Definiciones

Para propósitos de esta Regla, estos términos se definen de la siguiente manera: A. Artículo: Cualquier mercancía adquirida o que se pueda adquirir. B. ASG: Administración de Servicios Generales de Puerto Rico. C. Bienes: Conjunto de artículos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. 2 D. Cambio de Orden de Compra: Documento oficial tramitado por la División de Servicios Generales para autorizar acuerdos que modifiquen las transacciones cubiertas por una orden de compra. E. Caso: Todo pleito o controversia que esté ante la consideración de los tribunales, agencias ejecutivas o ante cualquier dependencia gubernamental, incluyendo la OCS, con el propósito de que se emita una decisión. F. Certificado de Elegibilidad: Certificación expedida por la ASG acreditativa del cumplimiento, por parte de un licitador, de los requisitos necesarios para pertenecer al Registro Único de Licitadores. G. Comisionado: Comisionado(a) de Seguros de Puerto Rico. H. Compra: Medio de adquirir artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a cambio de un pago en moneda legal o a cambio de la entrega de otro bien de igual o similar valor. I. Compra por cotización escrita: Procedimiento que utilizará la OCS para adquirir bienes, obras o servicios no profesionales cuyo importe total exceda quinientos dólares ($500), pero que no sea mayor de siete mil quinientos dólares ($7,500). Esta compra requiere que todas las ofertas sean por escrito, ya sea vía facsímile o correo electrónico, siempre y cuando contengan una firma electrónica, o correo regular. Se requiere la solicitud de cotizaciones a tres (3) proveedores, como mínimo. J. Compra por cotización verbal: Procedimiento que utilizará la OCS para adquirir bienes, obras o servicios no profesionales, cuyo importe total no exceda de quinientos dólares ($500.00). Este tipo de compras se podrá tramitar a través de llamada telefónica, visita o vía facsímile. Se requiere la solicitud de cotizaciones a tres (3) proveedores, como mínimo. Sólo es necesario obtener la cotización escrita del proveedor a quien se le adjudique la compra antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. K. Conflicto de intereses: Aquella situación en la que el interés personal o económico del funcionario o empleado, de personas relacionadas con éste o del contratista, está o puede razonablemente estar en pugna con el interés público. L. Contratista: Toda persona o grupos de personas, incluidos los licitadores, que establezcan o interesen entablar una relación contractual con la OCS para la venta de artículos, materiales o equipos, realizar obras o prestar servicios no profesionales. M. Contrato: Pacto, convenio o negocio jurídico en el que las partes se obligan por escrito a dar alguna cosa, o en hacer o dejar de hacer determinado acto, y que es otorgado con el consentimiento de los contratantes, en relación con un objeto cierto, materia del contrato y en virtud de la causa que se establezca. N. Emergencia: Necesidad inesperada e imprevista causada por calamidades fuera del alcance humano o por cualquier perturbación grave en el orden público, en la que se requiere acción inmediata. Ello, por alguna de las siguientes razones: (1) estar en peligro de vida o la salud de una o más personas, (2) estar en peligro de dañarse o 3 perderse la propiedad pública, (3) estar en peligro de suspenderse o afectarse adversamente la operación de la OCS o del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. También, se entenderá por emergencia aquella situación en la que el Comisionado determine que la oportunidad para adquirir los artículos, materiales o equipos pueda perderse, afectando adversamente el buen funcionamiento de la OCS. O. Empleado: Aquella persona que ocupa un cargo o empleo en la OCS que no interviene en la formulación e implantación de la política pública. Comprende los empleados públicos regulares, irregulares y de confianza, los que prestan servicios por contrato, los de nombramiento transitorio y aquellos que se encuentran en período probatorio. P. Especificaciones: Conjunto de características primordiales de los artículos, materiales, equipos que se interesan adquirir, o de las obras que se van a realizar o servicios que se van a ofrecer, obras o servicios no profesionales que se interesan adquirir y que se señalan como referencia para cada partida de una subasta, así como las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describen. Q. Fianza de Ejecución (Performance Bond): Garantía o cantidad de dinero que se le requiere a un licitador para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios de seguros en Puerto Rico por la OCS o mediante cheque de gerente, giro bancario o giro postal. R. Fianza de Licitación (Bid Bond): Respaldo provisional que tiene que presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios de seguros en Puerto Rico por la OCS o mediante cheque de gerente, giro bancario o giro postal. S. Fraccionamiento: Cuando para un mismo destino, sobre un mismo bien, servicio u obra, durante un mismo periodo de tiempo, relativamente corto, se emite más de una orden a uno o varios licitadores, ninguna de las cuales excede la cuantía máxima autorizada al Comprador de la División de Servicios Generales. T. Funcionario: Aquella persona que ocupa un cargo o empleo en la OCS que interviene en la formulación e implantación de la política pública. U. Junta de Subastas: La Junta de Subastas de la Oficina del Comisionado de Seguros de Puerto Rico. La Junta de Subastas es un organismo administrativo de estudio, evaluación y adjudicación de subastas, cuyas funciones se rigen por esta Regla. Los miembros que componen la misma son nombrados por el Comisionado de Seguros. V. Licitador: Cualquier persona natural o jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores de la ASG o esté interesada y disponible para participar en subastas. W. Licitador Agraciado: Persona natural o jurídica a quien se le adjudica la buena pro de una o más partidas en una subasta. 4 X. Materiales o suministros: Objetos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra, cuya vida útil generalmente no excede de dos años y al usarse pueden cambiar de naturaleza o consumirse. El costo por unidad generalmente no excede de $100. Y. Mercado Abierto: Procedimiento especial para adquirir un bien o servicio no profesional que se utiliza cuando la adquisición del mismo esté exento por ley o por reglamento de una subasta informal o pública. El mismo consiste en solicitarle a tres (3) suplidores, como mínimo, por cualquier medio de comunicación establecido en esta Regla, una cotización escrita mediante la cual indiquen el precio, especificaciones y condiciones del bien o servicio a ofrecer. También, se utilizará este procedimiento cuando se intenta adquirir un bien o recibir un servicio para el cual existe un contrato cuyos términos el contratista se niega a cumplir, cargando al contratista la diferencia en costo, si hubiere alguna. Z. Necesidad apremiante: Situación extraordinaria de urgencia que hace necesario que se efectúe una compra inmediatamente, sin obtenerse todas las cotizaciones requeridas. Puede ser causada por una emergencia o por una circunstancia o combinación de circunstancias no previsibles que requieren que se lleve a cabo una compra rápidamente para mantener la operación de la OCS de forma normal y proteger el interés público. Las situaciones de necesidad urgente de adquirir bienes o servicios que ocurran por falta de planificación razonable no se consideran como que constituyen una necesidad apremiante. AA. Obra: Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualquier estructura. BB. OCS: Oficina del Comisionado de Seguros de Puerto Rico. CC. Oficina peticionaria: Cualquier división operacional o comisaría de la OCS. DD. Orden de compra: Documento oficial emitido por la División de Servicios Generales para solicitar equipo, materiales, artículos, servicios no profesionales o la realización de obras. EE. Partida: Desglose de cada uno de los bienes, obras o servicios que se soliciten en una subasta. FF. Persona: Persona natural, jurídica o grupos de personas o asociaciones, incluidos los licitadores, que interesen entablar con la OCS una relación contractual, comercial o financiera, o que han perfeccionado un contrato para la entrega de bienes o prestación de servicios a la OCS, conforme a las obligaciones contraídas a través del contrato que medie entre las partes. GG. Precio Razonable: En el caso de artículos y servicios regulados por el Departamento de Asuntos del Consumidor, el precio será el que éste fije. De no estar regulado, será el precio que de ordinario se paga por un artículo o servicio en el mercado. HH. Proveedor: Persona que provee artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales. 5 II. Quórum: Se refiere al número de miembros de la Junta de Subastas que se requiere que asistan a las reuniones para que la Junta se encuentre formalmente constituida y pueda tomar decisiones finales. JJ. Recepción: Área localizada en el edificio principal de la OCS, designada para recibir documentos y atender visitantes. KK. Regalo: Incluye, entre otros, dinero, bienes o cualquier objeto, oportunidad económica, propina, concesión, beneficio, descuento o atención especial. LL. Registro Único de Licitadores: Registro de licitadores creado por virtud de la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002. En este registro constan las personas naturales o jurídicas cualificadas por la ASG para contratar con el Gobierno por haber cumplido los requisitos establecidos por el Administrador de dicha oficina. Este registro está disponible tanto en la ASG como en su portal de Internet. MM.Renglón: Agrupación de partidas por razón de características o descripciones generales. Cada renglón puede desglosarse por partida a base de especificaciones. NN. Requisición de Compras: Documento utilizado por las divisiones de la OCS para solicitar la adquisición de un bien, obra o servicio no profesional. OO. Revisión Judicial: Proceso mediante el cual la parte adversamente afectada por una resolución final de la División de Procesos de Adjudicación de la OCS o una adjudicación de subasta, podrá presentar una solicitud de revisión ante el Tribunal de Apelaciones durante un término de diez (10) días calendario, contado a partir del archivo en autos de la copia de la notificación de la resolución final o desde que ésta rechazó de plano cualquier recurso presentado conforme se dispone en la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme. La presentación de una solicitud de revisión ante el Tribunal de Apelaciones no tendrá el efecto de paralizar la adjudicación de la subasta impugnada. No será requisito jurisdiccional para poder acudir a la revisión judicial, el que se presente el recurso de reconsideración ante la División de Procesos de Adjudicación de la OCS. PP. Servicios no profesionales: Significa aquellos servicios cuya prestación principal consista del producto de la labor en la cual no se requieren conocimientos, destrezas ni habilidades especializadas. QQ. Subasta formal: Procedimiento que se utiliza para compras de bienes, obras y servicios no profesionales cuyo importe total estimado excede de treinta y cinco mil dólares ($35,000), y es adjudicada por la Junta de Subastas. RR. Subasta informal: Procedimiento de compras menos rígido que la subasta formal, que aplica a compras de bienes, obras y servicios no profesionales, cuyo estimado exceda siete mil quinientos dólares ($7,500), pero que no sea mayor de treinta y cinco mil dólares ($35,000). Esta compra se adjudicará por la División de Servicios Generales con la aprobación del Comisionado o su representante autorizado. 6 SS. Transacción: Acto de una o más personas para lograr la acción y efecto de negociar o comerciar, comprando y vendiendo o cambiando géneros, mercaderías o valores, para lograr u obtener algún provecho, conveniencia, interés o fruto. TT. Único Licitador Disponible: Única persona natural o jurídica que está dispuesta a proveer el bien, realizar la obra u ofrecer un servicio no profesional que se interesa en el momento, bajo las condiciones que se solicita. UU. Única Fuente de Abasto: La existencia de un solo suplidor. VV. División de Servicios Generales: Es la división responsable de la adquisición de bienes y servicios no profesionales de la OCS. Será responsable de cumplir con las directrices establecidas en esta Regla. WW.Unidad familiar: Incluye al cónyuge del funcionario, ex-funcionario, empleado o ex-empleado, a los hijos dependientes de éste, o a aquellas personas que comparten con éste su residencia legal o cuyos asuntos financieros están bajo su control.