Regl. 7321, art. XI-IV
Conservación de Documentos Permanentemente
Cite as Reglamento Núm. 7321, Art. XI-IV
La Junta de Directores de toda cooperativa deberá mantener
permanentemente en los archivos de la oficina principal, los documentos que se
indican a continuación:
1- Certificado de Incorporación y Cláusulas de Incorporación con sus
enmiendas.
2- Reglamento Interno y sus enmiendas.
3- Permiso para Funcionar como cooperativa emitido por la Oficina del
Inspector de Cooperativas de Puerto Rico.
4- Manuales publicados por la Oficina del Inspector de Cooperativas de
Puerto Rico y la Administración de Fomento Cooperativo.
5- Reglamentos, Cartas Normativas, Cartas Circulares y otras
instrucciones oficiales y correspondencia de carácter permanente
recibida de la Oficina del Inspector de Cooperativas de Puerto Rico, la
Administración de Fomento Cooperativo, Organismos Centrales del
Movimiento Cooperativo y de otras agencias gubernamentales, tales
como: el Departamento de Hacienda, el Departamento del Trabajo y
Recursos Humanos, la Corporación para la Supervisión y Seguros de
Cooperativas, y otras.
6- Libros de Contabilidad
a. Mayor General
b. Mayor Auxiliar de Socios y otros Auxiliares
C. Registros de Caja y Jornal Combinado
7- Documentos claves que reflejan las operaciones, activos y pasivos de
la cooperativa, tales como:
a. Libro de Actas de las reuniones de directores, reuniones de
comités y asambleas.
b. Libro de Minutas de las reuniones de los Comités de Crédito y
Supervisión.
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C. Copia del Informe Anual sobre la situación financiera y
estadÃstica de la Cooperativa.
d. Solicitudes de ingreso y Tarjeta Testamentaria de cada socio.
e. Contratos con empleados y sus expedientes de nóminas, asÃ
como contratos vigentes con otras personas o empresas.
f. Documentos que evidencien inversiones de la cooperativa.
g. Documentos relacionados con préstamos vigentes, tales como:
solicitud de préstamo, Informe confidencial del tesorero, pagaré,
escritura, contrato de venta condicional, y otros.
h. Documentos que evidencien y respalden otros activos de la
cooperativa, tales como: tÃtulos de propiedad, opciones, y otros
relacionados.
i. Documento de las deudas y obligaciones de la cooperativa,
tales como: pagarés, contratos, y otros relacionados.
Los documentos relativos a la Junta de Directores, tales como las actas,
minutas, reglamento interno y otros documentos relacionados con los trabajos
de la Junta de Directores estarán bajo la custodia del Secretario o Secretaria de
dicho cuerpo directivo.