Regl. 7466, art. 6
Responsabilidades de la División de Servicios Generales
Cite as Reglamento Núm. 7466, Art. 6
A. Mantener un control de las órdenes de compra y contratos
relacionados con los artÃculos, materiales, equipos o servicios no
profesionales recibidos y pendientes de recibir, de las obras realizadas
y de los pagos efectuados contra dichas órdenes y servicios.
B. Planificar las compras anualmente, incluidas las que se harán por
subasta, las cuales notificará a la Junta de Subastas. Además,
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establecerá los procedimientos operacionales y redactará los
documentos internos que sean necesarios para la planificación
adecuada de las compras.
C. Mantener un expediente para cada proveedor que contenga
información sobre la experiencia que la OCS haya tenido en las
órdenes de compra y contratos que le hayan sido otorgados
anteriormente. Ello incluye: el desempeño o incumplimiento, presente
y pasado, en relación con la entrega o el funcionamiento adecuado de
los artÃculos, materiales, equipos recibidos o la calidad de los servicios
no profesionales recibidos y de las obras realizadas por los contratistas
y proveedores de bienes y servicios no profesionales, incluyendo
información sobre licitadores que hayan incumplido con los términos
de alguna subasta. Esta última información la compartirá con la Junta
de Subastas.
D. Revisar las requisiciones de compra para verificar que las mismas
incluyan la descripción o las especificaciones de los bienes o servicios;
que estén debidamente autorizadas por el director de la división
peticionaria correspondiente, o su representante autorizado, y que
incluyan cualquier otra información necesaria para poder continuar
con el proceso de compra.
E. Recibir las requisiciones previamente enumeradas, obtener la debida
autorización de fondos y las firmas de aprobación correspondientes
mediante medio electrónico o manual.
F. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo a los
procesos de subasta informal.
G. Completar un récord de cotizaciones por cada compra, mediante el
cual se resuman las cotizaciones recibidas y se certifique por el
Director de Servicios Generales.
H. Preparar la orden de compra y enviarla al proveedor o contratista. La
orden de compra debe ser concreta, clara y especÃfica en lo que se
solicita. Esta debe contener, entre otras cosas, las especificaciones del
bien a adquirirse, el precio, los términos de entrega, las penalidades
por incumplimiento, el descuento por pronto pago y debe estar
firmada por los empleados autorizados. Debe contener claramente el
nombre del empleado autorizado para firmar y el puesto que ocupa.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de
cotización a cada uno de los proveedores que pueden satisfacer las
necesidades requeridas, y se procederá a emitir la orden de compra a
nombre del proveedor elegido.
I. Asegurarse de que la cantidad total de la adquisición no exceda la
cantidad de fondos aprobados.
J. Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de
mercancÃa para asegurarse de que se cumpla con los términos de
entrega negociados.
K. Preparar las especificaciones para todas las compras, incluidas las que
se hagan por subasta formal. Sin embargo, cuando la preparación de
las mismas requiera conocimientos especializados que no estén
disponibles en la OCS, debido a la naturaleza de la compra, ello se le
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notificará al Comisionado Auxiliar de Administración para que le
notifique el asunto al Comisionado, y se tomen las medidas que
correspondan.
L. En toda adquisición que se haga mediante orden de compra el
proveedor deberá someter, junto con su cotización por escrito, un
documento provisto por la OCS donde certifique que la OCS le entregó
copia de la Ley de Ética Gubernamental y del Código de Ética Para
Contratistas, Proveedores de Bienes y Servicios, y Solicitantes de
Incentivos Económicos de las Agencias Ejecutivas del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico, que las ha leÃdo y que se obliga a cumplir
con sus disposiciones.
M. Para la realización de obras, se utilizarán las normas y directrices que
emita la Oficina del Contralor de Puerto Rico y las leyes aplicables en
conjunto con esta Regla.
N. Se utilizarán las normas y directrices de la Ley Núm. 85 de 18 de junio
de 2002, mediante la cual se creó el Registro Unico de Licitadores para
el Gobierno, y por el Reglamento Núm. 6526 sobre "Enmienda al
Reglamento de Subastas de la Administración de Servicios Generales",
en especÃfico, el ArtÃculo 7, inciso (12), que establece las Obligaciones de
las Agencias Ejecutivas o Corporaciones Públicas del Estado Libre Asociado.
Cualquier otra función que le confiera el Comisionado, por conducto del
Comisionado(a) Auxiliar de Administración.