Contratación de servicios

(a) Todo contrato deberá incluir, asegurándose la Corporación de que se actualice el contenido de los contratos de acuerdo a las normativas vigentes al momento de ser suscrito, lo siguiente: Página #11 Guías para la evaluación, selección, contratación y administración de servicios profesionales (1) La disposición legal que faculta a la Corporación a otorgar contratos. (2) El nombre completo del proveedor, según consta inscrito en el Registro Demográfico 0 el Departamento de Estadisticas Vitales del lugar donde procede. Cuando se contrate con una persona jurídica, tiene que indicarse el nombre íntegro según surge del Registro de Corporaciones 0 Sociedades del Departamento de Estado o del Departamento de Hacienda, según sea el caso, e identificar la persona que comparece en su representación. (3) Una cláusula con las circunstancias personales del proveedor. Como parte de la descripción del proveedor, el contrato debe indicar el estado civil, la mayoría de edad, el lugar de residencia y la profesión. Si el proveedor es un ente corporativo, deberá suministrar copia certificada de su certificado de incorporación expedida por el Departamento de Estado. (4) El número de seguro social de quien va a contratarse. Cuando se contrate con una persona jurídica, se debe indicar el número de seguro social patronal. Cuando la parte contratante sea extranjera y no tenga número de seguro social, se utilizará su número de pasaporte 0 visa. (5) La fecha de otorgamiento y la fecha de vigencia del contrato. Por regla general, las entidades gubernamentales no podrán otorgar contratos que cubran más de un año fiscal para no comprometer presupuestos futuros. El contrato podrá cubrir dos años fiscales pero se limitará a doce meses y deberá incluir una cláusula que especifique que el mismo será hasta el cierre de año y que se prorrogará hasta cumplir los doce meses calendarios siempre y cuando las partes estén de acuerdo y haya fondos disponibles en la partida presupuestaria apropiada. A modo excepcional, se permitirán contratos gubernamentales multianuales cuando el servicio se pueda obtener de forma más eficiente y económica, y sea imprescindible para garantizar el servicio público. Página #12 Guias para la evaluación, selección, contratación y administración de servicios profesionales (6) Los servicios u obligaciones que se requieren por el gobierno. Los servicios que se contraten tienen que estar descritos detalladamente en el texto del contrato. (7) La cuantía máxima a pagarse. (8) La forma de pago, es decir, si se factura basándose en honorarios por horas; O mediante suma alzada por tareas, por fases terminadas O un pago global a la terminación de la prestación de servicios; entre otros. (9) Disposiciones que establezcan que la factura deberá ser específica, desglosada y, en el caso de que se facture en honorarios por hora, deberá estar acompañada de un informe que detalle los servicios prestados y las horas invertidas en la prestación de los servicios. La factura que se someta debe incluir una certificación indicando que los servicios fueron prestados y aún no han sido pagados. Además, se debe indicar que ningún servidor público de la entidad contratante es parte 0 tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato, objeto de esa factura, y de ser parte 0 tener interés en las ganancias o beneficios producto del contrato debe especificar si ha mediado una dispensa. (10) Disposiciones relativas al Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, según enmendada, "Civil Rights Act"; (11) Disposiciones para asegurar el cumplimiento de las partes con la Ley 12 de julio de 1985, según enmendada, conocida como Ley de Ética Gubernamental, asegurando que la parte contratada no tenga conflicto de intereses con la Corporación, e incluyendo una cláusula mediante la cual las partes aseguren que ningún empleado O funcionario de la Corporación o ningún miembro de sus unidades familiares tienen directa o indirectamente, interés pecuniario en los efectos del contrato. (12) Una cláusula mediante la cual el proveedor deberá certificar que ha rendido planillas de contribución sobre ingresos durante los últimos cinco años contributivos, previo al año que se interesa formalizar el Página #13 Guías para la evaluación, selección, contratación y administración de servicios profesionales contrato, y no adeuda contribuciones al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, de clase alguna; o que se encuentra acogido a un plan de pago, cuyos términos y condiciones está cumpliendo. En aquellos contratos cuyo pago por servicio excede de $16,000 anuales, será necesario incorporar al contrato las certificaciones originales descritas en el inciso (d) del Artículo IV de estas Guías. (13) El contrato deberá incluir una cláusula donde se exprese que dichos documentos se han hecho formar parte del contrato 0 donde se le concede a la parte un término razonable para obtenerlos. (14) Las siguientes cláusulas: i. "Ningún funcionario o empleado público que esté autorizado para contratar a nombre de la agencia ejecutiva para la cual trabaja podrá llevar a cabo un contrato entre su agencia y una entidad o negocio en que él O algún miembro de su unidad familiar tenga O haya tenido durante los últimos cuatro (4) años antes de ocupar su cargo, directa o indirectamente, interés pecuniario." ii. "Ninguna agencia ejecutiva podrá llevar a cabo un contrato en el que cualquiera de sus funcionarios O empleados o algún miembro de las unidades familiares de éstos tenga O haya tenido durante los últimos cuatro (4) años antes de ocupar su cargo, directa 0 indirectamente, interés pecuniario, a menos que el Gobernador, previa recomendación del Secretario de Hacienda y del Secretario de Justicia, lo autorice." iii. "Ningún funcionario o empleado público podrá ser parte o tener algún interés en las ganancias O beneficios producto de un contrato con cualquier otra agencia ejecutiva o dependencia gubernamental a menos que el Gobernador, previa recomendación del Secretario de Hacienda y del Secretario de Justicia, expresamente lo autorice". Sólo podrá llevarse a cabo la contratación en el caso previsto en este inciso sin solicitar y Página #14 Guias para la evaluación, selección, contratación y administración de servicios profesionales obtener la autorización del Gobernador cuando se trate de: (a) Contratos por un valor de tres mil (3,000) dólares o menos y ocurran una sola vez durante cualquier año fiscal. (b) Contratos de arrendamiento, permuta, compraventa, préstamo, seguro hipotecario 0 de cualquier otra naturaleza que se refieran a una vivienda y/o solar provisto o a ser financiado o cuya financiamiento es asegurado o garantizado por una agencia gubernamental. (c) Programas de servicios, préstamos, garantías e incentivos auspiciados por agencias gubernamentales. En los casos especificados en las cláusulas (b) y (c) de este inciso la agencia contratante autorizará las transacciones siempre que concurran los siguientes requisitos: (d) Se trate de contratos, préstamos, seguros, garantías o transacciones accesibles a cualquier ciudadano que cualifique. (e) Las normas de elegibilidad sean de aplicación general (f) El funcionario o empleado público cumpla con todas las normas de elegibilidad y no se le otorgue directa o indirectamente un trato preferente o distinto a del puebio en general. iv. "Ningún funcionario 0 empleado público que tenga la facultad de aprobar o autorizar contratos podrá evaluar, considerar, aprobar o autorizar un contrato entre una agencia ejecutiva y una entidad 0 negocio en que él o algún miembro de su unidad familiar tenga o haya tenido durante los últimos cuatro (4) años antes de ocupar su cargo, directa 0 indirectamente, interés pecuniario." V. "Ningún funcionario 0 empleado público podrá otorgar o autorizar un contrato con persona privada O sabiendas de que esta persona a su vez, esté representando intereses particulares en Página #15 Guías para la evaluación, selección, contratación y administración de servicios profesionales casos 0 asuntos que involucren conflictos de intereses o de política pública entre la agencia gubernamental contratante y los intereses particulares que representa dicha persona privada." A esos efectos, toda agencia gubernamental requerirá de toda persona privada con quien contrate la inclusión de una cláusula contractual en la que dicha persona privada certifique que no está incursa en un conflicto de intereses 0 de política pública conforme a lo descrito en este inciso. vi. "Ninguna agencia ejecutiva contratará con o para beneficio de personas que hayan sido funcionarios O empleados públicos de dicha agencia ejecutiva, hasta tanto hayan transcurridos dos (2) años desde que dicha persona haya cesado en sus funciones como tal. El Gobernador podrá expedir dispensa en cuanto a la aplicabilidad de esta disposición siempre que tal dispensa resulte en beneficio del servicio público. Esta prohibición no será aplicable a contratos para la prestación de servicios ad honorem." (15) Una cláusula que disponga sobre las retenciones correspondientes establecidas en el Código de Rentas Internas. (16) La partida presupuestaria de la cual se pagarán los honorarios del contratista. (17) Una cláusula que disponga que el proveedor no está obligado o a satisfacer una pensión alimentaria o que de estario, está al día O tiene un plan de pagos al efecto. (18) Una cláusula que exprese que, de así requerirse, se ha obtenido la dispensa necesaria de cualquier entidad del gobierno y dicha dispensa se hará parte del expediente de contratación. (19) Una certificación de que el proveedor no ha sido convicto de delitos contra la integridad público según definido en el Código Penal o malversación de fondos públicos y que no se ha deciarado culpable de Página #16 Guías para la evaluación, selección, contratación y administración de servicios profesionales este tipo de delito en los Tribunales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, en los Tribunales Federales o los Tribunales de cualquier jurisdicción de los Estados Unidos de América. De resultar culpable de los delitos antes mencionados, el contrato de servicios profesionales o consultivos quedará resuelto. (20) Una cláusula que lea "A tenor con la Orden Ejecutiva 2001-73 del 29 de noviembre de 2001, el CONSULTOR acuerda que al someter facturas bajo los términos de este contrato, incluirá la siguiente certificación: "Bajo pena de nulidad absoluta, certifico que ningún servidor público de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña, es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura; y de ser parte o tener interés en las ganancias o beneficios producto del contrato, ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes 0 servicios objeto del contrato, ha sido el pago acordado con el representante autorizado de la agencia. El importe de esta factura es justo y correcto, los servicios han sido prestados y no han sido pagados." (21) Una cláusula donde se obligue al proveedor a mantener expedientes separados sobre los servicios contratados, a conservar los mismos por un periodo de seis (6) años y a tenerlos disponibles para examen y análisis por parte del personal autorizado de la Corporación y de la Oficina del Contralor. (22) Disposiciones para asegurar que la relación contractual no constituye una relación entre patrono y empleado; (23) Disposiciones para asegurar que el proveedor efectúe los pagos correspondientes a la aportación patronal e individual del Seguro Social Federal a través del Negociado de Rentas Internas Federal; Página #17 Guías para la evaluación, selección, contratación y administración de servicios profesionales (24) Disposiciones sobre el cumplimiento del proveedor con el Código de Rentas Internas de Puerto Rico; (25) En el caso en que el proveedor aparezca o no en el Registro de Empresas Comunitarias del Caño Martín Peña, una cláusula que lea como sigue: "El CONSULTOR se compromete a cumplir con las disposiciones de la Ley Núm. 84 del 18 de junio de 2002, según enmendada mediante la cual se establece el Código de Ética para Contratistas, Suplidores y Solicitantes de Incentivos Económicos de las Agencias Ejecutivas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El CONSULTOR certifica haber recibido copia del referido Código, al momento de suscribirse este contrato." (26) Una cláusula para que el proveedor se cerciore de que cualquier subconsultor contratado tenga la capacidad y los conocimientos técnicos necesarios para llevar a cabo el trabajo subcontratado de forma eficiente, conformidad técnica y calidad profesional. Se deben incluir parámetros que le permitan a la Corporación aprobar a los subconsultores a ser contratados y evaluar su desempeño. Además, se debe incluir lenguaje que proteja a la Corporación frente a las actuaciones de los subconsultores, y que establezca que el contrato entre el proveedor y el subconsultor debe ser cónsono con el contrato entre el proveedor y la Corporación. (27) Disposiciones sobre la confidencialidad que se espera del proveedor en el manejo de información, y parámetros para la divulgación de información que se genere como producto del contrato. (b) La Corporación deberá tener en el expediente correspondiente certificaciones originales provistas por la parte contratada, descritas en el inciso (d) del Artículo VI de estas Guías. Página #18 Guias para la evaluación, selección, contratación y administración de servicios profesionales (c) Todo contrato, enmienda y certificación de la Oficina del Contralor deberá ser firmado por un representante autorizado del proveedor, el Director(a) y el Presidente(a).