FUNCIONES DE LA OFICINA

Conforme al Artículo 9 de la "Ley del Sistema de Compensaciones por Accidentes del Trabajo", la Comisión mantendrá una oficina de Secretaría cuyas funciones principales serán las siguientes: a. Recibir, sellar y registrar toda solicitud de apelación sometida ante la Comisión, que cumpla con los requisitos establecidos por estas Reglas, así como todo documento relacionado al trámite apelativo. b. Custodiar y mantener los expedientes oficiales de cada caso identificados mediante número cronológico. c. Expedir citaciones a las partes sobre la celebración de vistas. d. Citar a los testigos solicitados por las partes. e. Estudiar los expedientes y coordinar los señalamientos. f. Grabar y transcribir los procedimientos de las vistas. 41 g. Archivar y notificar con copia a las partes de toda resolución u orden emitida por la Comisión. 32.1- Secretario La Secretaría será dirigida por el Secretario Ejecutivo de la Comisión quien será responsable de la administración de la Oficina. Este contará con personal de apoyo para realizar su gestión, el cual estará bajo su supervisión. Tendrá como funciones principales ser custodio de los expedientes y del Sello Oficial de la Comisión para garantizar la autenticidad de las órdenes y resoluciones emitidas. Preparará y mantendrá un índice temático de las resoluciones emitidas por la Comisión. Además tendrá las siguientes funciones: a. Estudiar los expedientes para determinar la acción a seguir. b. Expedir copias certificadas de los expedientes, órdenes y resoluciones emitidas por la Comisión bajo su firma y el Sello Oficial de la Comisión. c. Expedir citaciones para la comparecencia de testigos requeridos por el Ponente o por una parte bajo su firma y el Sello Oficial de la Comisión. d. Expedir citaciones para tomar juramento o testimonios. e. Publicar Edictos por Orden de la Comisión. f. Mantener un sistema de datos sobre el registro de las apelaciones, el calendario de señalamientos de vista y de conferencias con antelación. El sistema de información reflejará la presentación de apelaciones en orden cronológico. g. Asignar a todo escrito de apelación y a todo documento legal 42 relacionado con el trámite del caso un número de presentación inmediatamente sea recibido, título del documento, fecha y hora de recibo, así como el nombre de las partes y la naturaleza del caso. Esta información se mantendrá permanentemente en la base de datos de la Comisión. h. Mantener el calendario permanente y contínuo de todo señalamiento de casos para vistas y conferencias con antelación. i. Custodiar, archivar, mantener en buen estado y controlar los expedientes, salvo cuando se requiera el traslado de los mismos para la celebración de una vista o para la adjudicación por la Comisión de un asunto pendiente. j. Llevar un registro sobre la inspección de expedientes. 32.2- Presentación de Documentos La Secretaría será la encargada de recibir todo escrito o documento relacionado con el trámite apelativo presentado ante la Comisión para su adjudicación. Todo escrito o documento presentado será sellado en un lugar visible y registrado. Se retendrá el original en el expediente de la Comisión y se devolverá copia sellada a la parte presentante. El horario para la presentación de documentos será de 8:00 de la mañana a 12:00 del mediodía y de 1:00 a 4:30 de la tarde.