Procedimiento para Presentar, Investigar y Adjudicar Querellas

Todo funcionario o empleado de la Oficina que sea testigo de un acto de hostigamiento sexual cometido tanto por funcionarios, empleados, contratistas o sus representantes, o cualquier visitante, tiene la obligación de informarlo inmediatamente conforme se indica en el Artículo 11.1 de este Reglamento. El no hacerlo constituye un acto sujeto a acción disciplinaria según lo dispuesto en el Reglamento Núm. 10, Reglamento para la Administración del Capital Humano de la Oficina del Contralor de Puerto Rico y en este Reglamento. El funcionario o empleado que tenga conocimiento o considere que ha sido objeto de hostigamiento sexual en el empleo, en cualquiera de sus modalidades, puede radicar una queja siguiendo el procedimiento aquí establecido, dentro de un término de doce (12) meses de ocurrido el último acto de hostigamiento sexual. Cuando la queja se presenta por un aspirante a empleo, visitante o contratista, se aplica el mismo procedimiento y término. El trámite de la queja se lleva a cabo en forma confidencial y diligente hasta su resolución final. Toda persona que interviene en el proceso debe evitar que se prolongue irrazonablemente la adjudicación del asunto ante su consideración. 11.1. Radicación de la Querella 11.1.1. Trámite El funcionario, empleado, contratista o visitante que entienda que se ha cometido un acto de hostigamiento sexual en su contra puede presentar una queja verbal o escrita ante el Coordinador. Si el supervisor o cualquier funcionario o empleado adviene en conocimiento de un alegado acto de hostigamiento sexual, éste lo referirá inmediatamente al Coordinador. 25-00-017 Cualquier funcionario o empleado de la Oficina que recibe una queja sobre hostigamiento sexual, debe orientar a la persona y referirla al Coordinador. La información que reciba debe mantenerla en estricta confidencialidad. Una vez el Coordinador adviene en conocimiento de la queja verbal o escrita: Orienta al querellante de inmediato sobre sus derechos y los remedios disponibles bajo la ley. La queja se tramita confidencialmente y por el medio de comunicación que, conforme a las circunstancias, sea más confiable, efectivo y rápido (mensajero, fax, teléfono). La queja se puede presentar de forma verbal primero, pero luego la misma debe hacerse constar por escrito. El Coordinador redacta una querella y la identifica según lo dispuesto en el Artículo 18 de este Reglamento. Dicha querella es firmada por el querellante y se juramenta ante un Asesor Legal de la División de Asesoramiento Legal. El hecho de que una querella no se juramente no constituye impedimento, por sí solo, para que se lleve a cabo una investigación de los hechos alegados y se proceda a tomar cualquier medida provisional u otra acción que corresponda. Una vez completada la querella, se le notifica al Contralor y al querellado personalmente o por correo certificado con acuse de recibo no más tarde de tres (3) días laborables a partir de la fecha en que se recibe la querella. En los casos que el Contralor determina que debe inhibirse, delega en el Subcontralor su participación en el proceso. 25-00-018 Los aspirantes a empleo, contratistas o visitantes radican la queja ante el Coordinador y se sigue el procedimiento establecido en este Reglamento. El Contralor, a iniciativa propia, puede ordenar una investigación sobre la conducta de un funcionario, empleado, contratista o visitante por alegado hostigamiento sexual. 11.1.2. Desestimación de la Querella a Solicitud del Querellante En aquellos casos en los cuales la persona querellante quiera desistir de la querella presentada, debe notificarlo, de forma escrita y firmada por ésta, al Coordinador, quien a su vez debe orientar al querellante sobre el particular en el término no mayor de dos (2) días laborables a partir del recibo de la notificación del desistimiento. Como parte de la orientación, el Coordinador le notifica que tiene cinco (5) días laborables a partir del día en que recibió la orientación para reinstalar su querella, advirtiéndole que de no hacerlo se entiende por desistida y se procede a archivar la misma, sin trámites ulteriores. Esta notificación consta por escrito y la persona querellante debe firmar una hoja de acuse de recibo de la misma. Lo anterior no es impedimento para que el Contralor motu proprio continúe con la investigación de la querella. 11.1.3. Querellas Frívolas Cualquier funcionario o empleado que a sabiendas radique una querella frívola por hostigamiento sexual contra otra persona, está sujeto a medidas disciplinarias conforme establece el Artículo 14 de este Reglamento. 25-00-019 11.1.4. Contenido de la Querella Toda querella que se presente por motivo de hostigamiento sexual, debe cumplir con los siguientes requisitos: Se formula por escrito y bajo juramento. Contiene los datos personales del querellante: nombre, puesto, lugar de trabajo, dirección postal, teléfono, relación con el querellado, así como una relación de los hechos o actos constitutivos de hostigamiento sexual con claridad y especificidad; la fecha y lugar de ocurrencia de dichos hechos y la fecha en que se somete la querella. Identifica por nombre y apellidos a la parte querellada, puesto, la oficina donde trabaja, dirección postal o brinda suficiente información que permita identificar a dicha parte. Identifica a los testigos y brinda cualquier otra información pertinente para sustentar la querella. Si la querella se presenta por un visitante o contratista de la Oficina, ésta debe contener la firma de la persona afectada. 11.1.5. Confidencialidad La querella presentada por cualquier funcionario, empleado, contratista o visitante de la Oficina, se tramita e investiga de manera confidencial en el grado mayor posible y se protege la dignidad de las partes involucradas. El funcionario o empleado que revele intencionalmente a personas no autorizadas, la identidad de las partes o divulgue la información recopilada o rendida en el curso de cualquier etapa de la tramitación de una querella por hostigamiento sexual en el empleo, está sujeto a medidas disciplinarias conforme establece el Artículo 14 de este Reglamento. 25-00-020 11.2. Investigación de la Querella 11.2.1. Designación de la Investigación El Contralor designa a una persona para que haga una investigación de los hechos y le rinda un informe escrito sobre el particular dentro de tres (3) días laborables a partir de la fecha en que recibe la querella. Además, informa al Coordinador tal designación. El investigador no puede ser funcionario o empleado de la Oficina. Debe tener conocimiento en el campo de hostigamiento sexual en el empleo y en el área de recursos humanos. De preferencia será un abogado. 11.2.2. Impugnación de la Designación del Investigador Cualesquiera de las partes puede impugnar la designación del investigador y solicitar se asigne un nuevo investigador cuando existan razones para creer que existe un conflicto de interés, parcialidad o cualquier otra situación, por la que entienda que la investigación no se realiza o se pueda realizar con objetividad e imparcialidad. La solicitud debe presentarse por escrito al Contralor no más tarde de dos (2) días laborables después que la parte reciba la notificación sobre la designación del investigador o advenga en conocimiento, durante el transcurso de la investigación, de alguna situación que motive la solicitud de impugnación. Este término puede ser ampliado por causa justificada. El Contralor debe decidir sobre la solicitud dentro de los próximos dos (2) días laborables luego de recibida la solicitud. En toda querella donde se impugne la designación del investigador, el término que éste tiene para concluir su labor queda interrumpido y no comienza a contar hasta que su designación sea final. 25-00-021 11.2.3. Ejecución de la Investigación La investigación de una querella que se presente por motivo de hostigamiento sexual debe cumplir con lo siguiente: Abarca todos los hechos denunciados e incluye, entre otras, la toma de declaraciones juradas al querellante, al querellado y a todas las personas que tengan conocimiento sobre los hechos alegados o posibles testigos que se vayan detectando durante el curso de la investigación. A toda persona a la que se le tome declaración se le tomará juramento y se le harán las advertencias pertinentes. Todas las declaraciones y cualquier otro documento que se recopile forma parte del expediente de investigación. Se realiza con todo rigor, independientemente de que el hostigamiento haya cesado o de que la víctima se haya sometido o accedido a las insinuaciones e invitaciones de naturaleza sexual objeto de la querella. Durante la misma no se indaga en el historial o comportamiento sexual anterior de la víctima ni se toma en cuenta para ningún propósito del procedimiento. El procedimiento de investigación se conduce en la forma más confidencial posible, en salvaguarda de las partes afectadas. 11.2.4. Obligación de Cooperar en la Investigación Los funcionarios, empleados, contratistas y visitantes de la Oficina tienen la obligación de cooperar al máximo con la investigación que se realice en casos de hostigamiento sexual en el empleo. 25-00-022 El funcionario o empleado que obstruya una investigación, a sabiendas provea información falsa, en todo o en parte, u oculte información pertinente para la investigación o adjudicación de una querella sobre hostigamiento sexual, cuando ello le haya sido requerido por autoridad competente, está sujeto a medidas disciplinarias, conforme establece el Artículo 14 de este Reglamento. 11.2.5. Protección a los Testigos y Colaboradores Durante el curso de los procedimientos, ante el alegato de posibles represalias, se toman medidas para proteger a los testigos y a las personas que colaboren con la investigación, tales como que no conste en el expediente del funcionario o empleado su participación en la investigación. Además, el testigo o colaborador puede presentar una querella cuando se tomen decisiones sobre su puesto, condiciones de empleo o cuando se vean afectados por acciones de supervisores o compañeros de trabajo debido a su colaboración durante la investigación. 11.3. Informe, Recomendaciones y Determinaciones 11.3.1. Término para Rendir al Contralor el Informe de la Investigación Una vez finalizada la investigación de la querella, el investigador rinde un informe escrito al Contralor el cual se acompaña del expediente del caso. Se establece el término de quince (15) días laborables a partir de la designación del investigador, como tiempo máximo para que rinda un informe escrito de la investigación. El Contralor puede extender el término inicial por uno no mayor de diez (10) días laborables adicionales. 11.3.2. Contenido del Informe de la Investigación Este informe incluye: Una relación del contenido de la querella. 25-00-023 Una relación detallada de la información y los hallazgos obtenidos, enumerando los documentos que consten en el expediente, incluyendo las declaraciones juradas. La determinación de los hechos ocurridos, a base de la información disponible y los hechos alegados, de si existe o no causa suficiente para iniciar el procedimiento de medidas disciplinarias u otras aplicables conforme a derecho. Las recomendaciones correspondientes al Contralor. 11.3.3. Recomendaciones El Contralor puede adoptar, modificar o prescindir de las recomendaciones que le formule el investigador tomando en consideración el derecho aplicable, las determinaciones de hecho y la naturaleza o gravedad de la conducta imputada. 11.3.4. Determinaciones 11.3.4.1. Relacionadas con Funcionarios 0 Empleados De existir base razonable para la aplicación de una medida correctiva o disciplinaria, en lo que respecta al procedimiento administrativo, se procederá a tenor con lo dispuesto en el Reglamento Núm. 10, citado, contra el funcionario o empleado que ha incurrido en conducta prohibida constitutiva de hostigamiento sexual en el empleo y de todo aquel personal que hubiere actuado en contravención a las normas que rigen la materia o incumplido con sus deberes y obligaciones. Si se determina que no hubo hostigamiento sexual en el empleo se mantiene el procedimiento en confidencialidad. Tal determinación se notifica, personalmente o mediante correo certificado con acuse de recibo, tanto a la 25-00-024 parte querellante como a la parte querellada en un término no mayor de tres (3) días laborables a partir del recibo del informe de la investigación. De no estar conforme con la decisión, el querellante puede solicitar una revisión de la determinación ante el Contralor, dentro del término de cinco (5) días calendario a partir de la notificación. 11.3.4.2. Relacionadas con Contratistas 0 Visitantes Cuando se trate de personas por contrato, subcontrato, contratistas independientes o sus representantes, el Contralor toma las medidas que correspondan de acuerdo con lo acordado en cada contrato. Si se determina que los actos de hostigamiento sexual en el empleo provienen de visitantes, terceras personas no empleadas por o ajenas a la Oficina, el Contralor toma las medidas correctivas que estén a su alcance y que procedan en derecho. En estos casos el Coordinador, en coordinación con la División de Asesoramiento Legal, redacta la carta con la acción que proceda para la aprobación del Contralor. Además, notifica a las partes sobre lo resuelto. 11.4. Carta de Intención de Imposición de Medida Disciplinaria a Funcionario 0 Empleado Si luego de examinar el informe del investigador el Contralor entiende que procede la aplicación de cualquier medida disciplinaria, éste le notifica por escrito al funcionario o empleado los cargos, mediante entrega personal o correo certificado con acuse de recibo. El Coordinador, en coordinación con la División de Asesoramiento Legal, prepara la carta de intención de imposición de medida disciplinaria, y se le refiere al Contralor para su consideración. De no poder contactar personalmente al funcionario o empleado se le notifica por correo certificado a la dirección que las partes hayan informado al investigador o en su defecto, a la última dirección que aparezca en el 25-00-025 expediente de personal. Se considera la fecha de notificación la del acuse de recibo. En caso de ser devuelta por no ser reclamada, obra la presunción de las reglas de evidencia aplicables a la correspondencia regular, en cuanto a que toda carta remitida la recibe su destinatario. Esta se asume recibida a los tres (3) días calendario de enviada. 11.4.1. Contenido de la Carta de Intención de Imposición de Medida Disciplinaria a Funcionario 0 Empleado La carta de intención de imposición de medida disciplinaria incluye: Una relación de la conducta impropia que se le imputa al funcionario o empleado. Las disposiciones reglamentarias aplicables. Los hechos relevantes. La medida disciplinaria a imponerse. Las leyes, reglamentos o normas que se consideran infringidas. Informa al funcionario o empleado de su derecho a solicitar una vista administrativa informal, dentro del término de diez (10) días calendario a partir de la notificación. Además, se informa que si el funcionario o empleado no solicita la vista administrativa informal dentro del término fijado, o de no comparecer a la vista administrativa señalada, se dan por admitidos los hechos imputados. 25-00-026 11.5. Vista Administrativa Informal a Solicitud del Funcionario o Empleado El funcionario o empleado puede solicitar una vista administrativa informal al Contralor dentro del término de diez (10) días calendario contados a partir de la fecha en que reciba la carta de intención de imposición de medida disciplinaria. De solicitarse la vista administrativa informal, el Contralor refiere la solicitud a la División de Asesoramiento Legal para que coordine y notifique la misma. La vista administrativa informal se efectúa no más tarde de quince (15) días laborables desde la solicitud de la misma. En ésta, el funcionario o empleado tiene la oportunidad de presentar su versión de los hechos en controversia, así como aquella evidencia pertinente al caso. La notificación para la vista administrativa informal se envía al funcionario o empleado con no menos de diez (10) días calendario de antelación a la celebración de ésta. De existir causas que justifiquen la suspensión de la vista, se notifica al funcionario o empleado con no menos de cinco (5) días calendario de antelación a su celebración. La vista administrativa informal no debe ser suspendida, excepto si el funcionario o empleado lo solicita por escrito con expresión de las causas que justifican la solicitud de suspensión. Dicha solicitud debe someterse por lo menos cinco (5) días calendario antes de la fecha señalada para la vista. El Contralor puede conceder una segunda y última oportunidad en un término razonable, si el funcionario o empleado por razones justificadas, indica estar impedido de comparecer a la vista. Si el funcionario o empleado estuviese suspendido de empleo y no de sueldo, el tiempo a extenderse debe ser descontado de su licencia de vacaciones o enfermedad, según aplique. 25-00-027 Conforme al Reglamento Núm. 10, citado, la vista administrativa informal tiene como propósito determinar si hay una base razonable para creer que los cargos son verdaderos y sostienen la imposición de una medida disciplinaria. Ésta se celebra ante el Contralor o su representante autorizado. De celebrarse la misma ante un representante autorizado, éste le rinde un informe escrito sobre el particular al Contralor con sus recomendaciones. Este informe se considera confidencial. 11.6. Determinación Final del Contralor Luego que se celebre la vista administrativa informal, o habiéndose renunciado a ella expresa o implícitamente por inacción del funcionario o empleado, si el Contralor considera que se debe proseguir con la acción disciplinaria, procede a formular y notificar por escrito al funcionario o empleado los cargos correspondientes. A partir de ese momento el Contralor puede suspender de empleo y sueldo, destituir o imponer cualquier otra acción disciplinaria que proceda al funcionario o empleado. En la notificación se advierte del derecho a apelar ante la Junta de Apelaciones de la Oficina y sobre el término correspondiente para ello, conforme al Artículo 11.7 de este Reglamento. Evaluada la determinación del Contralor, el Coordinador, en coordinación con la División de Asesoramiento Legal, redacta la carta con la acción que proceda para la aprobación del Contralor. Además, notifica a las partes y abogados, si alguno, sobre lo resuelto. No es necesario agotar los remedios administrativos para iniciar un procedimiento judicial o externo a la Oficina conforme establece el Artículo 17 de este Reglamento. Cualquier sanción que establezcan los foros judiciales, no será sustituto ni impedimento para imponer las sanciones administrativas que correspondan, si alguna. 25-00-028 El Contralor notifica a la Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado (ORHELA) los nombres de los funcionarios y empleados que son destituidos de la Oficina según se dispone en el Reglamento Núm. 10, citado. 11.7. Apelación Todo funcionario o empleado afectado por la determinación final del Contralor, puede apelar dicha determinación ante la Junta de Apelaciones de la Oficina, dentro del término de treinta (30) días calendario, contados a partir del recibo de la notificación de la decisión. Esto según lo dispuesto en el Reglamento Núm. 13, Reglamento de la Junta de Apelaciones de la Oficina del Contralor de Puerto Rico.