Junta de Subastas

8.1. Creación y Responsabilidad Se crea una Junta de Subastas cuyos miembros son nombrados por el Comisionado. La Junta de Subastas tiene la responsabilidad de estudiar, evaluar y adjudicar las subastas formales. Además, adopta los procedimientos que son necesarios para guiar y uniformar su funcionamiento interno, incluidos los formularios que sean necesarios para ello. El Comisionado designará una persona para que le brinde apoyo administrativo a la Junta de Subastas en el ejercicio de sus funciones. Al efectuar dicha designación, entre otros factores, se considerará que los deberes y funciones de esta persona no se relacionen con el proceso de compra. 8.2. Composición de la Junta de Subastas La Junta de Subastas se compone de tres (3) empleados de la OCS: un empleado de la División de Exámenes, quien actuará como Presidente; un empleado de cualquier unidad de apoyo, que no pertenezca a la División de Servicios Generales, quien actuará como Secretario; y un abogado. Además, se designan dos (2) miembros suplentes. Estos serán nombrados por el Comisionado para que puedan sustituir a los miembros permanentes de la Junta de Subastas en casos de ausencia. Los miembros suplentes participan en todas las reuniones de la Junta de Subastas sin voz ni voto, a menos que estuviesen sustituyendo a algún miembro permanente, en cuyo caso tienen todas las facultades del miembro permanente que sustituyen. También, éste puede ser designado como miembro en propiedad después de haber completado su término. Si el Presidente de la Junta de Subastas tuviese que ausentarse, y su ausencia fuese por un tiempo prolongado, el Comisionado designará interinamente como Presidente al miembro permanente de la Junta de Subastas que no sea el Secretario. Por ausencia, se entiende que un miembro permanente de la Junta de Subastas no puede asistir a una o más reuniones de dicha Junta en que se requiere quórum para evaluar las propuestas de una subasta, discutir las especificaciones o condiciones de una subasta o tomar alguna decisión final, por razón de enfermedad, 16 disfrute de vacaciones regulares, ausencia prolongada debido a un viaje oficial o asignación especial de trabajo efectuada por el Comisionado. Todos los miembros de la Junta de Subastas tienen que ser empleados a tiempo completo de la OCS. 8.3. Términos Los miembros permanentes y los suplentes de la Junta de Subastas ocuparán sus cargos por los siguientes términos: El Presidente: por cuatro (4) años El Secretario: por tres (3) años El abogado: por dos (2) años Miembro Suplente: por dos (2) años Miembro Suplente: por (1) año 8.4. Sustitución de Miembros Los miembros en propiedad de la Junta de Subastas y los miembros suplentes se desempeñan en sus funciones hasta que sus sucesores sean nombrados y asuman sus respectivos cargos. Sin embargo, ninguno de éstos puede desempeñarse en su cargo por más de dos términos consecutivos. 8.5. Sello La Junta de Subastas adoptará un sello oficial. Existirá una presunción de regularidad con respecto a todas las decisiones, comunicaciones y certificaciones de la Junta de Subastas, las cuales cuando estén marcadas con el sello oficial serán reconocidas como documentos oficiales de la Junta de Subastas. El Secretario es el custodio del sello. 8.6. Constitución de Quórum Una mayoría de dos miembros permanentes de la Junta de Subastas constituirá quórum y los acuerdos serán por mayoría. 8.7. Reuniones Las reuniones de la Junta de Subastas son citadas por su Presidente o por su Secretario por delegación del Presidente. 8.8. Reuniones Pre-Subasta La Junta de Subastas tiene la potestad de celebrar reuniones pre-subasta con el propósito de brindar orientación detallada a licitadores potenciales. Las mismas sirven para contestar y aclarar cualquier duda que pueda surgir y les aplica lo siguiente: A. Cualquier aclaración que la Junta de Subastas entienda deba hacer en relación con las especificaciones incluidas en la Invitación a Subasta será retroactiva a la fecha de la misma. B. La Junta de Subastas tiene la facultad de determinar si la asistencia de los licitadores potenciales a dichas reuniones será compulsoria; esto como requisito para participar en el proceso 17 de subasta formal. Disponiéndose que en aquellos casos en que la asistencia no sea compulsoria se le advertirá a los licitadores que de no comparecer a la reunión no podrán levantar ningún asunto de los allí discutidos en un proceso de impugnación de subasta, ya que su ausencia se entiende como una renuncia de tal derecho. C. Se podrá llevar a cabo una reunión pre-subasta cuando la división peticionaria entienda que hay una condición especial con relación al bien, obra o servicio que necesita adquirir. La pre-subasta variará en cada compra dependiendo de las necesidades específicas de la división peticionaria y se celebra con el propósito de que las partes interesadas puedan obtener aclaraciones de las instrucciones, especificaciones o condiciones, así como examinar los detalles de la compra. La reunión presubasta se llevará a cabo con no menos de cinco (5) días laborables antes de la fecha límite para someter las propuestas. 8.9. Cancelación de Subastas Formales La Junta de Subastas puede cancelar una subasta formal, en cualquier etapa de la misma, inclusive después de adjudicada, si determina que hay un error en las especificaciones o que no se han cumplido con los requisitos establecidos en esta Regla. También, puede cancelar una subasta formal si determina que su cancelación beneficia los mejores intereses de la OCS. En tales casos, se hará lo siguiente: A. Cuando la cancelación se lleva a cabo antes del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas -por conducto de su Secretario- gestionará con la persona designada como enlace de los medios de comunicación de la OCS la publicación de un anuncio al respecto en el mismo periódico que publicó el aviso y en la página de la Internet de la OCS. Además, notificará la cancelación, por escrito, a todos los licitadores que hayan sometido una propuesta antes de la cancelación, disponiendo que a éstos se les devolverán sus propuestas, sin abrir, conjuntamente con la carta notificando la cancelación. B. Cuando la cancelación se haga después del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas -por conducto de su Secretario- deberá notificar su determinación por escrito a todas las partes. Todas las notificaciones de cancelación se harán por escrito y deben enviarse mediante correo certificado con acuse de recibo o entregarse personalmente con acuse de recibo e indicar los fundamentos para la cancelación y el recurso legal disponible para revisión de dicha decisión, conforme se dispone en la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme, supra. En el expediente de la subasta se mantendrá copia de las cartas de notificación de cancelación que se envíen a los proveedores. 8.10. Fianzas y Garantías Todas las fianzas y garantías que reciba la Junta de Subastas, como parte del proceso de las subastas formales, se entregan a la División de Finanzas para su custodia y eventual disposición, conforme se establece en esta Regla. La División de Finanzas mantendrá un registro de las fianzas y garantías recibidas como medida de control sobre las mismas. 18 8.11. Responsabilidades del Secretario de la Junta de Subastas El Secretario de la Junta de Subastas deberá mantener al día un libro de actas en donde se hagan constar todos los asuntos, acuerdos y recomendaciones en relación con cada reunión que se celebre. Ello incluye los fundamentos que se tomen en consideración para todas las determinaciones que haga la Junta de Subastas, incluida la adjudicación de las subastas, especialmente cuando se acepte una oferta que no sea la mejor en precio. Además, velará porque en la celebración de subastas formales se provea la participación del mayor número posible de licitadores cualificados, representativos de las fuentes de abastecimiento de los suministros y los servicios u obras que se interesen adquirir. El Secretario de la Junta de Subastas redactará todas las notificaciones de la Junta de Subastas conforme con los acuerdos tomados, y en armonía con las disposiciones de esta Regla, y enviará las mismas a la División de Servicios Generales para su correspondiente trámite. El Secretario de la Junta de Subastas será el custodio de las ofertas recibidas, con excepción de las fianzas y garantías, y establecerá un sistema para controlar los expedientes de las subastas activas de manera que se pueda garantizar la pureza de los procesos y la confidencialidad de información privilegiada. Además, mantendrá control sobre los expedientes de las subastas inactivas. El Secretario será el administrador y custodio oficial de los documentos y expedientes del organismo. Los documentos de la Junta de Subastas se referirán al archivo inactivo al cierre de cada año fiscal, y una vez preparado el informe correspondiente, se retendrán por un término de seis (6) años, contado a partir de la fecha en que fueran enviados al archivo inactivo o de una intervención del Contralor, lo que ocurra primero. Los expedientes de los casos ante la consideración de la Junta de Subastas o el Tribunal de Apelaciones se mantendrán activos hasta que las determinaciones sean finales y firmes y luego se referirán al archivo inactivo. Al vencimiento de los términos establecidos para la retención de los documentos, el Secretario podrá disponer de éstos conforme dispone la Ley 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como la "Ley de Administración de Documentos Públicos".