Disposiciones Generales

A. Los funcionarios 0 empleados con función o la supervisión de la actividad de adquisición, no podrán aceptar regalías, prestar dinero a, o tomar dinero prestado de, o tener relación alguna con, firma comercial o individuo que provea servicios o suministros al Departamento. B. Todo funcionario o empleado del Departamento autorizado a solicitar 0 aprobar la adquisición de equipo, materiales y servicios se guiará por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. No se aprobará la adquisición de equipo y materiales de mayor costo, cuando existan sustitutos de menor precio que puedan satisfacer con igual efectividad las necesidades de la Oficina solicitante. C. Solamente se aprobará la adquisición de equipo, materiales y servicios que sean estrictamente necesarios para realizar las actividades para la cual han de adquirirse. D. La responsabilidad de los trámites de la adquisición estará centralizada en la Secretaría Auxiliar de Asuntos Administrativos, División de Servicios Generales, Sección de Compras. E. Solicitud de Compra 1. La Solicitud de Compra incluirá especificaciones que permitan establecer competencia entre varios suplidores y marcas. Se señalará, además, el propósito y uso específico de los artículos o servicios solicitados y cualquier otra característica especial que requiera una evaluación a base de criterios específicos. Dichas solicitudes serán preparadas y presentadas con suficiente antelación, de manera que no conflijan con el 5 tiempo que toma la publicación, estudio, adjudicación y entrega de los productos o servicios. El propósito de los requisitos anteriores es que se pueda determinar la razonabilidad de las especificaciones y condiciones establecidas en cada solicitud y, posteriormente, hacer una mejor evaluación de las ofertas. En aquellas situaciones en que no se pueda someter con la Solicitud de Compra especificaciones que permitan amplia competencia, acompañarán la misma con una justificación señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca o con determinada característica especial. Si el planteamiento así lo justifica, la Secretaría de Asuntos Administrativos podrá efectuar la compra como única fuente de abasto. 2. No se efectuará ninguna transacción en la cual haya fraccionamiento de las compras con el propósito de lograr que la misma se efectúe bajo normas distintas o en un nivel diferente al que le correspondía, conforme al monto envuelto. Las necesidades se agruparán, al efectuar las compras, en tal forma que las transacciones puedan efectuarse en la forma más económica y conveniente al interés público, en armonía con este reglamento. F. El Departamento podrá utilizar las facilidades que ofrecen el almacén, la imprenta y el taller de reparaciones de las Areas de Compra, Servicios y Suministro y de Transporte y Mantenimiento de Vehículos de Motor de la Administración de Servicios Generales, cuando éstas resulten más convenientes, económicas y ventajosas. 6