Anuncio e Invitación a Subasta

A. Anuncio de Subasta (1) La División de Servicios Administrativos o la División de Administración de Propiedades, según aplique, enviará invitaciones a subasta, por el medio más conveniente, a la cantidad mayor de proveedores y/o licitadores. En casos de emergencia, se aplicarán las directrices establecidas en la sección de "Compras Especiales". (2) El anuncio de subasta contendrá la información necesaria para la adecuada notificación a cualquier persona interesada respecto a la celebración de la subasta, incluyendo: número y asunto de la subasta; fechas, horas y lugares para apertura de pliegos y reunión presubasta (si aplica). (3) Se considerará que la subasta ha sido anunciada y que las invitaciones han sido puestas a la disposición de las partes interesadas con suficiente antelación, cuando tales gestiones se hayan realizado en un término mínimo de diez (10) días calendario previo a la celebración del acto de apertura de las ofertas. (4) El Secretario de la Junta entregará a la División de Comunicaciones la información para la preparación y publicación del anuncio de subasta. La División de Comunicaciones entregará al Secretario de la Junta copia del anuncio de subasta a publicarse e informará a la División de Servicios Administrativos o a la División de Administración de Propiedades, según aplique. (5) La Junta podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta, por razones justificadas, a través de notificaciones a los licitadores antes de la fecha y hora fijada para su apertura. BANCO DE DESARROLLO ECONÓMICO PARA PUERTO RICO 21 REGLAMENTO de COMPRAS Y SUBASTAS (6) La Junta tendrá la facultad inherente de resolver cualquier duda o problema respecto al anuncio e invitación a subasta. B. Requisitos de los Pliegos de Subasta Los pliegos de subasta contendrán especificaciones completas y una descripción clara de los suministros y servicios no profesionales que se desean obtener. Indicará claramente los términos y condiciones aplicables a la compra. Cuando los requisitos de entrega y de inspección sean esenciales para la adjudicación de la subasta, deberán establecerse e indicarse en el Pliego. En el caso de venta de propiedades, los pliegos de subasta contendrán una descripción clara de la propiedad a subastar y los términos y condiciones aplicables a la venta. Además, el Pliego deberá especificar la fecha, hora y lugar en que se abrirán las cotizaciones. Otros aspectos relevantes sobre el contenido del Pliego son los siguientes: (1) Todo Pliego contendrá instrucciones específicas respecto a la manera en que se presentarán las ofertas al Banco, así como los términos y condiciones que regirán la transacción. (2) Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales, deberán ser especificados, señalando en forma clara la condición, permitiendo así la tramitación y evaluación adecuada por parte del Banco. (3) La Junta tendrá la facultad inherente para establecer especificaciones que sean razonables, de acuerdo a las necesidades del Banco. (4) En el caso de subastas donde las requisiciones de compra conlleven especificaciones altamente técnicas, el Banco podrá contratar consultores especializados que asesoren a la Junta en la determinación de las mismas, o evaluar información especializada. (5) En el caso de subastas donde las especificaciones de compra puedan estar sujetas a diferentes alternativas, requieran mayor detalle o sean altamente técnicas, la Junta puede requerir una reunión presubasta para aclarar cualquier duda. En estos casos, el Pliego deberá especificar la fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la reunión presubasta e indicar si la asistencia a la misma es compulsoria. (6) El Pliego incluirá una cláusula exponiendo la facultad que posee la Junta para realizar una inspección ocular de las facilidades de almacén u oficina del licitador, así como de equipo vendido o servicio prestado a clientes anteriores, que sea similar al requerido por el Banco. (7) El término de tiempo para la entrega de los suministros o servicios será fijado por el Banco, tomando en cuenta sus necesidades. BANCO DE DESARROLLO ECONÓMICO PARA PUERTO RICO 22 REGLAMENTO de COMPRAS Y SUBASTAS (8) Las referencias a marcas específicas de los artículos se harán únicamente como guía para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en el Pliego. Podrá emitirse un Pliego para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades del Banco, ya sea por la experiencia obtenida o por alguna otra razón. Se preparará un informe de las justificaciones, el cual se incluirá en el expediente de la compra correspondiente. (9) El término de tiempo para la entrega de los suministros o servicios será fijado por el Banco, tomando en cuenta sus necesidades. (10) El término de tiempo para realizar la transacción de compraventa de las propiedades adjudicadas mediante Subasta Formal, así como los depósitos de las ofertas recibidas, serán fijados por el Banco, tomando en cuenta sus necesidades y el Reglamento de Disposición de Propiedades. (11) El o los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra o parte del mismo, a través del proceso de Subasta Formal, convendrán en suministrar el producto o productos ordenados, de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones que se estipulen. (12) En caso de incumplimiento del contrato por retraso en la entrega de la mercancía comprada, el Banco podrá hacer un descuento del valor del contrato incumplido por cada día laborable de retraso. La cantidad a descontarse se determinará de caso a caso. En los casos que se determine imponer un descuento por retrasos en la entrega, se incluirá en los pliegos de la subasta. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna manera representa una penalidad, y sí daños y perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar por gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados al Banco. (13) El Pliego incluirá una cláusula indicando que el Presidente, o su representante autorizado, podrá ordenar la cancelación o enmendar cualquier invitación a subasta, por razones justificadas, notificando a los licitadores en cualquier momento antes de la fecha y hora fijada para su apertura. (14) Toda invitación a subasta especificará los términos para impugnación de la convocatoria o adjudicación.