Medidas de seguridad, conservación, catalogación, custodia y

almacenamiento del Sistema de Audio y Video Digital instalado en los Vehículos Oficiales de la Policía de Puerto Rico A. El miembro de la Policía autorizado podrá retirar del Sistema de Audio y Video Digital el disco DVD-RAM (cartucho) con las 12 grabaciones; confeccionará el formulario PPR-512 (Rev. 3-2007) "Record de Novedades de Grabación del Sistema de Audio y Video Digital". B. La información contenida en el DVD-RAM (cartucho de grabación) removido del vehículo oficial y junto con el PPR-512 (Rev. 3-2007) será llevado a la estación de trabajo correspondiente. C. Las grabaciones de video generadas por el equipo de la Policía de Puerto Rico son propiedad exclusiva de la Policía de Puerto Rico y estarán disponibles para uso departamental de conformidad con las restricciones legales aplicables, o por autorización directa del Superintendente o de su designado. D. La Policía de Puerto Rico contará con un Repositorio Central, ubicado en el Negociado de Tecnología y Comunicaciones del Cuartel General, para la seguridad, conservación, catalogación, almacenamiento y custodia de videos. La División de Administración de Documentos, será la responsable de administrar dichos videos y entregará copias cuando así le soliciten previamente con la autorización necesaria. E. Toda persona que labore en dicha área deberá someterse a pruebas periódicas de sustancias controladas, así como a pruebas de polígrafo. A su vez, deben ser objeto de investigación de reputación o de conducta. 13 F. El área contará con un espacio habilitado para la conservación, catalogación, almacenamiento y custodia de videos, que se regirá por las siguientes normas: 1. El acceso al área asignada estará controlada por el supervisor de turno. Los visitantes autorizados por el Director serán admitidos con acceso limitado. 2. La entrada a dicha área tendrá una puerta con acceso mediante un Sistema de Seguridad Electrónico. 3. El Supervisor asignado a dicha área deberá controlar y denegar el acceso a las personas no autorizadas. 4. Tanto los empleados como los visitantes autorizados que entren y/o salgan del área, deberán firmar un Registro de Entrada y Salida. 5. En caso de que no sea empleado de la Policía deberá mediar autorización del Superintendente u orden judicial para visitar la estación de trabajo. 6. El Supervisor será el custodio de la llave de acceso a dicha área. 7. Cuando cualquier empleado de la Policía de Puerto Rico observe que la puerta de acceso a las estaciones de trabajo, como cualquiera de las instalaciones del área ha sido 14 alterada, deberá notificarlo al Supervisor de forma inmediata. Este a su vez elaborará un informe detallado sobre el particular y lo referirá para la investigación correspondiente. El incumplimiento de esta disposición será objeto de posibles sanciones administrativas y/o criminales conforme a la aplicabilidad y procesos administrativos que regulen dicha conducta. G. AI amparo de la Regla 75 de las Reglas de Evidencia de Puerto Rico, dicha área asignada deberá garantizar el cumplimiento de los criterios mencionados a continuación: 1. La estación de trabajo debe ser segura y con un ambiente de confidencialidad. 2. El acceso a las imágenes y sonidos contenidos en los videos será única y exclusivamente para uso de los funcionarios autorizados por este Reglamento. 3. La integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación de los videos bajo su custodia. 4. Garantizar la protección del almacenaje de los videos bajo su custodia, para evitar cualquier tipo de manipulación. 5. Garantizar que los videos obtenidos se conservarán en el mismo formato a partir del que se originó. 15 6. Garantizar que todos los videos estén identificados con los siguientes datos: a. Fecha de la grabación. b. Número o nombre de la grabación C. Lugar (Precinto, Sector) d. Hora de inicio de la grabación. d. Hora de finalizada de la grabación e. Nombre del miembro de la Policía que monitoreó la grabación. 7. Toda petición de una grabación de imágenes en particular será entregada al solicitante, única y exclusivamente cuando medie una orden judicial a tales efectos. De este modo, se establece que las imágenes y sonidos captados por este Sistema serán para propósitos investigativos de la Policía de Puerto Rico; y/o para propósito de seguridad pública, al amparo de las Reglas de Evidencia de Puerto Rico de 1979. 8. En el área designada se mantendrá permanentemente actualizado un registro administrativo de los videos obtenidos, conteniendo la fecha de llegada, la fecha de la 16 toma de las grabaciones, la de destrucción de las imágenes y, en su caso, la fecha cuando se envió al Tribunal. 9. El Supervisor será responsable de la custodia y conservación material de las grabaciones, designará a los agentes encargados de la custodia, acceso y archivo de las grabaciones, no pudiendo desempeñar estos cometidos persona alguna sin la oportuna autorización. El área designada tendrá accesible una relación nominal de los agentes autorizados para las tareas de inspección y supervisión de la custodia, acceso y archivo de las grabaciones. 10. Para el uso de los videos para propósitos investigativos por parte de personal de cualquier agencia que no sea la Policía de Puerto Rico, deberá mediar una orden del Tribunal. 11. Cuando se solicite mediante orden judicial una grabación particular, se producirá una copia en el formato y calidad que originalmente fue grabada. 12. Cuando el funcionario asignado identifique la grabación, procederá a copiar el contenido del video mediante la utilización de un medio removible. AI finalizar, verificará que el medio es legible y guardará éste en el archivo habilitado para tales efectos. 17 13. El Director, Supervisor, así como cualquier otra persona, no estará autorizado a entregar cualquier grabación de imágenes, sin mediar una orden judicial que así lo amerite. De lo contrario, será procesado según las disposiciones correspondientes del Código Penal de Puerto Rico y de las disposiciones disciplinarias del Reglamento de Personal de la Policía de Puerto Rico. 14. Para propósitos investigativos, los miembros de las unidades de investigación criminal de la Policía de Puerto Rico podrán obtener una copia del video, mediante solicitud firmada por el Superintendente o su representante autorizado de dichas unidades. 15. Las grabaciones solicitadas serán entregadas en disco (CD) no regrabable, de una copia fiel y exacta del original debidamente certificada por la División de Administración de Documentos. 16. Solo los miembros de la Policía que realizaron la grabación, sus supervisores inmediatos y aquel que sea designado por el Superintendente de la Policía de Puerto Rico pueden observar las grabaciones. 18