Tipos de Compras

Cuando se vaya a adquirir equipo, materiales, artículos y servicios no profesionales, mediante compra, éstos se podrán tramitar a través de cualquiera de los siguientes procedimientos, dependiendo de las circunstancias que rodean la transacción: A. Subasta Informal 0 mercado abierto (1) Procedimiento de compra que se utilizará cuando exista cualquiera de las siguientes circunstancias: (a) Cuando el importe total de la cotización no exceda la cantidad que de tiempo en tiempo apruebe la Junta de Directores para llevar a cabo una subasta formal. (b) Cuando el contratista seleccionado por medio de subasta formal se niegue a suplir lo contratado o no lo haya cumplido dentro del período establecido en el contrato. (c) Cuando la Junta determine un rechazo global en la adjudicación de subastas. (2) Este tipo de subasta se hará a través de la solicitud de cotizaciones a un mínimo de tres proveedores que estén incluidos en el Registro Único de Licitadores. (a) Las cotizaciones podrán ser solicitadas por teléfono y luego ser recibidas por escrito vía correo regular, correo electrónico o facsímile. (b) En compras que no excedan de Mil Dólares ($1,000) sólo será necesario obtener la cotización escrita del proveedor a quien se le adjudique la compra. (c) En las cotizaciones verbales, el Oficial de Compra deberá escribir en la solicitud de cotización, el nombre de la persona que ofreció la cotización, número de teléfono, fecha y cantidad cotizada. (d) El número de proveedores estará sujeto a que existan o se conozcan suficientes firmas proveedoras para el artículo que se va a comprar. (e) Se podrá considerar anuncios de ofertas publicadas en la prensa escrita y en Internet como cotizaciones válidas. (f) En aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones, se procede con la compra si existe una necesidad apremiante del bien o servicio. Sin embargo, deberá documentarse las razones para no obtener las tres cotizaciones. (g) Se deberá mantener la documentación de las gestiones realizadas y cotizaciones obtenidas. BANCO DE DESARROLLO ECONÓMICO PARA PUERTO RICO 11 REGLAMENTO de COMPRAS Y SUBASTAS (h) Si en el Registro Único de Licitadores no existe ningún suplidor que ofrezca el bien o servicio requerido, entonces se podrán solicitar cotizaciones a otros proveedores que ofrezcan los bienes o servicios solicitados y que estén fuera del Registro. Se deberá solicitar los documentos esenciales para un contrato y mantener la documentación de las gestiones realizadas. (3) Por regla general, se seleccionará al suplidor con el precio más bajo y que cumpla con las especificaciones. Cuando se seleccione a un suplidor cuyo precio no sea el más bajo, se deberá justificar el mismo (calidad del bien o servicio, experiencias anteriores con el Banco, entre otros) y mantener la documentación en el expediente de compra. (4) En compras no mayores de Trescientos Dólares ($300), el suplidor podrá ser seleccionado en referencia a la experiencia de haber ofrecido los bienes y servicios que mayor beneficio le representan al Banco, sin el requisito de evaluar tres cotizaciones. (5) Se podrá pagar por la compra de bienes o servicios mediante el uso de la Tarjeta de Crédito del Banco, siempre y cuando se hayan utilizado los mecanismos dispuestos en este Reglamento. (6) Se podrán hacer compras de materiales y servicios de uso y consumo continuo o masivo mediante contratos. (7) El proveedor seleccionado deberá presentar la Certificación de Ausencia de Conflicto de Intereses, según la Carta Circular Núm. 2002-05, emitida por la Oficina de Ética Gubernamental. (8) AI seleccionar el suplidor, se aplicarán las disposiciones de la Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, conocida como "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña", Boletín Administrativo Núm. 4978 de 14 de agosto de 1987, emitido por la Oficina del Gobernador y cualquier otro que se promulgue. (9) Las órdenes de compra deben incluir una cláusula que especifique que en el caso de que el Banco pagase en exceso del precio contratado, el contratista está obligado a reembolsar dicho exceso al Banco. B. Tarjetas de Crédito Procedimiento de compra de bienes o servicios mediante el cual, se pueden adquirir o alquilar bienes y servicios misceláneos. Esto no aplica a las tarjetas corporativas que son utilizadas para gastos de representación. (1) El Administrador de la Tarjeta designado en el Banco es responsable de coordinar con los usuarios autorizados de tarjeta que sean designados por el Presidente para establecer los límites de la tarjeta. El uso de la tarjeta no podrá excederse de la cantidad máxima presupuestada. BANCO DE DESARROLLO ECONÓMICO PARA PUERTO RICO 12 REGLAMENTO de COMPRAS Y SUBASTAS (2) El usuario autorizado será responsable por la custodia y el manejo correcto de la tarjeta. En caso de robo o pérdida de la tarjeta, el usuario de la tarjeta es responsable de notificar inmediatamente al Administrador de la Tarjeta del Banco y al departamento de Servicio al Cliente del banco emisor. (3) Ningún usuario está autorizado a realizar compras con la tarjeta para artículos de uso personal, viajes, servicios, adiestramiento y comidas. C. Subasta Formal o Pública (1) Procedimiento de compra de bienes o servicios que se utiliza cuando el monto de los mismos exceda la cantidad mínima que de tiempo en tiempo apruebe la Junta de Directores para llevar a cabo una Subasta Formal. (2) Este proceso requerirá invitaciones a subasta con el propósito de ofrecer la oportunidad de participar al mayor número de licitadores. (3) Los licitadores deberán ofrecer precios y términos conforme a las especificaciones y condiciones solicitadas. (4) Los licitadores tendrán que estar debidamente inscritos y vigente en el Registro Único de Licitadores al momento de la adjudicación de la subasta. D. Compras Especiales (1) Procedimiento de compra que se utiliza en el Banco para cuando exista cualquiera de las siguientes circunstancias: (a) Cuando el suministro del equipo, materiales, efectos o servicios a adquirirse esté contratado por el Área de Compras, Servicios y Suministros de la Administración de Servicios Generales y el Banco crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en esos contratos. (b) Cuando los precios no estén sujetos a competencia, por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental. (c) Cuando al mejor conocimiento del Banco, exista una sola fuente que provea el bien o servicio. (d) Cuando se efectúe una compra por una situación de emergencia. Se podrá efectuar una adquisición urgente de bienes bajo una situación de emergencia, cuando los efectos de la situación de emergencia no dejan tiempo suficiente para adquirir los bienes por el procedimiento ordinario. Solamente el Presidente y los Vicepresidentes Ejecutivos del Banco pueden solicitar la adquisición urgente de bienes 0 servicios bajo una situación de emergencia; en cuyo caso tendrán la responsabilidad de justificar la misma. (e) Cuando, al mejor conocimiento del Banco, la compra tenga que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber proveedores conocidos y cualificados en el mercado local que puedan proveer los suministros 0 servicios deseados. BANCO DE DESARROLLO ECONÓMICO PARA PUERTO RICO 13 REGLAMENTO de COMPRAS Y SUBASTAS (f) Cuando se necesiten piezas de reemplazo, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para equipo cuya reparación o servicio sean objeto de un contrato. (g) Cuando el equipo, materiales o servicios que se proyecta adquirir sean de naturaleza especializada o se interese comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio que otras unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta, por mantener la uniformidad o la superioridad en el tipo y calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada o del proveedor de dicho servicio. (h) Cuando se compre un vehículo de motor, el mismo deberá regirse por la reglamentación aplicable. (i) Cuando la compra se realice al Gobierno de los Estados Unidos de América o a un departamento o agencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. (j) Cuando la compra sea por una cantidad igual o menor de Cien Dólares ($100), ésta se podrá efectuar a través de la Caja Menuda. Para ello, se deberán regir por el Reglamento de Caja Menuda y el Procedimiento de Desembolso de Caja Menuda. (2) En todo caso que se catalogue como Compras Especiales, será requerido mantener documentación suficiente y adecuada que justifique las razones para haber sido considerado como especial. Dicha documentación acompañará los documentos relacionados con la compra y el desembolso. E. Compras y Servicios No Profesionales por Contrato Refiérase al Reglamento para la Contratación de Servicios Profesionales, Consultivos y No Profesionales. F. Permuta o "Trade-in" (1) Se podrá efectuar adquisición mediante permuta cuando se den las siguientes condiciones: (a) Que el bien a darse en pago no esté en uso o sea poco beneficioso continuar con su uso; (b) Que el bien a recibirse haya sido tasado por un tasador licenciado o persona dedicada profesionalmente a la venta de bienes similares o del mismo tipo, según aplique. (2) El área operacional del Banco que solicite una permuta deberá seguir el procedimiento que se establezca para estos propósitos. (3) La adquisición mediante permuta debe ser recomendada por el Vicepresidente Ejecutivo de Finanzas y Operaciones y aprobada por el Presidente. La recomendación debe ir acompañada por una justificación que indique el propósito y análisis de la transacción. BANCO DE DESARROLLO ECONÓMICO PARA PUERTO RICO 14 REGLAMENTO de COMPRAS Y SUBASTAS (4) Al momento de efectuarse la permuta, se entregará el bien usado y el valor de dicho bien se acreditará al precio de venta. La diferencia se pagará con cheque 0 con el método que determinen las partes. G. Donación (1) Se podrá aceptar donaciones de bienes muebles, servicios u obras si el uso 0 utilidad de éstos guarda estrecha relación con las funciones y servicios que presta el Banco, o los resultados que el mismo persigue. (2) Toda donación de bienes muebles operacionales será tramitará por la División de Servicios Administrativos, con la recomendación del Área de Finanzas y Operaciones y con la aprobación del Presidente. H. Compras a Plazo (1) Las compras a plazo proceden, si ocurre alguna de las siguientes circunstancias; (a) Que el costo de lo que se vaya a adquirir sea tan excesivo que el desembolso inmediato y completo de dicha cuantía afectaría adversamente el flujo de efectivo del Banco; (b) Que lo que se vaya a adquirir sea equipo o maquinaria cuya expectativa de vida útil exceda de tres (3) años; (c) Que no exista otra forma de adquisición más beneficiosa para el Banco, dentro de las circunstancias específicas del caso. I. Arrendamiento de Maquinaria o Equipo (1) La Ley Núm. 265 de 3 de septiembre de 2003, conocida como la Ley para Reglamentar Ciertos Contratos Gubernamentales de Financiamiento y Arrendamiento de Bienes Muebles, requiere, entre otras cosas, para los contratos de arrendamiento de bienes muebles, por más de un año fiscal, lo siguiente: (a) Que tenga la aprobación previa, por escrito, del BGF. Será anulable todo contrato de arrendamiento otorgado por las entidades gubernamentales (incluyendo corporaciones públicas) sin la aprobación previa del BGF. (b) Que los contratos no podrán cederse, venderse, o de modo alguno transferirse sin la aprobación previa, por escrito, del BGF. Toda cesión, venta o cualquier tipo de traspaso de contrato de arrendamiento, efectuada sin la aprobación previa, por escrito, del BGF será anulable. BANCO DE DESARROLLO ECONÓMICO PARA PUERTO RICO 15 REGLAMENTO de COMPRAS Y SUBASTAS (c) Toda solicitud de aprobación sometida por el Banco al BGF deberá incluir: el formulario preparado por el BGF titulado Solicitud para la Aprobación del Otorgamiento de un Contrato de Financiamiento de Bienes Muebles, una certificación del Presidente y del Asesor Legal, indicando que se ha cumplido con los requisitos contractuales y de compra del Banco (Certificación de Cumplimiento), y la copia del Contrato de Financiamiento propuesto. (d) Todo contrato de arrendamiento deberá incluir una cláusula expresamente indicando que, salvo que de otro modo esté expresamente autorizado por ley, dicho contrato de arrendamiento no constituye una deuda para el pago de la cual está empeñado la buena fe, crédito y el poder de imponer contribuciones del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. (e) Todo contrato de arrendamiento deberá incluir una certificación estipulando que el BGF revisó y aprobó dicho contrato. El BGF tendrá treinta (30) días laborables para evaluar la Solicitud con todos los documentos requeridos y notificar por escrito la aprobación o denegación de la misma. Si el BGF no contesta dentro del término de treinta días, se considerará que dicha Solicitud ha sido tácitamente aprobada. No obstante, toda solicitud de información adicional requerida por el BGF para la evaluación, interrumpe el término de treinta días laborables, continuando éste una vez se someta la información adicional requerida. (f) Si se denegara una Solicitud de Aprobación de Contrato, el Banco tiene diez (10) días laborables, posteriores a la fecha del acuse de recibo de la notificación, para solicitar reconsideración. El BGF tiene quince (15) días para contestar. Si no contesta en dicho periodo, se considerará que ha sido rechazada de plano. (g) Si el Banco no otorga un contrato de arrendamiento, previamente aprobado por el BGF, deberá notificarlo al BGF, por escrito. (2) Se exime del requisito de aprobación por parte del BGF, del otorgamiento de un contrato de arrendamiento, a los que cumplan con alguno de los siguientes requisitos: (a) Cuyo principal no exceda de $50,000, siempre y cuando el principal agregado de todos los contratos de arrendamiento otorgados por el Banco con el arrendatario no exceda de $100,000 para el año fiscal en curso. (b) Sea otorgado por una corporación pública y cuyo interés no exceda la tasa de interés máxima permitida para los contratos de arrendamiento, según establecida por el BGF de tiempo en tiempo. (c) Se exime de la aprobación del BGF de la cesión de un contrato de arrendamiento, las cesiones a la compañía matriz, subsidiaria o afiliada del arrendatario. BANCO DE DESARROLLO ECONÓMICO PARA PUERTO RICO 16 REGLAMENTO de COMPRAS Y SUBASTAS (d) Será responsabilidad del Banco el mantener expedientes completos y un registro que incluya la documentación que demuestra que el contrato de arrendamiento está exento de cumplir con lo dispuesto en el Reglamento sobre Contratos Gubernamentales de Financiamiento del BGF. (3) En todo caso, los contratos de arrendamiento antes mencionados, se regirán por las disposiciones de la Ley Núm. 265 de 3 de septiembre de 2003 y del Reglamento sobre Contratos Gubernamentales de Financiamiento, aprobado por el BGF, mediante Resolución Núm. 8146 de 21 de enero de 2004. (4) Se podrá arrendar maquinaria o equipo cuando ocurra una o más de las siguientes razones: (a) cuando el costo de compra sea tan alto que pueda afectar las operaciones normales del Banco; (b) cuando sea susceptible a cambios tecnológicos constantemente; (c) cuando el uso que se le vaya a dar a lo arrendado sea por un período corto o determinado y resulte muy oneroso al Banco adquirirlo mediante compra; (d) cuando se necesite para sustituir una unidad que esté en reparación. (5) Se deberá justificar, por escrito, cuando se determine que es más conveniente el arrendamiento de una maquinaria, equipo o vehículo corporativo. Se debe evaluar la posibilidad de un arrendamiento con opción a compra o por un término fijo de tiempo, luego de evaluar varias alternativas de equipo disponible y solicitar ofertas, bajo condiciones normales de un mínimo de tres. BANCO DE DESARROLLO ECONÓMICO PARA PUERTO RICO 17 REGLAMENTO de COMPRAS Y SUBASTAS Tercera Parte SUBASTAS FORMALES SECCIÓN A: EN GENERAL