Reglamento para la Venta de Marbetes en el Proceso de Renovación de Inscripción de Embarcaciones a Través de Entidades Colaboradoras

DEBERES Y OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES COLABORADORAS 6.1 RECOGIDO Y ENTREGA DE MARBETES 12 El dueño de la entidad colaboradora deberá designar y autorizar por escrito la persona o personas que estarán a cargo de recoger los marbetes en el Departamento. Las personas autorizadas deberán tener registrada su firma en el Departamento. Para estos propósitos, las entidades colaboradoras deberán proveer al Comisionado un registro de firmas autorizadas. Cada entidad colaboradora será responsable de recoger los marbetes mensualmente en las instalaciones correspondientes del Comisionado, hasta completar la cantidad máxima que el Departamento haya autorizado. Guardará los marbetes diariamente en una caja fuerte pesada y anclada al suelo, según se le requirió al momento de solicitar su participación en la venta de marbetes. El Comisionado será responsable de entregar a la persona autorizada por la entidad colaboradora la cantidad de marbetes que las partes estimen necesaria para efectuar la labor de renovación de inscripción. Para cada entrega, el Comisionado preparará el Comprobante de Recibo de Marbetes en original y copia. Tan pronto la persona autorizada por la entidad colaboradora reciba los marbetes, procederá a verificar los mismos en las propias instalaciones del Comisionado. De encontrar alguna diferencia, lo comunicará inmediatamente al personal del Comisionado del Departamento para que se proceda a efectuar una investigación y efectuar los ajustes pertinentes. 13 6.2 RENOVACIONES QUE PODRÁN TRAMITARSE Las entidades colaboradoras autorizadas a participar en el proceso de renovación de inscripción de embarcaciones podrán renovar únicamente aquellas en las que el cliente acepte como correcto el total a pagar que el Departamento le indica en el Sistema. Las entidades colaboradoras no están autorizadas a renovar aquellas licencias que se expidan a dueños de embarcaciones que sean considerados como pescadores comerciales O arrendadores de embarcaciones para fines recreativos comerciales, a los que se les ha concedido el beneficio de pagar un único derecho anual de $5.00. Estos clientes realizarán el proceso de renovación en las instalaciones regionales del Comisionado del Departamento de su conveniencia. El Secretario del Departamento podrá autorizar a las entidades colaboradoras la renovación y venta de marbetes para otros tipos de licencias de embarcaciones mediante orden administrativa. 6.3 PROCEDIMIENTO DE VENTA DE MARBETES 1. Para realizar la gestión de compra del marbete, a partir de la vigencia de este Reglamento, el cliente presentará ante la entidad colaboradora la licencia que le fue enviada por el Departamento con la Notificación y Recibo de Renovación. 2. El personal de la entidad colaboradora entrará en Sistema el número de identificación de la embarcación a renovar su inscripción y 14 aparecerá en pantalla la información de la embarcación, así como la relación de multas y el total del importe que ha de pagar para poder renovar la inscripción. 3. Verificará que la información en la licencia, relacionada con el nombre del dueño, dirección y datos de la embarcación, concuerde con la información provista por el Sistema. Además, verificará el mes y año natural en que vence el término para renovar la misma como la fecha de expiración que indica la licencia. Si existen diferencias entre la información impresa en la licencia y el Sistema o la licencia tiene la fecha expirada, la entidad no podrá realizar dicha transacción e indicará al cliente que aclare las discrepancias u obtenga una licencia nueva en una de las Oficinas Centrales o Regionales del Departamento. 4. Si el Sistema desplegase en pantalla que la embarcación está clasificada como Documentada, el representante de la Entidad Colaboradora solicitará evidencia física del Certificado de Documentación vigente para dicha embarcación. El representante entrará en el sistema la fecha de vigencia indicada en el Certificado de Documentación como evidencia de que dicho certificado fue físicamente inspeccionado. Si el cliente no presenta evidencia física del Certificado de Documentación vigente, la Entidad Colaboradora no podrá continuar con el proceso de renovación y venta del marbete para este cliente en particular. 5. Si el Sistema desplegase en pantalla que la embarcación es una embarcación perteneciente a un pescador comercial o a un arrendador de embarcaciones para fines recreativos comerciales, el Sistema no 15 permitirá al personal de la entidad colaboradora continuar con el proceso de renovación y venta del marbete para este cliente en particular. 6. Si el Sistema permite continuar con la transacción, el personal de la entidad colaboradora efectúa el cobro del importe total de los derechos incluyendo multas, si alguna, que indica el Sistema. 7. Entrará en el Sistema la información sobre el cobro del importe total y asignará del inventario de marbetes en el Sistema el próximo número de marbete disponible a la licencia renovada. 8. Luego, procederá a adherir en la parte posterior de la licencia (Certificado de Numeración) la pegatina con el número de marbete asignado a dicha licencia. 9. Por último, procederá a estampar ambas copias de la Notificación y Recibo de Renovación con un sello engomado que indique "Pagado y la fecha en que ocurrió la transacción" y anotará el número de marbete asignado a la licencia, entregará al cliente el original de dicho documento como evidencia de pago de la transacción. Mantendrá en sus archivos la copia como evidencia de la transacción o para cualquier reclamación del cliente u auditorías del Departamento. 10. El Sistema sólo permitirá que los marbetes se asignen en secuencia numérica del inventario disponible en el Sistema y según fueron asignados por el Departamento a la entidad colaboradora en el momento de solicitarlos. La transacción no podrá ser completada 16 hasta tanto no se escoja correctamente en el Sistema el número de marbete disponible para la venta. 11. AI completarse la transacción con la asignación del número de marbete a la licencia renovada, el Sistema registrará la información compilada para el cuadre diario de ventas de marbetes que será notificado a Hacienda. Al finalizar cada día laborable, el Departamento tendrá un informe de la relación de los marbetes vendidos en cada entidad colaboradora. 12. La entidad colaboradora entregará al cliente la licencia con el recibo de pago, junto al marbete perforado en el mes y año correspondiente que aparece en el Sistema, independientemente del mes en que se esté llevando a cabo la renovación. 13. La entidad colaboradora deberá depositar en una cuenta de banco el efectivo cobrado por la venta de marbetes no más tarde de las 10:00am del día siguiente o próximo día laborable. 6.4 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE MARBETES VENDIDOS AI terminar cada día laborable, cada entidad colaboradora solicitará al Sistema un informe electrónico de las licencias renovadas y el dinero cobrado, el que será utilizado para su cuadre diario de ventas. El Sistema notificará dicho informe al Departamento, vía transmisión en línea. El Departamento, a su vez, notificará a Hacienda según se detalla en el Artículo 7 de este Reglamento, para que realice el débito correspondiente de la cuenta de banco de la entidad colaboradora, mediante el Sistema de 17 Colecturía Virtual. Dicho informe electrónico será mantenido en la base de datos del sistema, el cual podrá ser impreso por la entidad colaboradora en caso de necesitar evidencia de las ventas diarias como parte de sus procesos de control de la contabilidad o de una intervención del Departamento o cualquier entidad reguladora del Estado Libre Asociado. AI finalizar el período de renovación, que culmina el 31 de diciembre de cada año natural, las entidades colaboradoras deberán tomar un inventario de los marbetes sobrantes. Dicho inventario deberá ser preparado en un formulario diseñado para esos fines y deberá ser entregado en original y dos (2) copias, junto con los marbetes sobrantes, al representante del Departamento durante los primeros treinta (30) días del mes de enero de cada año natural. 6.5 PROCESO DE PAGO DE CANTIDADES ADEUDADAS POR DÉBITOS NO SATISFECHOS Cuando Hacienda no pueda debitar de la cuenta el importe de lo vendido por cada Entidad Colaboradora, producirá un "Reporte de Débito No Satisfecho" que será notificado vía correo electrónico a la entidad y al Departamento. El recibo del correo electrónico notificando el débito no satisfecho provocará que el Departamento desactive la función de renovación de licencias en la entidad colaboradora. En estos casos, la entidad colaboradora deberá satisfacer la cantidad adeudada de la siguiente manera: 1. El Reporte de Débito No Satisfecho enviado por Hacienda vía correo electrónico constituirá la factura con la que la entidad colaboradora 18 visitará la colecturía más cercana a efectuar el pago. El pago sólo será recibido en efectivo o mediante cheque de gerente. La entidad colaboradora tendrá un (1) día, a partir de la notificación vía correo electrónico, para efectuar la totalidad del pago del débito no satisfecho así como las penalidades que se hayan impuesto. 2. Una vez la entidad colaboradora haya pagado en la Colecturía la cantidad adeudada, se le emitirá un recibo con el que comparecerá al Departamento para que se le reactive el Sistema y se le entreguen los marbetes. 3. De no pagarse la suma adeudada en el primer día laborable, Hacienda procederá a cobrar la cantidad de la fianza. Inicialmente, Hacienda cobrará de la fianza depositada en efectivo o cheque de gerente; cualquier suma adicional se cobrará de la fianza emitida por la compañía de seguros autorizada. 4. De ser necesario cobrar cantidad alguna de la fianza en efectivo, la entidad colaboradora tendrá un (1) día laborable para reponer el monto de la fianza a la cantidad inicialmente requerida. Transcurridos tres (3) días laborables desde que la fianza sea repuesta, se reactivará el Sistema para que la entidad colaboradora continúe vendiendo los marbetes. La Entidad Colaboradora será responsable de presentar al Departamento el recibo de pago como evidencia de haber repuesto la fianza, para que el sistema sea reactivado. 5. Cuando sea necesario cobrar alguna cantidad de la fianza prestada por una compañía de seguros autorizada, el Sistema de renovación 19 será suspendido a la entidad colaboradora hasta que haya transcurrido una semana desde que la compañía de seguros satisfaga la cantidad adeudada.