necesidades y plan de adiestramiento
1.
Cada agencia, será responsable de elaborar un plan semestral o anual para
el adiestramiento, capacitación y desarrollo de sus recursos humanos
basado en un estudio de necesidades y prioridades programáticas.
2.
Con el propósito de cumplir con la función esencial de identificar las
necesidades para el desarrollo de los recursos humanos en el Servicio
Público, la Oficina requerirá la entrega del plan de adiestramiento
9
semestral o anual a todos los componentes de las tres Ramas de Gobierno.
El plan deberá ser aprobado por cada Autoridad Nominadora.
3.
El plan deberá incluir el uso adecuado de medios de adiestramiento tales
como: becas, licencias con o sin sueldo para estudios, seminarios, talleres
o cursos de educación intensa, pago de matrícula, pasantías 0 intercambio
de personal en Puerto Rico 0 con el exterior.
4.
Se podrá ofrecer el asesoramiento y ayuda técnica para la elaboración del
plan de necesidades de adiestramiento, así como el estudio en que se base
dicho plan.
5.
La Oficina emitirá las comunicaciones correspondientes para la
presentación del Plan de Adiestramiento que se referirá a la División.
6.
La División para el Desarrollo del Capital Humano diseñará, validará y
administrará instrumentos para la determinación de necesidades de
adiestramiento de la fuerza laboral para la posterior planificación de los
ofrecimientos a corto y a largo plazo.
7.
En la preparación del plan de adiestramiento se deberán considerar los
siguientes elementos:
a. Las necesidades presentes y futuras.
b. Las prioridades programáticas de la organización a corto y a largo
plazo.
C. La identificación precisa de los resultados a que se aspira obtener
mediante el adiestramiento, la capacitación y el desarrollo de los
recursos humanos.
d. Los estándares de ejecución que se establezcan para la evaluación del
personal.
e. El compromiso gerencial con el plan en cuanto a la inversión de
recursos y de tiempo necesarios para el desarrollo del personal.
Los planes de adiestramiento deberán incluir todas aquellas actividades de
adiestramiento que se proyecten realizar durante el año fiscal siguiente. Las
mismas deben ser expresadas en forma concreta, pero a su vez, deben proveer
flexibilidad para dar atención a nuevas necesidades que surjan en el interés del
desarrollo continuo de los empleados en el Servicio Público. El plan incluirá
también, estimados de costos de las actividades programadas.
Una vez aprobado por la Autoridad Nominadora, el plan de adiestramiento deberá
estar disponible al personal que tendrá participación en su ejecución y en la
evaluación de sus resultados.
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B. Plan global de adiestramiento
1. Todos los componentes gubernamentales de las tres Ramas de Gobierno enviarán
sus planes de adiestramiento a la División, la cual recibirá los mismos e
identificará aquellas necesidades del Servicio Público que por un alto nivel de
repetición o por estar investidas de un gran interés público, se considerarán
generales y comunes. A base de la identificación de dichas necesidades y de la
información que obtenga de sus propios programas de investigación, la División
preparará el Plan Global de Adiestramiento.
2. El Plan Global de Adiestramiento incluirá todas las actividades de adiestramiento
que la División realizará durante el año fiscal siguiente para atender las
prioridades de adiestramiento del Servicio Público y los medios para realizarlas.
3. El Plan Global se divulgará a todos los componentes de las tres Ramas de
Gobierno en 0 antes del 31 de diciembre de cada año. Aquellas actividades no
incluidas en el Plan Global, que la Oficina determine que son necesarias ofrecer,
serán publicadas mediante memorandos o promociones especiales.
4. La División será responsable de administrar el Plan Global de Adiestramiento
publicado y de coordinar todas las actividades de adiestramiento necesarias para
satisfacer las necesidades generales y comunes del Servicio Público, considerando
su capacidad fiscal y los recursos disponibles.
C. Normas que regirán la atención de necesidades de adiestramiento
1. Las necesidades generales y comunes de adiestramiento y capacitación de los
recursos humanos para responder a prioridades en el Servicio Público se
canalizarán a través de la Oficina.
2. Cuando surjan necesidades específicas, cada agencia establecerá, en coordinación
con la Oficina, los criterios para la selección de las personas a ser adiestradas, los
instructores, el contenido de los cursos de adiestramientos y la evaluación de
éstos, y mantendrá evidencia de los mismos. De existir necesidades especificas o
de adiestramientos solicitados por las agencias, la Oficina coordinará la prestación
del servicio y establecerá un costo por los mismos a los administradores
individuales.
3. Las necesidades particulares y específicas para el desarrollo de los recursos
humanos podrán ser atendidas por cada administrador individual cuando la
Oficina les certifique que no puede satisfacer las mismas, según incluidas en el
plan de adiestramiento.
4. Las agencias mantendrán un historial por cada empleado de los adiestramientos
recibidos, de modo que puedan utilizarse para tomar decisiones relativas a
11
ascensos, traslados, asignaciones de trabajo, evaluaciones y otras acciones de
personal compatibles con el Principio de Mérito.
VII. POLÍTICA DE PARTICIPACIÓN EN LAS ACTIVIDADES DE
ADIESTRAMIENTO Y PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE
SERVICIOS DE LA DIVISIÓN PARA EL DESARROLLO DEL CAPITAL
HUMANO
A. Actividades de Adiestramiento, Desarrollo y Capacitación
1. La División publicará semestralmente un Calendario de Adiestramientos con
una programación amplia de actividades conducentes al desarrollo de los recursos
humanos que integran la fuerza laboral del País. El mismo incorpora diversas
modalidades educativas para satisfacer las prioridades de las necesidades
generales y comunes del Servicio Público. Realizará, además, publicaciones
mensuales para divulgar nuevos ofrecimientos y servicios.
2. La División coordinará actividades especiales a través de las cuales se atenderán
las necesidades particulares y específicas de grupos profesionales u
ocupacionales. Estas actividades constituyen experiencias de aprendizaje
especializadas y pueden estar dirigidas a la certificación de cursos o programas de
adiestramiento, educación continua o destinadas a la realización de eventos
extraordinarios como: asambleas, congresos, conferencias anuales o simposios,
entre otros.
3. La División desarrollará actividades especiales de adiestramiento para atender las
necesidades particulares y específicas del Servicio Público. Satisfacer las
necesidades particulares y específicas de los empleados públicos requiere de una
coordinación especial y diferente. Para poder atender las mismas, la Oficina
requerirá el pago del costo que cubra los gastos relacionados a cada proyecto
desarrollado.
4. La naturaleza de cualquier actividad específica, especial o especializada demanda
la contratación de recursos y servicios que, como regla general, no están
proyectados en el presupuesto del Plan Global de Adiestramiento. La Oficina
requerirá el pago para cubrir los gastos relacionados a tales proyectos.
El propósito de todas estas estrategias de adiestramiento es impartir a los servidores
públicos las competencias necesarias en términos de conocimientos, actitudes y
destrezas para la efectividad en la prestación de servicios.
B. Normas de Matrícula en las actividades del Calendario de Adiestramientos
o en Actividades Especiales
1. En las actividades regulares del Calendario o actividades especiales auspiciadas
por la Oficina, los coordinadores de adiestramiento de cada agencia, corporación
0 municipio matricularán a sus empleados a través de los coordinadores de
adiestramientos de la División. Cada agencia utilizará el procedimiento
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establecido en la política institucional publicada en el Calendario de
Adiestramiento o en el Memorando Especial que emita la Oficina a esos fines. Es
requisito completar el Formulario de Autorización y Matrícula para
Adiestramiento (ORHELA 220) y referirlo a la División para el Desarrollo del
Capital Humano, no menos de diez (10) días laborables antes del ofrecimiento.
En ofrecimientos especiales, podrán establecerse otros requisitos.
2. En las actividades regulares que se publican en el Calendario de Adiestramientos
(necesidades generales y comunes), los administradores individuales indicarán la
frase libre de costo en el espacio designado para la forma de pago; esto de
conformidad con las disposiciones de la Sección 4.3(h) de la Ley Núm. 184.
3. En actividades especiales que se requiera el pago por participación a los
administradores individuales, éstos enviarán cinco (5) días antes de la actividad el
Comprobante de Pago Interagencial (Modelo SC-743) y Hoja de Control (Modelo
SC-714) completados en su totalidad con las firmas autorizadas y número de cifra
de cuenta. Aquellas agencias que procesan sus pagos electrónicamente con el
sistema de contabilidad PRIFAS tendrán que proveer copia del comprobante
procesado al Coordinador de Adiestramiento de la División y así lo indicarán en
el proceso de registro. La cifra de cuenta de ingreso de la Oficina es la R5490-
418-0270000/081-1998. Este procedimiento aplica a las agencias excluidas de la
Ley Núm. 184, que se rigen por el Departamento de Hacienda.
4. Para garantizar la mayor participación de los empleados de los administradores
individuales, la División considerará, entre otros, los siguientes criterios para
atender las necesidades generales y comunes de las agencias:
a. Prioridades de adiestramiento incluidas en el Plan de Adiestramiento
sometido a la Oficina.
b. Disponibilidad de espacios.
C. Frecuencia de participación de la agencia en las actividades de la División.
5. Los participantes en su carácter individual de las corporaciones públicas y
municipios deberán efectuar el pago en cheque certificado o giro postal a nombre
del Secretario de Hacienda, en o antes del día del adiestramiento.
6. La Oficina no aceptará participantes en los adiestramientos sin el Formulario de
Autorización y Matrícula para Adiestramiento y sin la evidencia de pago
correspondiente.
7. El proceso de cancelación de matrícula se hará mediante el formulario
denominado Cancelación de Matrícula de Adiestramiento (ORHELA 220 A)
Este formulario deberá recibirse en un término de cinco (5) días laborables antes
del ofrecimiento. De no cumplir con lo indicado, se procederá con el trámite de
facturación que corresponda. Se exhorta a los administradores individuales a
cumplir con esta norma para maximizar su oportunidad de participación en los
adiestramientos. Se documentará en los informes requeridos por ley a la Oficina,
13
el nivel de participación de los empleados y de cancelación de matrículas o
actividades por agencia. Los informes de participación y cancelación de
adiestramientos se le referirán a la Autoridad Nominadora de cada agencia. De
identificarse un patrón repetido de ausencia por el personal nominado por el
administrador individual se procederá a establecer una penalidad.
8. Se recomienda la sustitución de empleados matriculados que por razones
justificadas no puedan asistir a las actividades. En estos casos se requiere
completar el Formulario de Autorización y Matrícula para Adiestramiento
para el nuevo participante. No se concederán créditos, ni reembolsos por personas
matriculadas que no asistan a los adiestramientos.
9. Como norma general, para obtener el certificado de participación de un
adiestramiento, el participante deberá completar el 100% de asistencia de horas
del ofrecimiento, a menos que en la publicación del ofrecimiento la División
determine un criterio diferente. Algunos adiestramientos podrán requerir, además,
el dominio de pruebas para obtener el certificado. Un ejemplo de este tipo de
adiestramientos es el de Técnicas de Comunicación con el Sordo.
10. Al registrar las matrículas, el Coordinador de Adiestramiento de cada agencia,
deberá indicar si el participante requiere acomodo razonable.
C. Solicitud de Actividades de Adiestramiento para Atender Necesidades
Particulares y Específicas del Servicio Público
1. Toda solicitud de adiestramiento para atender necesidades particulares y
específicas de las agencias, municipios o corporaciones públicas deberá dirigirse
al Director de la Oficina.
2. Las solicitudes de los administradores individuales serán evaluadas y se ofrecerán
los servicios de adiestramiento conforme lo permitan los recursos de la Oficina.
Éstas deberán recibirse en la División con por lo menos treinta (30) días de
anticipación a la fecha en que se interese el ofrecimiento. La fecha oficial de
recibo será la registrada por la Sección de Correspondencia de la Oficina. El
Director contestará la solicitud por escrito e indicará las normas relacionadas con
la coordinación. Algunos criterios al considerar las solicitudes serán:
a. Entrega del Plan Anual de Adiestramiento en la fecha establecida por la
Oficina.
b. Prioridades programáticas de la agencia en la implantación de su Política
Pública.
C. Necesidad de adiestramiento detectada por área programática.
d. Naturaleza del servicio que presta la agencia.
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e. Cantidad de empleados por grupo profesional u ocupacional que requieren
adiestramiento.
f. Número de regiones u oficinas locales.
g. Participación del Coordinador de Adiestramiento de la agencia en reuniones
de discusión y evaluación del Plan de Adiestramiento y programación
semestral de actividades con los empleados designados por la División.
h. Cambios en tecnología, estructura o funcionamiento organizacional que
amerite el adiestramiento del personal.
i. Hallazgos de auditorias realizadas por la Oficina u otros organismos con
facultad para realizar las mismas.
j. Participación de la agencia en investigaciones y estudios desarrollados por
la División.
k. Cualquier otro criterio que la Oficina considere relevante al evaluar una
solicitud de participación en adiestramiento conforme a la experiencia técnica
del personal de la División.
3. Las solicitudes de los municipios, corporaciones públicas y agencias excluidas de
la Ley Núm. 184 serán evaluadas según sean recibidas. Se ofrecerán los servicios
de adiestramiento, sujeto al acuerdo de prestación de servicios y compromiso de
pago suscrito entre la Oficina y la organización que solicita el servicio.
VIII. PROGRAMAS DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN
La Sección 6.5, inciso (3) de la Ley Núm. 184, dispone que la División podrá asesorar a
las agencias en el desarrollo de sus respectivos programas de adiestramiento, incluyendo
la administración de becas, licencias para estudios con sueldo y programas de pago de
matrícula.
1. Los beneficiarios del programa de becas o licencia con sueldo para estudios de
cualquier agencia o municipio vendrán obligados a prestar servicios al Gobierno
por tiempo igual al doble del tiempo de estudio, una vez terminados los mismos, a
menos que la Oficina le exima de dicha obligación. Asimismo, el Gobierno
vendrá obligado a emplear a los becarios con arreglo a las posibilidades
económicas y necesidades del servicio expuestos en el contrato otorgado.
2. Las agencias establecerán en reglamentación interna que responda a las
necesidades de servicio en áreas especializadas o que están dirigidas a la
capacitación de recursos humanos en el servicio público.
3. En la concesión de becas se cumplirá con los siguientes requisitos:
a. Se anunciarán las oportunidades para el otorgamiento de becas.
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b. Los candidatos competirán en igualdad de condiciones.
C. Se seleccionarán candidatos de entre los que resulten cualificados. Si
luego de anunciadas las oportunidades y completados los procedimientos
hubiera sólo un candidato cualificado, podrá concederse a éste la beca.
Todo becario que sea nombrado al completar sus estudios, estará exento
de tomar el examen correspondiente a la clase de puesto, o su equivalente
en otros planes de valoración, para la cual se le otorgó la beca.
d. Se podrán conceder becas sin oposición cuando las exigencias especiales y
excepcionales del servicio y las cualificaciones de los empleados, así lo
justifiquen.
e. Las personas seleccionadas para obtener becas o licencias con sueldo para
estudios formalizarán contratos comprometiéndose, entre otras cosas, a
trabajar en el servicio público por el tiempo anteriormente establecido.
f. Toda persona a quien se le haya concedido una beca o licencia con sueldo
para estudios que no cumpla con la obligación contraída, reembolsará la
cantidad invertida más los intereses de tipo legal desde el momento en que
fueron desembolsados los fondos y será inelegible para el servicio público
por tiempo igual al triple del tiempo de estudios.
g. La Autoridad Nominadora congelará el puesto reservado al becario,
excepto que, por necesidades del servicio se podrá cubrir mediante
nombramiento transitorio por el tiempo que dure la beca.
h. De no existir un puesto vacante para nombrar al becario una vez
completados los estudios, el puesto se creará de cualquier fondo
disponible en la Agencia. Si por alguna situación impredecible o de
emergencia esto no fuera posible, podrá incluirse el nombre del becario en
el registro de elegibles para clases de puestos iguales o similares al puesto
para el cual se concedió la beca.
IX. EXPEDIENTES DE ADIESTRAMIENTO E INFORMES
1. La División mantendrá expedientes de las diferentes actividades de adiestramiento
que se realicen. La División también tendrá disponible la documentación
relacionada con:
a. Registro de asistencia de participantes y adiestradores.
b. Registro de actividades celebradas, costos e ingresos por concepto
de las mismas.
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C. Informes de las evaluaciones de cada actividad de adiestramiento que
se realice, de donde se obtiene un análisis para emitir recomendaciones
sobre las mismas.
2. La División preparará informes mensuales, semestrales y anuales sobre
la administración de la función de adiestramiento en el servicio público.
3.
Anualmente las agencias enviarán a la Oficina un Informe de Cumplimiento del
Plan de Adiestramiento. Este informe deberá incluir la información sobre las
actividades de adiestramiento y capacitación ofrecidas, número de empleados
participantes e información narrativa y estadística sobre logros alcanzados.
X. CONSEJO ASESOR PARA EL DESARROLLO DE LA CARRERA PÚBLICA
1. Se crea el Consejo Asesor para el Desarrollo de la Carrera Pública con el
propósito de profesionalizar la carrera del Servidor Público, de manera que
éstos estén preparados para enfrentar los retos organizacionales y ofrecer un
mejor servicio a la ciudadanía. El Consejo será responsable de garantizar que
la capacitación de los empleados esté orientada al logro de las metas y
compromisos de cada agencia.
2. El Consejo estará compuesto por nueve (9) miembros los cuales se enumeran
a continuación:
a. Director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto o su Representante
Autorizado.
b. Secretario de Educación 0 su Representante Autorizado.
C. Director de la Oficina, quien será su presidente.
d. Seis (6) Jefes de Agencia designados por el Gobernador, a base de las
prioridades gubernamentales de desarrollo profesional.
3. Las funciones del Consejo Asesor son las siguientes:
a. Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del
personal gubernamental.
b. Asesorar al Director de la Oficina sobre recursos, mecanismos,
programas y otros, disponibles para aumentar la efectividad de la
División para el Desarrollo del Capital Humano.
C. Recomendar al Director de la Oficina sobre la incorporación de
actividades y desarrollo de capacitación que atiendan las necesidades
de las agencias.
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d. Llevar a cabo reuniones periódicas que no serán menos de tres (3) al
año.
e. Presentar al Gobernador un informe anual en julio de cada año que
incluirá los resultados obtenidos en el año fiscal que concluye.
XI. CLAUSULA DE DEROGACIÓN
Esta Carta Normativa Especial deroga el Reglamento para la Operación y
Funcionamiento del Instituto para el Desarrollo de Personal en el Servicio Público,
aprobado el 15 de noviembre de 1976 y el Memorando Especial Núm. 6-2004 de 29 de
octubre de 2004.
XII. VIGENCIA
Las disposiciones de esta Carta Normativa Especial entrarán en vigor treinta (30) días
después de su radicación en el Departamento de Estado, a tenor con lo dispuesto en la
Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como Ley de
Procedimiento Administrativo Uniforme.
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