Radicación de Ofertas en Subastas Formales

Las ofertas de los licitadores deben ser entregadas en la recepción de la OCS en sobres de papel, cartón u otro material resistente, sellados de tal manera que no se puedan abrir sin rasgar o causar marcas a dichos sobres y estarán dirigidas al Secretario de la Junta de Subastas. Estas se aceptarán desde la fecha indicada en el anuncio de subasta o en la carta de invitación, hasta la fecha y la hora límite establecidas para recibir las ofertas o para la apertura y lectura de las ofertas recibidas, lo que ocurra primero. Las ofertas recibidas se mantendrán bajo la custodia del Secretario de la Junta. Los sobres sellados con las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial de la OCS, indicando la fecha y la hora en que se recibieron. Toda oferta radicada es custodiada por el Secretario de la Junta de Subastas hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de las ofertas. 23 Los sobres sellados no se abrirán, bajo ninguna circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. En caso de que algún sobre se abra por error, la persona que lo abra deberá: A. Sellar inmediatamente el sobre sin examinar ni leer su contenido, asegurándose de que todos los documentos originales queden en su totalidad dentro de éste. B. Anotar en la parte exterior del sobre su firma y título del puesto que ocupa. C. Entregar el sobre al Secretario de la Junta de Subastas, quien anotará en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto el sobre y lo firma. D. El Secretario de la Junta de Subastas levantará un acta para que conste lo sucedido en el libro de actas. Toda oferta debe entregarse acompañada por una fianza de licitación equivalente al diez por ciento (10%) del total de la propuesta, como garantía de que habrá de mantener su oferta durante todo el proceso de la subasta. Ésta debe ser prestada por una compañía de seguros autorizada por el Comisionado de Seguros a hacer negocio de seguros en Puerto Rico, o mediante cheque de gerente, giro postal o giro bancario a nombre del Secretario de Hacienda (a menos que el aviso de subasta indique otra cosa). Las fianzas prestadas por los licitadores no agraciados, luego de adjudicada la subasta, serán devueltas por la División de Finanzas conforme se dispone en el Artículo 23 de esta Regla. No se aceptarán fianzas en efectivo ni cheques personales. En compras de equipo, el licitador debe ofrecer información en su oferta que demuestre que el equipo ofrecido cuenta con el respaldo necesario en Puerto Rico en relación con servicio y mantenimiento, y que las piezas y los materiales que éste utiliza se pueden obtener fácilmente en el mercado local. Además, indicará lo siguiente: A. El costo anual del contrato de servicio y mantenimiento "on-site" que podrá entrar en vigor al finalizar el periodo de garantía y de servicio. B. Los servicios que incluyen en el contrato correspondiente. C. El servicio de mantenimiento se prestará con un tiempo de espera de no más de un día (24 horas) entre la hora de solicitud del servicio y la prestación del mismo, excepto en casos en que una espera mayor se justifique a satisfacción de la OCS. D. Cualquier gasto en que incurra la OCS por motivo de una demora injustificada en la reparación del equipo será reembolsado por el proveedor.