Regl. 7321, art. XI-V
Disposición de Documentos
Cite as Reglamento Núm. 7321, Art. XI-V
Los documentos que más adelante se enumeran podrán ser destruidos o
eliminados a los cinco (5) años después de haber sido emitidos, sujeto a lo
siguiente:
a. Después de haber sido examinados por la Oficina del Inspector de
Cooperativas de Puerto Rico y transcurrido ciento veinte (120) dÃas
después del examen. El examen del Inspector no sustituye la
inspección de la Junta de Directores o del Comité de Supervisión. Sin
embargo, la auditoria a la cooperativa realizada por un contador
público autorizado puede sustituir el examen del Inspector, si éste
acepta por escrito tal auditoria.
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b. No se destruirá ningún documento cuando los libros auxiliares no
estén conciliados con sus respectivas cuentas controles en el Mayor
General y cuando no esté conciliado con cualquier otro auxiliar que
tenga la cooperativa o cuando no esté conciliado con la institución
correspondiente.
C. La eliminación o destrucción deberá ser aprobada por la Junta de
Directores y el Comité de Supervisión. El Acta donde conste el
acuerdo deberá contener una relación detallada de los documentos a
eliminarse o destruirse y será firmada por los Presidentes y
Secretarios de ambos cuerpos directivos. Entre los documentos que
se podrán disponer se indican los siguientes:
1. Hojas de recibos y cupones.
2. Hojas de colectas.
3. Informes diarios.
4. Cintas de las máquinas registradoras.
5. Comprobantes de pago y transferencias.
6. Comprobantes de caja menuda.
7. Facturas pagadas.
8. Solicitudes de retiro de acciones.
9. Solicitudes de préstamos.
10. Cheques cancelados y nulos.
11. Talonarios de cheques y copias de las hojas de depósitos al
banco.
12. Estados bancarios.
13. Récords de dividendos.
14. Lista de las sumas de acciones, préstamos y depósitos (últimos
dos años).
15. Balances de comprobación y reconciliaciones bancarias.
16. Informe estadÃsticos y financieros mensuales.
17. Informes de morosidad en préstamos y pago de acciones.
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18. Minutas del Comité de Crédito.
19. Informes del Comité de Supervisión.
20. Cartas de confirmación de cuentas de socios.
21. Lista de inventario.
Durante el proceso de disposición de documentos deberá estar presente
por lo menos un miembro del Comité de Supervisión, quien certificará que el
mismo se llevó a cabo conforme a la reglamentación vigente.