Expedientes

a. Contenido del expediente El Director, Profesional o Coordinador del PAE preparará un expediente de cada empleado que recibe los servicios del Programa que deberá incluir, entre otros, los siguientes documentos: i. Referido al Programa ii. Hoja de identificación iii. Entrevista inicial iv. Consentimiento para recibir los servicios del Programa V. Referido al proveedor de servicios O al PAE privado vi. Autorización expresa o consentimiento vii. Certificación de asistencia al PAE viii. Notas de progreso ix. Certificación de recomendación del proveedor de servicios. X. Hoja de cierre xi. Notificación al supervisor y empleado sobre cierre del caso si aplica. 25 b. Custodio del Expediente i. Los expedientes estarán bajo la custodia del Director, Profesional, o Coordinador de PAE quienes serán los únicos que tengan acceso a las llaves de los archivos donde se guardarán los mismos. ii. La dependencia gubernamental tiene la obligación de tomar las medidas necesarias para proteger la seguridad y confidencialidad del expediente dándole énfasis a la protección de daño por fuego, agua y el uso por parte de personal no autorizado. c. Inspección y Solicitud del Expediente i. El empleado que reciba servicios del PAE podrá inspeccionar y solicitar su expediente siguiendo el procedimiento establecido en el reglamento interno. De ser necesario el Director, Profesional o Coordinador del PAE podrá consultar con los proveedores de servicios que lo atienden y determinar que se encuentra mentalmente capacitado para interpretar razonablemente la información. ii. No se proveerá información que constituya riesgo para cualquier persona a menos que no exista una orden del Tribunal, en cuyo caso se dispone que la misma se solicitará al Tribunal por la parte afectada por la divulgación de la información. El Director, Profesional O Coordinador del PAE podrá mediante moción notificar al Tribunal sobre el efecto adverso de divulgar dicha información. iii. El PAE ofrecerá una orientación al empleado sobre las posibles consecuencias de la divulgación de la información contenida en el expediente. iv. El empleado podrá solicitar por escrito la inspección o copia de su expediente. Deberá firmar un relevo exonerando al Director, Profesional O Coordinador del PAE de responsabilidad en caso en que la información contenida en el expediente sea divulgada a 26 otros por el propio empleado O cualquier otra persona que tenga contacto con esa información luego de haber sido entregada por el Director, Profesional o Coordinador. V. El empleado que reciba O haya recibido servicios del PAE podrá solicitar copia de la totalidad de su expediente mediante petición escrita. d. Disposición del Expediente i. Los expedientes de los empleados que utilicen el PAE se conservarán en un lugar seguro por un período de cinco años a partir del último contacto con el empleado. ii. Si durante ese tiempo el expediente es solicitado por escrito, el Director, Profesional o Coordinador del PAE determinará si el empleado está mentalmente capacitado para interpretar la información y no se proveerá información que constituya riesgo para terceros. En este caso se aplicará el procedimiento indicado en este Reglamento. iii. Si no se solicita el expediente a partir de los cinco años el expediente será destruido por el Director o Coordinador del PAE mediante incineración, trituración o cualquier otro método que garantice la destrucción total del documento en armonía con las leyes de protección ambiental. iv. La destrucción del expediente será supervisada por otro empleado del PAE, quien lo certificará por escrito. V. El Director o Coordinador mantendrá una lista control de los expedientes destruidos que incluya nombre del empleado, período de tiempo en que recibió los servicios, razón para terminar servicios, fecha en que se destruyó el expediente y firma del testigo. vi. Todo empleado debe ser orientado sobre este procedimiento en la entrevista inicial y debe firmar un documento que lo certifique. 27 vii. Este procedimiento será aplicable a los proveedores de servicios privados.