Requisitos de la Invitación a Subasta

A. Se requiere que la invitación a la subasta: i. Contenga especificaciones completas y descripciones claras de los artículos, equipos, materiales y servicios no profesionales que se desean obtener u obras que se desean realizar. ii. Indique claramente los términos y las condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos son esenciales para efectos de la adjudicación a subasta. iii. Especifique la fecha, la hora y el lugar en que se abrirán los sobres con las ofertas. iv. Indique cómo y dónde enviar o presentar las ofertas. V. Advierta que la Junta de Subastas tiene facultad para realizar una inspección ocular de las facilidades de almacén o de oficina del licitador, así como de equipo vendido o servicio prestado a clientes anteriores, que sea similar al requerido por la OCS. vi. Contenga instrucciones específicas, respecto a la forma en que se habrán de someter las ofertas, así como los términos y las condiciones que regirán la transacción. Estas instrucciones, las especificaciones y cualesquiera condiciones especiales, formarán parte del contrato y serán de estricto cumplimiento. 21 vii. Contenga todos los elementos necesarios para que los licitadores puedan hacer sus ofertas. viii. Especifique los términos para impugnación de la convocatoria y la adjudicación. ix. Indique las fianzas de licitación, de ejecución y cualesquiera otras que sean requeridas. B. Aquellas subastas sujetas a condiciones o restricciones especiales deberán contener una nota a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. C. Aquellas subastas en que se requiera que los licitadores sometan alguna certificación o documentos especiales como parte de su oferta deberán contener una nota a esos efectos. D. Se aceptará sólo una oferta por cada licitador para cada subasta. Si una misma empresa comercial somete varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. E. Cuando se requiera la instalación de equipo, deberán incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse debe cumplir con los reglamentos vigentes y normas comunes de la ingeniería y seguridad. F. Deberán indicarse los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables a la OCS, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. G. Las referencias a marcas específicas de artículos, materiales y equipos, se harán únicamente como guía o índice para ayudar al licitador potencial a determinar la clase y tipo de artículos, materiales y equipos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores potenciales podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a subasta. H. Podrán cursarse invitación a subasta para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida o por alguna otra razón que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de la OCS. Como parte del expediente de la subasta, se incluirá un informe de la Junta de Subastas donde se expresen las razones para este tipo de invitación. I. Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que ello conviene a los mejores intereses de la OCS, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. J. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales deberá ser razonable, en armonía con las facilidades de que disponga el comercio local, siempre que esto no entre en conflicto con las necesidades de la OCS. 22 K. A los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra, o parte del mismo, en un procedimiento conforme a los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones e instrucciones especiales, la OCS le hará un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso en la entrega. La cantidad a ser descontada por día se fijará en las condiciones e instrucciones especiales para la subasta. Dicha cantidad será establecida a base de la premura que tengan los productos o servicios para la OCS, la disponibilidad de los mismos en el mercado, los gastos y contratiempos que el retraso pueda ocasionar a la OCS y a cualquier otro factor que se estime pertinente. La cantidad a ser establecida no será menor del uno por ciento (1%) ni mayor del cinco por ciento (5%) del importe del pago. Igualmente, la fianza de ejecución del contrato responderá como pago por cualesquiera daños y perjuicios ocasionados por la tardanza. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representará una penalidad, y sí compensación por daños y perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar a la OCS por gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados. L. Cuando todas las especificaciones de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse no se incluyan en la invitación a subasta, ya sea porque ésta se hizo a través de la prensa, página de la Internet o por cualquier otro motivo, copia de los documentos relacionados estarán a la disposición de los potenciales licitadores en la OCS y así se hará constar en la invitación. M. Se podrá cancelar cualquier invitación a subasta notificando a los licitadores, según se dispone en el Artículo 8.9 de esta Regla. N. Se podrá enmendar cualquier invitación a subasta notificando a los licitadores correspondientes antes de la fecha y la hora fijadas para la apertura de la subasta. O. Cuando se anuncie una subasta donde se requiera que se especifique el costo por unidad de los artículos, materiales o equipos requeridos, se incluirá un estimado razonable de la cantidad total de los mismos que la OCS se propone adquirir. Las fianzas de licitación y ejecución que se requieran en tales casos serán por el estimado de la compra. En estos casos, el estimado no será obligatorio para la OCS.