Tipos de Compras

7.1. Compra mediante Cotización Verbal, Escrita o Subasta Informal La OCS establece los procedimientos referentes al proceso de compras mediante cotización verbal, escrita o subastas informales que incluyen, pero no están limitados a lo siguiente: 7.1.1. Compra Mediante Cotización Verbal: cuando el importe total estimado de la compra no es mayor de quinientos dólares ($500). Las compras que conlleven un importe total que no exceda de quinientos dólares ($500) se hacen mediante solicitud de cotizaciones verbales a tres (3) proveedores y sólo es necesario obtener la cotización escrita del proveedor a quien se le adjudique la compra antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. Dicha cotización deberá estar firmada por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluyendo los descuentos que son aplicables por pronto pago, si alguno, y cualquier otra información particular que las divisiones de Finanzas y Servicios Generales requieran para el tipo de compra concernida. El número de cotizaciones a obtenerse, previo a la compra, puede ser menor sujeto a que no existan o no se conozcan suficientes firmas proveedoras para los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales que se van a adquirir o para las obras que se van a realizar o que exista una necesidad apremiante del 11 bien o servicio. En aquellos casos en que no se obtengan las tres cotizaciones, se indicará por escrito las razones para ello. Estas cotizaciones verbales se deben evidenciar y certificar por el comprador y el supervisor inmediato en el récord de cotizaciones Se preparará un expediente con información por escrito de las cotizaciones verbales solicitadas indicando: la fecha, el nombre del empleado que solicita la cotización, y el nombre, número de teléfono o facsímile y el correo electrónico de la persona que ofrece la cotización, y la cantidad cotizada. Dicha información será corroborada por la División de Servicios Generales y así se hará constar en el expediente. 7.1.2. Compra Mediante Cotización Escrita: cuando el importe total estimado de la compra es mayor de quinientos dólares ($500), pero no mayor de siete mil quinientos dólares ($7,500). Las compras que conlleven un importe total estimado de la compra de artículos, materiales, equipos, servicios no profesionales o la realización de obras mayor de quinientos dólares ($500) y hasta un máximo de siete mil quinientos dólares ($7,500), se harán a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a tres (3) proveedores antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. El proveedor remitirá confirmación escrita de lo solicitado en el término de dos días laborables. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor en caso de que no existan o no se conozcan suficientes firmas proveedoras para los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales que se van a adquirir o para las obras que se van a realizar o que exista una necesidad apremiante del bien o servicio. En aquellos casos en que no se obtengan las tres cotizaciones, se indicará por escrito las razones para ello. Las cotizaciones por escrito pueden ser solicitadas por teléfono y luego ser recibidas por correo regular, correo electrónico o facsímile. Deben ser firmadas por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluyendo los descuentos que son aplicables por pronto pago, si alguno, y cualquier otra información particular que las divisiones de Finanzas y Servicios Generales requieran para el tipo de compra concernida. El Comprador incluirá las ofertas recibidas en el formulario "Record de Cotizaciones", anotará el proveedor seleccionado y adjudicará la misma. 7.1.3. Compra Mediante Subasta Informal: cuando el importe total estimado es mayor de siete mil quinientos dólares ($7,500), pero no mayor de treinta y cinco mil dólares ($35,000). A. Requisitos básicos de la Invitación a Subasta Informal En la invitación se incluirá toda la información necesaria para que el licitador pueda someter, en igualdad de condiciones, su oferta en sobre cerrado de acuerdo con los siguientes requisitos: i. Especificaciones completas y/o descripción clara de los bienes y/o servicios que se desean obtener. 12 ii. Lugar, fecha y hora límite para entregar las ofertas. iii. Términos de entrega requeridos. iv. Términos y condiciones que regirán la transacción. V. Información que establezca que dicho procedimiento no estará sujeto a impugnación. B. Determinación de fianzas en casos de Subasta Informal Cuando las especificaciones de los bienes o servicios a comprar lo ameriten o cuando así convenga al interés público, podrían requerirse a los licitadores la prestación de cualquier tipo de fianza similar a las contenidas en el Artículo 11 y 19 de esta Regla. C. Radicación de ofertas en casos de Subasta Informal i. Las cotizaciones conteniendo las ofertas deberán estar debidamente firmadas por el licitador, y deben contener: la fecha de la oferta, el término por el cual el licitador se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluidos los descuentos que son aplicables por pronto pago si alguno, y cualquier otra información particular que las divisiones de Finanzas y Servicios Generales requieran para el tipo de compra concernida. ii. Los sobres que contengan las ofertas deberán ser radicados, debidamente identificados con el nombre del licitador, número de la subasta, fecha y hora de apertura. Estos se recibirán cerrados, y cuando se utilice el correo federal u otro medio de entrega se recibirán en la División de Servicios Generales hasta la fecha y hora límite establecida para abrir la subasta, a cuya apertura podrán comparecer todos los licitadores interesados. D. Adjudicación de Subasta Informal La Subasta Informal será evaluada y adjudicada por el Comprador de la División de Servicios Generales, revisada por el Director y autorizada por el Comisionado o su representante autorizado. 7.2. Mercado Abierto Procedimiento de compras que se puede utilizar, entre otros, luego de celebrada una subasta formal o informal cuando ocurra una o más de las siguientes circunstancias: A. Todas las ofertas recibidas son rechazadas. B. Los precios cotizados resultan demasiado altos. C. Los términos de las ofertas resultan en alguna forma onerosos a la OCS. 13 D. No se recibió oferta alguna. E. Las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de los requisitos de la OCS. F. Incumplimiento del licitador agraciado en la subasta. G. Cuando la compra esté exenta de subasta formal. Este tipo de compra se lleva a cabo en la misma forma que se requiere para la compra mediante subasta informal cuando se trata de compras mayores de siete mil quinientos dólares ($7,500) y hasta treinta y cinco mil dólares ($35,000). La determinación de efectuar compras en exceso de treinta y cinco mil dólares ($35,000) en mercado abierto la toma la Junta de Subastas y la División Servicios Generales efectúa la compra. 7.3. Compras Especiales No es necesario celebrar subastas formales o informales en los siguientes casos: A. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse estén contratados por el Área de Compras y Suministros de la ASG y la OCS crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en sus contratos. B. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental. C. Cuando, según el mejor conocimiento de la OCS, exista sólo una fuente de abastecimiento. D. Cuando sea necesario efectuar la compra inmediatamente debido a una situación de emergencia, cuya circunstancia debe constar por escrito en el expediente de compra. E. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para un equipo cuya reparación o servicio está bajo contrato. F. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse son de naturaleza especializada, o se desee comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía que representa mantener uniformidad en unidades múltiples o por superioridad en el tipo y la calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. G. Cuando la compra tiene que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local, que puedan suplir los suministros o servicios que se deseen o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados son más ventajosas que las del mercado local. 14 H. Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados Unidos o a una agencia del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 7.4. "Trade-in" Se utiliza para adquirir un bien nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente tasado. El valor de tasación del bien que se entrega se acredita y la diferencia es pagada en dinero al proveedor. Dicha modalidad se puede utilizar, además, en compras a plazos. En este caso, al momento de efectuar la compra se entrega el bien usado y el valor de tasación se acredita al precio de venta. La diferencia se puede pagar completamente o mediante desembolsos parciales por cantidades previamente determinadas y acordadas por un período específico. Solamente se pueden dar en "trade-in" aquellos bienes que hayan sido declarados excedentes. 7.5. Permuta En esta modalidad de compra se permite entregar un bien a cambio de otro igual o similar en valor sin que medien otras consideraciones para el pago. En algunos casos, se puede efectuar parte del pago con un bien y la otra parte en dinero. En aquellos casos en que se determine efectuar una permuta, se cumplirá con los siguientes requisitos: A. Se indicará el propósito y se justificará la misma; B. se describirán y tasarán los bienes a permutarse y C. se solicitarán las autorizaciones que correspondan. La permuta puede realizarse cuando se trate de bienes como los siguientes: vehículos de transportación, equipo o maquinaria de imprenta, equipo de macrofotografía, computadoras u otros equipos relacionados, equipo de oficina o de reproducción, y cualquier otro equipo utilizado por la OCS. 7.6. Arrendamiento En aquellos casos en que la OCS considere la posibilidad de adquirir equipo de oficina o bienes muebles de otra naturaleza mediante arrendamiento con opción a compra o arrendamiento de bienes muebles por un término fijo de tiempo, se debe cumplir con lo siguiente: A. El tipo de arrendamiento que determine realizar la OCS debe justificarse por escrito expresando las razones para ello. B. Se solicitarán ofertas, bajo condiciones normales, a un mínimo de tres (3) proveedores. C. Las ofertas deben ser firmadas por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, y cualquier otra información particular que la División de Servicios Generales requiera para el tipo de compra concernida. 15 D. Las ofertas por escrito se pueden recibir por correo, a la mano y por facsímile. También, se pueden recibir por la Internet mediante correo electrónico- siempre y cuando contengan una firma electrónica. 7.7. Subastas Formales Procedimiento de compras que se utiliza cuando las compras conlleven importes totales estimados en exceso de treinta y cinco mil dólares ($35,000) y en el cual participa la Junta de Subastas. Este proceso se realiza conforme se dispone en esta Regla y requiere, entre otras cosas, invitaciones a subasta por el medio más conveniente, con el propósito de ofrecer la oportunidad de participar al mayor número de licitadores. Los licitadores deben ofrecer precios y términos que cumplan estrictamente con las especificaciones solicitadas y las condiciones especiales establecidas para cada subasta.