Regl. 7325, art. VIII dup2
TRAMITACIÓN DE DISPENSA PARA EL NOMBRAMIENTO,
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Cite as Reglamento Núm. 7325, Art. VIII dup2
PROMOCIÓN, ASCENSO Y CONTRATACIÓN DE PARIENTES
Y FAMILIARES
El proceso de evaluación de la solicitud de dispensa parte de la premisa de que
el peso de la prueba recae en el solicitante y que la autorización para nombrar,
contratar 0 comprar servicios no será concedida si no se demuestra afirmativamente
que dicho nombramiento, contratación o compra de servicios resulta imprescindible
para el bienestar público y del Departamento.
Toda solicitud de dispensa deberá presentarse al Secretario 0 su representante
autorizado dentro de un perÃodo no menor de cuarenta y cinco (45) dÃas laborables
previo a la fecha en que se habrá O se propone efectuar la acción que requiere la
dispensa.
Si la solicitud de dispensa se presenta en un término menor del dispuesto, hay que
FDB
tomar siempre en consideración los treinta (30) dÃas laborables de lÃmite para presentar
la Solicitud de Dispensa en Ética Gubernamental para que dicha oficina realice la
evaluación final. En este caso se especificará clara y detalladamente las razones que
llevaron a la solicitud tardÃa de la dispensa. El Secretario 0 su representante autorizado
evaluarán los argumentos presentados por el solicitante y le anunciará a la brevedad
posible su determinación.
El Departamento una vez sometida la solicitud de dispensa ante la consideración de
Ética Gubernamental no procederá con el nombramiento, contratación 0 compra de
servicios hasta tanto dicha oficina haya aprobado y concedido la dispensa solicitada.
Las dispensas concedidas O denegadas serán archivadas, guardadas y custodiadas por
la Oficina de Recursos Humanos del Departamento. En el caso de contratación de
servicios 0 compra de servicios entonces le corresponderá al área concernida que
realiza la contratación 0 compra de servicios el archivar, guardar y custodiar tales
dispensas.
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La concesión de una dispensa no implica que el Departamento esté exento de
cumplir con todas las disposiciones y normas que rigen los procesos de contratación de
personal 0 servicios.
El Departamento mantendrá un registro público sobre las dispensas concedidas,
al amparo de este Reglamento.
A.
Procedimiento para Solicitar Dispensa y Contenido de la Solicitud
El funcionario 0 empleado con facultad para decidir o influenciar deberá
seguir el siguiente procedimiento para solicitar dispensa:
1. Solicitar a la Oficina de Recursos Humanos del Departamento el
formulario DTOP-1006 "Solicitud de Dispensa" y llenar los
encasillados de la misma con la información solicitada, asà como
complementar la misma con los documentos e información
requerida en la solicitud y cualquier otro documento que se
entienda pertinente.
2.
Someter al Secretario 0 su representante autorizado toda la
documentación necesaria y requerida en el formulario DTOP-1006
de "Solicitud de Dispensa" con las justificaciones en Ley para la
contratación y solicitud de dispensa dentro del perÃodo de tiempo
dispuesto en el ArtÃculo VIII de este Reglamento.
3.
El Secretario 0 su representante autorizado hará una evaluación
preliminar del formulario DTOP-1006 "Solicitud de Dispensa", asÃ
como de toda la documentación requerida y/o anejada a dicha
solicitud. En dicha evaluación velará con que se cumple con todos
y cada uno de los requisitos de la solicitud. Luego a la mayor
brevedad remitirá la misma, incluyendo cualquier comentario y/o
observación de dicha solicitud a Ética Gubernamental para su
evaluación y aprobación final.
4.
La solicitud de dispensa deberá ser sometida a Ética
Gubernamental con no menos de treinta (30) dÃas calendarios
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antes de la fecha en que se habrá de efectuar la acción que
requiere de la dispensa.
B.
Contenido de la Solicitud
1.
El formulario DTOP-1006 "Solicitud de Dispensa" deberá contener
la siguiente información:
a)
Nombre del Departamento y Oficina.
b)
Nombre completo, dirección, número de teléfono, número
de seguro social de la persona que el Departamento desea
nombrar, ascender, contratar, contratar servicios 0 comprar
servicios directa o indirectamente.
(1) Si dicha persona, al momento de solicitar la dispensa
es funcionario O empleado del Departamento 0 de
cualquier otra Agencia, incluirá una descripción
FDP
detallada del puesto que ocupa y de las funciones
que ejerce (Formulario DTOP-280 "Descripción de
Puesto"cuando aplique).
(2) Si dicha persona ya estuviese contratada por el
Departamento, deberá incluir copia fiel del contrato.
(3) Si la persona es pensionada de algún sistema de
retiro gubernamental, se informará la Agencia de la
cual se jubiló y sobre la pensión que recibe.
c)
Nombre completo de todos los funcionarios 0 empleados del
Departamento que sean parientes de la persona que se
interesa nombrar, contratar, contratar servicios 0 comprar
servicios.
(1) Ofrecer una descripción detallada del puesto y del
Departamento, funciones que ejercen tales
funcionarios 0 empleados del Departamento y
certificación del tiempo que llevan laborando en el
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mismo (Formulario DTOP-280 "Descripción de
Puesto").
(2)
Para cada uno de ellos, se describirá su relación de
parentesco con la persona que se interesa nombrar,
promover, ascender, contratar, contratar servicios 0
comprar servicios.
(3)
Especificar si son parte de la misma unidad familiar,
según se encuentra definido en este Reglamento y
cuál es su grado de parentesco.
d)
Descripción detallada de la acción para la cual se solicita la
dispensa. Ella incluirá lo siguiente:
(1) Descripción detallada del puesto en el que la
persona será nombrada, promovida o ascendida. En
caso de contratación de servicios o compra de
FDP
servicios incluir una descripción de los servicios a ser
prestados.
(2)
Incluir copia del documento oficial de descripción de
deberes y/o funciones del puesto con una
certificación oficial del mismo por parte del
Departamento.
(3)
Incluir la escala retributiva aplicable y el sueldo 0
compensación que le corresponderá (Certificación de
Recursos Humanos).
(4)
Si se trata de un contrato 0 compra de servicios, hay
que incluir copia exacta del contrato a ser otorgado.
(5) Si el contrato que se interesa otorgar es con una
persona natural 0 jurÃdica distinta al familiar (con la
que existe vÃnculo de consanguinidad 0 afinidad), hay
que ofrecer información detallada en cuanto a dicha
persona natural o jurÃdica. Esto incluye la relación
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que pudiese tener éste, 0 cualquier socio, accionista,
funcionario u oficial de la misma, con cualquier
funcionario o empleado público del Departamento
con facultad para decidir O influenciar.
(6) Fecha en que se planifica llevar a cabo la acción
propuesta.
(7) Explicación detallada por parte del funcionario 0
empleado público del Departamento de por qué
necesita los servicios de la persona que va a
nombrar, promover, ascender, contratar o comprar el
servicio y de la forma en que la acción propuesta
contribuirá al bienestar del servicio público y al buen
funcionamiento del Departamento. Esta explicación
formará parte de la que tiene que brindar el
FDP
Departamento a Ética Gubernamental.
(8)
Descripción detallada de los méritos particulares de la
persona a ser nombrada, promovida, ascendida,
contratada el servicio y por qué es imprescindible que
sea esa persona en particular la beneficiada por la
acción propuesta.
(9)
Explicación detallada de por qué no se puede lograr el
bienestar del servicio público y el buen
funcionamiento del Departamento mediante otras
medidas que eviten el tomar la acción que motive la
solicitud de dispensa, incluyendo, (pero sin limitarse
a) el nombrar, promover, ascender, contratar 0
comprar servicios a otra persona, que no sea pariente
de un funcionario 0 empleado del Departamento.
(10) El nombre de la persona que ocupaba el puesto o
realizaba las funciones anteriormente, el sueldo 0
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compensación que recibÃa, y las razones por las
cuales dichas personas ya no ocupan el puesto 0 no
rinde los servicios. Incluir copia del contrato o
nombramiento anterior.
(11) Nombre y tÃtulo de la(s) persona(s) que
supervisará(n) directamente a la persona nombrada,
promovida, ascendida o que supervisarán el
cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Incluir una certificación escrita si existe algún tipo de
parentesco ya sea por consanguinidad 0 afinidad
entre las personas que han de supervisar en relación
con el supervisado y qué tipo de parentesco es.
(12) Certificación de que el Departamento tiene los fondos
FOP
asignados y disponibles para sufragar la acción
propuesta, e identificación de la partida
presupuestaria de la que saldrán dichos fondos.
(13) En casos de contratación, incluir certificación de que
se ha cumplido, con el ArtÃculo 3.3 (g) de la Ley de
Ética Gubernamental y con toda la normativa vigente
sobre ausencia de conflicto de intereses.
(14) Cualquier otra información que pueda ser útil o
conveniente para tomar la mejor decisión en el
asunto, a la luz de los intereses públicos involucrados.
2.
El formulario DTOP-1006 "Solicitud de Dispensa"será firmado:
a)
Por el Secretario del Departamento 0 la persona quien éste
designe para tales efectos.
b)
Por todos los funcionarios 0 empleados del Departamento
con facultad para decidir 0 influenciar, que sean parientes de
la persona a ser nombrada, promovida, ascendida,
contratada 0 comprada el servicio;
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c)
Por el funcionario que haya realizado la evaluación y
entrevista de la persona a ser nombrada, promovida,
ascendida, contratada 0 comprada el servicio;
d)
Por la persona a ser nombrada, ascendida, contratada 0
comprada el servicio.
e)
Cada uno de ellos certificará lo siguiente:
(1)
Que ha leÃdo completamente la solicitud.
(2)
Que la información que se suministra en la misma es
verÃdica y correcta.
(3)
Que no se ha omitido ninguna información pertinente.
f)
Se incluirá debajo de cada firma, en letra de molde, el
nombre, tÃtulo 0 puesto de la persona que firma.
FOR
3.
Toda función que el Secretario del Departamento delegue deberá
ser certificada por escrito ante Ética Gubernamental.
C.
Solicitudes de Dispensas Incompletas 0 TardÃas
1.
Si el Secretario 0 su representante autorizado recibe la solicitud de
dispensa para su evaluación preliminar que no incluya toda la
información requerida por los incisos A y B del ArtÃculo VIII de este
Reglamento, el Secretario 0 su representante autorizado remitirá
comunicación a tales efectos notificándole al funcionario o
empleado público que realizó la solicitud las razones por las cuales
se devuelve la misma. Tal devolución implicará que no se ha
cumplido con alguno de los requisitos de la misma, por tanto, no
podrá someterse a Ética Gubernamental hasta que la misma
cumpla con todos los requisitos.
2.
La solicitud devuelta deberá corregirse a la mayor brevedad a partir
de su devolución, tomando en cuenta que hay que cumplir con el
término de treinta (30) dÃas laborables que exige Ética
Gubernamental.
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3.
Una vez corregida la solicitud de dispensa, la misma se remitirá
directamente al Secretario 0 su representante y este verificará que
se ha cumplido con los requisitos faltantes de la misma e
inmediatamente remitirá la dispensa a Ética Gubernamental para su
evaluación y aprobación final.
4.
Toda solicitud de dispensa que sea devuelta implicará rechazo de la
misma. No obstante, podrá someterse de nuevo, una vez cumpla
con todos los requisitos dispuestos en la solicitud, siempre que
ocurra dentro de los términos establecidos para poder realizar la
misma.
D.
Evaluación de la Solicitud de Dispensa (DTOP-1006)
1.
La solicitud de dispensa será remitida por el funcionario 0
empleado al Secretario o su representante autorizado, éste preevaluará la misma velando porque se cumplan con la
For
documentación requerida y una vez que determina que cumple con
todos los requisitos, dará el visto bueno bajo su firma y remitirá
inmediatamente dicha solicitud al Director de Ética Gubernamental
para su evaluación final.
2.
Si el Secretario o su representante autorizado encontrase en su
pre-evaluación de la solicitud, que la misma no está completa 0
que no cumple con alguno de los requisitos exigidos por Ética
Gubernamental, entonces devolverá inmediatamente la misma al
funcionario 0 empleado que la sometió con una anotación
expiicando el error O la falla encontrada para que la misma sea
corregida a la mayor brevedad.
3.
Una vez corregida la falla 0 error en la Solicitud de Dispensa se
deberá remitir nuevamente la misma al Secretario o su
representante autorizado a la mayor brevedad y este la remitirá al
Director de Ética Gubernamental para su evaluación final.
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4.
Una vez presentada la Solicitud de Dispensa ante Ética
Gubernamental, ésta evaluará la misma dentro del perÃodo
dispuesto por sus reglamentos a estos efectos.
5.
Si Ética Gubernamental al realizar su evaluación final solicitase 0
requiriese cualquier tipo de información 0 documentación adicional
con el fin de clarificar 0 realizar su evaluación, el término para
evaluar la solicitud de dispensa se entenderá interrumpido a partir
de dicha solicitud de información adicional. Dicho término
comenzará a decursar nuevamente a partir del recibo de la
información dentro del término concedido según se establezca en el
Reglamento de Ética Gubernamental en cuanto a esta materia.
6.
Si la información adicional requerida por Ética Gubernamental no
fuere recibida en el tiempo requerido por ésta, dicha Oficina
archivará la solicitud, sin perjuicio de que la misma sea sometida
nuevamente con la información adicional, de acuerdo con lo
FDP
dispuesto por su reglamento.
7.
El proceso de pre-evaluación y evaluación de la solicitud partirá de
la premisa de que el peso de la prueba para justificar la concesión
de la dispensa recae en el solicitante de la misma, que dicha
concesión debe ser la excepción y no la norma, y que la misma no
se concederá si la solicitud no demuestra afirmativamente, de
forma clara y convincente, que resulta imprescindible para el
bienestar del servicio público y del Departamento el que se
conceda la dispensa.
8.
Si la información sometida en la solicitud y otros documentos
anejos no fuese suficiente para justificar dicha concesión, la
dispensa podrá ser denegada por Ética Gubernamental, de acuerdo
con lo dispuesto por su reglamento.
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9.
Una vez completado el proceso de evaluación final de la solicitud
de dispensa, Ética Gubernamental notificará dentro del término
dispuesto por ellos de su decisión al solicitante.
10.
El solicitante tiene el derecho de solicitar una reconsideración de la
determinación de Ética Gubernamental ante dicha Oficina y revisión
judicial ante el Tribunal Apelativo, conforme a lo dispuesto en el
ArtÃculo 5.2 de la Ley de Ética Gubernamental y la "Ley de
Procedimiento Administrativo Uniforme", Ley Número 170 del 12 de
agosto de 1988, según enmendada.
11.
No se podrá proceder con el nombramiento, promoción, ascenso,
contratación, contratación de servicios 0 compra de servicios
propuesta hasta tanto Ética Gubernamental haya concedido la
correspondiente dispensa.
12. En casos de contratación 0 compra de servicios, solo se podrá
FDP
otorgar el contrato tal y como el mismo fue sometido como parte
de la solicitud de dispensa. Se prohÃbe realizar cualquier cambio al
contrato una vez sometido, para realizar dichos cambios hay que
obtener previamente la autorización de Ética Gubernamental.
13.
Una vez concedida la dispensa se deberá remitir inmediatamente y
sin demora a Ética Gubernamental copia del contrato 0 de la
transacción de personal realizada.
14.
Se deberá cumplir en todo momento con todas las disposiciones y
normas que rigen los procesos de personal y de contratación en las
agencias del E.L.A.
15. Todo nombramiento, promoción, ascenso, contratación,
contratación de servicios 0 compra de servicios requerirá dispensa
en caso de existir la posibilidad de nepotismo.
E.
Situaciones en que no se Concederán Dispensas
Ética Gubernamental, de acuerdo a su reglamento, no concederá dispensa
en las siguientes situaciones:
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1.
Cuando se trate de hechos consumados.
a)
Si surge de la propia solicitud de dispensa, 0 de cualquier
información obtenida en el proceso de evaluar la misma, que
la acción para la cual se pide dispensa se ha llevado a cabo.
En ese caso la solicitud será denegada por dicha Oficina de
acuerdo con su Reglamento.
2.
Cuando se trate de hechos hipotéticos 0 generales.
a)
Sólo se atenderán solicitudes de dispensa que se refieran a
hechos y fundamentos particulares.
3.
Cuando la solicitud sea improcedente en los méritos, o cuando sea
contraria a cualquier disposición de la Ley de Ética Gubernamental
0 a cualquiera de sus reglamentos.
F.
Situaciones en que la Dispensa no es Necesaria
No es necesaria una dispensa para poder nombrar, promover 0 ascender
a una persona que sea pariente dentro del cuarto grado (4°) de
consanguinidad o segundo grado (2°) por afinidad de un funcionario 0
servidor público del Departamento con facultad para decidir 0 influenciar,
en puestos de carrera, siempre y cuando:
1.
La persona a ser nombrada, promovida o ascendida haya
competido en igualdad de condiciones con otros aspirantes
mediante un proceso de selección a base de pruebas, exámenes, o
evaluaciones de preparación académica o experiencia y quien haya
realizado 0 administrado las mismas no posee ningún tipo de
vinculo por consanguinidad 0 afinidad.
2.
Se haya determinado objetivamente por una persona imparcial que
esa persona es el candidato idóneo O mejor calificado en el registro
de elegibles para tal puesto.
3.
El funcionario 0 empleado público con facultad para decidir 0
influenciar no haya intervenido en forma alguna en el proceso
descrito en el inciso número dos (2) de este tema, ni que esté
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ligado dicho funcionario 0 empleado de forma alguna, directa 0
indirectamente con la supervisión de dicho candidato, ni que la
plaza 0 puesto a ocupar se encuentre dentro de su jurisdicción.
a)
Los primeros tres (3) incisos son de estricto cumplimiento y
se deben cumplir cabalmente con los mismos. En todos los
demás casos es necesario solicitar la dispensa. Esto incluye,
sin limitarse, los puestos de confianza, transitorios, por
jornal, irregulares, a jornada completa 0 parcial.
b)
Tampoco aplica la prohibición en aquellos casos en que el
nombramiento 0 derogación fuese previo a la relación de
parentesco, pero se aplicarán las disposiciones descritas en
FOR
el Inciso B del ArtÃculo VII de este Reglamento. No
obstante, cualquier otra transacción posterior requiere la
intervención de Ética Gubernamental.
4.
Las dispensas otorgadas 0 denegadas serán registradas y
archivadas en la Oficina de Recursos Humanos del Departamento,
quien custodiará las mismas.