Normas para la Contratación

a. El Instituto contratará servicios profesionales y consultivos (17) especializados en áreas técnicas cuando sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones. Estos servicios se contratarán cuando constituyan una tarea especial precisa o determinada en cuanto a contenido y duración y cuando claramente no constituyan una relación de empleado y patrono. b. La contratación de los servicios profesionales y consultivos se hará mediante el otorgamiento de un contrato escrito entre las partes, en el cual se deben indicar las obligaciones específicas que se contraen. C. El contrato debe contener, entre otras cosas, lo siguiente: 1) Número de Contrato 2) Base legal 3) Nombre e identificación de las partes contratantes. 4) Número de seguro social patronal O individual de la parte contratada. 5) Cláusula mediante la cual el contratista se compromete a cumplir con el Código de Ética establecido en éste Reglamento. 6) Disposiciones específicas sobre los servicios a prestarse, la forma en que se van a prestar y cómo se van a compensar los mismos, por hora O tarea. Debe indicarse, además, la cuantía máxima a pagarse por el contrato. 7) El tipo de informe que el Instituto le va a requerir a la parte contratada, la fecha en que debe rendirlo y la relación que existirá entre el pago de los honorarios y (18) la presentación del informe. 8) Cuenta y partida de donde se van a pagar los servicios. 9) Por ciento a retenerse como garantía para el fiel cumplimiento de los servicios a prestarse, sí alguno. 10) Cláusula para la retención contributiva que establece el Código de Rentas Internas a los servicios profesionales o consultivos. 11) Término de vigencia. Indicar la fecha de comienzo y terminación del contrato. 12) Cláusula de terminación O resolución del contrato mediante aviso previo dentro del término pactado. 13) Fecha en que se otorga. 14) Cualquier otra cláusula requerida por ley O reglamentación vigente. d. Por lo general los contratos de servicios profesionales y consultivos deben otorgase por un período no mayor de un año fiscal. e. En circunstancias especiales podrán otorgarse contratos que cubran dos períodos fiscales diferentes, siempre que el período total del mismo no exceda de (doce) 12 meses. En estos casos, se deberá incluir una cláusula que especifique que éste se considerará renovado al comienzo de cada año fiscal, siempre y cuando las partes estén de acuerdo y haya fondos disponibles en la partida de servicios profesionales y consultivos. Además, deberá incluirse una cláusula que permita al Instituto resolver (19) el mismo, de no contar con los recursos presupuestarios. f. Los pagos por concepto de servicios profesionales y consultivos deben efectuarse sobre una base mensual, a menos que en los contratos se estipulen otros términos para efectuar el pago. g. Cuando en el contrato se establezca que el pago se hará por adelantado, se debe cumplir con la reglamentación aplicable para regular este tipo de pago. h. En los contratos que se formalicen con individuos se incluirá una cláusula en la que éstos certifiquen que no reciben paga O compensación alguna por servicios regulares prestados bajo nombramiento a otro organismo del gobierno, incluyendo corporaciones públicas y municipios, a menos que ello esté autorizado por ley. i. Cuando la persona a contratarse sea un empleado regular que por ley se pueda contratar, O tenga otros contratos con algún departamento, dependencia, entidad corporativa O municipio, se incluirá una cláusula en la cual se especifique que el trabajo que realiza o los contratos que posee no son incompatibles con el nuevo contrato. j. Si el contrato requiere dispensa de alguna entidad del Gobierno se gestionará la misma previo al otorgamiento del (20) contrato y se hará formar parte del expediente. k. En los contratos por concepto de servicios legales, se incluirá una cláusula en la que éstos acuerden no aceptar la representación legal de otros intereses en conflicto con el Instituto. 1. En los casos en que los servicios a prestarse requieran que la persona contratada realice viajes, debe especificarse en el contrato si el Instituto pagará los mismos como un gasto adicional. Debe indicarse, además, cómo se compensarán los mismos. m. En el contrato se debe especificar si el Instituto será responsable de proveerle a la parte contratada servicios incidentales tales como: servicios secretariales, de reproducción, teléfono, servicio postal o cualquier otro servicio análogo relacionado directamente con el contrato. n. En todo contrato se debe incluir una cláusula certificando que ningún funcionario O empleado de la entidad contratante tiene interés pecuniario directo o indirecto en relación con el contrato, o ningún otro interés que afecte el mismo. O. En todo contrato relacionado con trabajo confidencial se debe incluir una cláusula de confidencialidad que disponga que la parte contratada mantendrá absoluta reserva y confidencialidad en (21) cuanto a la información que le provea el Instituto o llegue a su conocimiento directa O indirectamente. p. Cuando se formalicen contratos con corporaciones extranjeras se incluirá una cláusula que disponga que la interpretación del contrato se regirá por las leyes de Puerto Rico y la parte contratada se somete a la jurisdicción de los foros judiciales locales. Además, se les requerirá a toda corporación una certificación del Departamento de Estado como evidencia de que están autorizados a llevar a cabo negocios en Puerto Rico y un Certificado de Buenapro (Good Standing) q. Se debe incluir una cláusula en la cual la persona acredite que no tiene deudas por concepto de pensiones alimentarias o que de tenerlas, tiene plan de pago al día. El contratista deberá presentar una certificación a esos efectos expedida por la Administración para el Sustento de Menores (ASUME) r. Cuando los servicios a contratarse excedan de $16,000, previo a la formalización del contrato, se le requerirá a la parte a ser contratada que presente las siguientes certificaciones como evidencia de su condición contributiva: 1) Certificación de radicación de planillas de contribución sobre ingresos por los últimos cinco años y certificación de que no tiene deudas por dicho concepto en el Departamento de Hacienda. 2) Certificación de que no tiene deudas por concepto de (22) propiedad inmueble o mueble del Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales (CRIM) 3) Certificación de que no tiene deudas por concepto de seguro por desempleo, incapacidad temporal y de seguro social para chóferes, del Departamento del Trabajo, de aplicar las mismas. En los casos en que alguna de las certificaciones reflejen deuda y la persona esté acogida a un plan de pago, deberá presentar evidencia de que el mismo está al día. Cuando la persona a ser contratada se vea impedida de presentar las referidas certificaciones previo a la contratación debido a que dichos organismos no le puedan expedir las mismas al momento de solicitarlas, se le concederá un plazo de (treinta) 30 días para someter las mismas. El incumplimiento con dicho término constituirá causa para la cancelación del contrato. Además, no se emitirá pago alguno hasta que no cumpla con lo expuesto. S. Todo contrato que requiera el uso de programas computadorizados, incluirá una cláusula a los efectos de que todos los programas utilizados en la prestación de servicios tienen las correspondientes licencias.