Evaluación y Adjudicación de Ofertas

Una vez evaluadas las ofertas, la Junta resolverá a favor de qué postor se adjudicará la subasta, de la siguiente manera: 1. Procedimiento a. Resumen El Presidente, o miembro de la Junta en quien él delegue verbalmente hará un resumen de cada una de las ofertas que fueron evaluadas mencionando cada oferta y señalando las que deben rechazarse y las razones para ello. b. Decisión Los miembros presentes votarán en cada partida a favor del licitador que cumpla con las especificaciones y condiciones y cuya oferta en 37 general sea más beneficiosa para el Instituto. 1) Las adjudicaciones deberán ser aprobadas por mayoría. 2. Obligación del Secretario de la Junta El Secretario de la Junta viene obligado a llevar récord de toda incidencia y a levantar un Acta. 3. Efecto de la Adjudicación La adjudicación a favor de una oferta constituye un rechazo tácito de todas las demás ofertas que hayan sido sometidas por los licitadores. 4. El documento de adjudicación deberá constar de tres partes: el resumen de las ofertas, el desglose de cada partida según ha sido adjudicada O rechazada y el fundamento para tal acción. 5. La adjudicación deberá ser firmada por todos los miembros que participaron en la adjudicación y será certificada por el secretario de la Junta. 38 Cualquiera de los miembros que votaron en contra de la adjudicación podrá unir al expediente su voto disidente explicativo, pero el mismo no formará parte del escrito titulado "Adjudicación". a. Para la adjudicación de subastas, se considerarán las disposiciones de la Ley Núm. 130 del 28 de junio de 1961, según enmendada, la cual establece cierta preferencia en las compras de mercadería, provisiones, suministros, equipo y materiales producidos, manufacturados O ensamblados en Puerto Rico. Dicha preferencia deberá ser reclamada por los licitadores, mediante la correspondiente identificación, lo cual se hará constar en la invitación a subasta. 6. Rechazo de oferta más baja a. La Junta podrá rechazar la oferta más baja en precio, cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del Gobierno. 39 b. También podrá ser rechazada cuando no cumpla con las especificaciones, requisitos y términos de la subasta. 7. Término de entrega como factor principal En la eventualidad de que en la convocatoria a subasta no se haya hecho constar que se considerará como factor principal para la adjudicación la premura con que se entreguen los artículos solicitados, no podrá rechazarse la oferta más baja en precio, siempre que reúna todas las demás condiciones establecidas, para adjudicarlas a un postor más alto porque ésta ofrezca una entrega más rápida. Cuando luego de la apertura de la subasta, se determine por la Junta y el Director Ejecutivo, que el factor entrega podría afectar adversamente el desarrollo de un programa, éste se constituirá en factor principal, al evaluar las ofertas para adjudicación. 8. Descuentos por pago rápido Los descuentos por pago rápido no podrán considerarse como parte de la oferta a los fines de la adjudicación de la subasta. 40 9. Adjudicación por partidas La Junta podrá aceptar O rechazar cualquier partida, grupo O grupos de partidas de cualquier oferta, así como ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses del Instituto, siempre que esa no haya sido condicionada por el licitador a una aceptación distinta. La Junta podrá también adjudicar las subastas, englobando partidas cuando así lo estimare aconsejable al interés público. 10. Oferta única En los casos en que se recibiere oferta de un solo licitador, ésta podrá ser aceptada por la Junta, siempre que se considere justa y razonable. 11. Empate de ofertas Dos O más ofertas se consideran empatadas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación a subasta. En casos de empate, la Junta de Subasta podrá: 41 a. Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. b. Anunciar una nueva subasta donde sólo participen los licitadores empatados. C. Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan resultado empatados. En caso de que los representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo podrá efectuarse ante testigos no relacionados con el proceso de subasta los cuales serán imparciales. d. Adjudicar la subasta, en casos excepcionales, a ambos licitadores, siempre que se obtenga la aprobación escrita de éstos. 12. Rechazo global Se podrá rechazar cualquier o todas las proposiciones para una subasta, durante cualquier etapa del proceso anterior a la emisión de órdenes de compra cuando: a. Uno o más de los licitadores no cumplan con 42 algunos de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas. b. Se estima que no se ha obtenido la competencia adecuada. C. Los precios obtenidos sean irrazonables. d. No haya fondos disponibles suficientes para pagar los artículos O servicios de la oferta y/o que luego de evaluar todos los factores, la Junta considere más beneficiosa para el Instituto. e. Las ofertas demuestran que los licitadores controlan el mercado del producto solicitado, y se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios irrazonablemente altos. 1) En los casos enumerados en este inciso, de ser necesario: a) se anunciaría una nueva subasta b) se negociará la compra 43 c) se dispondrá del asunto en la forma más beneficiosa para el Instituto en armonía con las circunstancias envueltas. 13. Irregularidades permisibles La Junta podrá excusar u obviar cualquier informalidad O irregularidad menor en las ofertas recibidas, tales como desviaciones de las especificaciones, términos O condiciones que, siempre y cuando a juicio de la Junta no estén en conflicto con el uso, funcionamiento y calidad de los artículos O servicios, y siempre que con ello se beneficie el interés público. 14. Las adjudicaciones de subastas formales se notificarán por escrito a todos los licitadores que concurran a las mismas.