Disposiciones Generales

A. A tenor con las normas constitucionales y estatutarias que prohíben el discrimen por razón de género, al aplicar esta Regla se entiende lo siguiente: i. El nombre de cada puesto se refiere a ambos géneros. ii. Cuando una mujer ocupe un puesto, el título del mismo se utiliza en el género femenino. B. Antes de emitir una orden de compra se obligan los fondos correspondientes. C. No se adquieren artículos, materiales o equipos, o se reciben servicios no profesionales, ni se realizan obras, sin que medie la correspondiente orden de compra o sin que se haya formalizado el contrato pertinente. D. Cuando resulte más conveniente y económico para la OCS, se pueden formalizar contratos anuales contra los cuales se van efectuando las compras a medida que vayan surgiendo las necesidades. E. Las requisiciones de compra cuyo importe total estimado exceda de treinta y cinco mil dólares ($35,000) se refieren a la Junta de Subastas, con las especificaciones requeridas, para que se realicen las subastas formales correspondientes. F. No se efectuará transacción alguna en la cual haya fraccionamiento de la compra con el propósito de lograr que la misma se efectúe bajo normas distintas o en un nivel diferente al que le correspondía, conforme a su importe. Las necesidades se agrupan al efectuar las compras, de tal forma que las transacciones puedan efectuarse de la forma más económica y conveniente al interés público, en armonía con esta Regla. G. La OCS podrá utilizar las facilidades o servicios que ofrece el almacén, la imprenta y el taller de reparaciones del Área de Mantenimiento de 7 Vehículos de Motor de la ASG, cuando éstos resulten más convenientes, económicos y ventajosos. H. Los empleados en quienes se delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros y suplentes de la Junta de Subastas, no podrán aceptar atenciones especiales, regalías, prestar dinero a, o tomar dinero de, firmas comerciales o individuo alguno que ofrezca servicios o suministros a la OCS. Tampoco podrán suministrar información privilegiada o confidencial sobre los recursos o las deliberaciones de la Junta de Subastas, o intervenir con los documentos, sustituyendo o alterando escritos o suprimiendo documentos. I. Los empleados de Servicios Generales y los miembros y sus suplentes de la Junta de Subastas deberán asistir, anualmente, a adiestramientos relacionados con los procesos de adquisición y compras en el Gobierno. Será compulsoria la asistencia a tales adiestramientos y constituirá un requisito para continuar en la posición. J. Los empleados en quienes se delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros y suplentes de la Junta de Subastas, deben rechazar cualquier conducta impropia de los proveedores y contratistas contraria a la Ley de Ética Gubernamental, incluidos los ofrecimientos de gratificaciones, los privilegios, las regalías o los favores, y tienen la obligación de informar prontamente al Comisionado sobre cualquier situación que ocurra al respecto. K. Cualquier proceso de compra, incluidos los formularios relacionados con los mismos, se podrá realizar por medios electrónicos siempre y cuando no exista impedimento legal alguno, y se tomen las medidas de seguridad que sean necesarias. L. Si la OCS adquiere una tarjeta de crédito corporativa, podrá utilizarla para adquirir materiales, equipo y servicios no personales de necesidad inmediata a precios competitivos y términos de entrega satisfactorios para la OCS, que no se puedan adquirir utilizando los términos de pagos regulares o para efectuar compras de emergencias. Se podrá utilizar, además, para el pago de pasajes, hoteles, adiestramientos y para efectuar compras a través de catálogos, revistas, boletines, Internet u otros medios para lo cual el uso de tarjeta resulta ser lo más conveniente. Las compras que se efectúen con tarjeta de crédito corporativa se regirán por el Reglamento Num. 26, "Reembolsos a Funcionarios y Empleados Públicos por Gastos Incurridos y Pagados con Fondos Particulares para Fines Públicos", aprobado por el Departamento de Hacienda, mientras la OCS tenga sus fondos bajo la custodia del Departamento de Hacienda. En su defecto, por la Regla que promulgue la OCS al respecto y por las disposiciones legales que apliquen. M. Las requisiciones de compra deberán incluir especificaciones que permitan establecer competencia entre varios suplidores y marcas. Se señalará, además, el propósito y el uso específico de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales solicitados y cualquier otra característica especial que requiera una evaluación basada en criterios específicos. Dichas requisiciones se presentarán con suficiente antelación, de manera que no exista conflicto con el tiempo razonable requerido para la notificación, publicación, estudio, 8 adjudicación y entrega de los artículos, materiales o equipos, la realización de obras o la prestación de servicios no profesionales. N. En aquellas situaciones en que no se puedan someter con la requisición de compra especificaciones que permitan amplia competencia, se acompañará la requisición de compra con una justificación, señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca o con determinada característica en especial, de manera que si el planteamiento así lo justifica, se pueda efectuar la compra como única fuente de abasto. O. Para la preparación de las especificaciones de las compras por subastas formales, se podrá solicitar el asesoramiento de las divisiones de apoyo de la OCS. También, podrán contratar los servicios profesionales que sean necesarios o consultar con la ASG. En estos casos, se obtiene la aprobación previa del Comisionado o la de quien éste delegue para ello. P. Las requisiciones de compra de artículos, equipos, materiales, servicios no profesionales o la realización de obras serán aprobadas por el director de la división que las origina o por los representantes autorizados por el Comisionado. Las divisiones de Finanzas y Servicios Generales las tramitará para la autorización del Comisionado o su representante autorizado, de ser necesario. Las requisiciones de compra se podrán procesar y aprobar por medios electrónicos. En tal caso, se tomarán las medidas que sean necesarias para garantizar la seguridad del medio electrónico a utilizarse. Q. Toda requisición debe ser trabajada por el Director de Finanzas, el Comisionado(a) Auxiliar de la división peticionaria y el Director de la División de Servicios Generales o su representante autorizado, independientemente de la cuantía de la misma. El Director de la División de Servicios Generales o su representante autorizado será responsable de determinar el mecanismo para adquirir el bien o servicio. Ninguna de las oficinas peticionarias está autorizada a tramitar directamente una requisición de compras a otras áreas de trabajo que no sea la División de Servicios Generales. R. Todo empleado de la OCS autorizado a solicitar o aprobar la adquisición de equipo, materiales, servicios no profesionales y la realización de obras, se guiará por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. S. Solamente se aprobará la adquisición de artículos, equipos, materiales o servicios no profesionales y se autorizará la realización de obras, que sean estrictamente necesarias para las actividades para las cuales han de adquirirse.