Invitación a Subastas Formales

9.1. Notificación de la Invitación La invitación a subasta para compras con importes estimados en más de treinta y cinco mil dólares ($35,000) se notificará mediante anuncio de subasta a ser publicado, por lo menos durante dos (2) días, en un periódico de circulación general en Puerto Rico, diez (10) días antes de la fecha límite para licitaciones, y también se publicará en la página de la Internet de la OCS. No obstante, cuando se determine utilizar el Registro Único de Licitadores no será necesaria la publicación de anuncios de subasta. En estos casos, la notificación se hará mediante el envío de una invitación a los licitadores certificados por la ASG. Sin embargo, las subastas se anunciarán en la página de la Internet de la OCS en todos los casos. En el expediente de la subasta se mantendrá evidencia del envió de las invitaciones a subasta. 19 9.2. Período Mínimo para el Envío de Invitaciones La fecha de la publicación o del envío de las invitaciones a subasta será fijada con suficiente antelación a la fecha en que se celebrarán las subastas. Se considerará que las invitaciones han sido cursadas con suficiente antelación cuando las mismas se hayan enviado con no menos de diez (10) días calendario antes de la fecha de la subasta, además, deberá considerarse: A. Un margen de dos (2) días calendario para que las invitaciones lleguen al destinatario. B. Un margen de dos (2) días calendario para que las ofertas enviadas por los licitadores sean recibidas en la OCS. C. En caso de requisiciones de compra con especificaciones altamente técnicas, el tiempo que razonablemente sea requerido por los licitadores para analizar y someter su oferta. Este período no será menor de cinco (5) días calendario. 9.3. Determinación de Fechas y Horas El Presidente de la Junta de Subastas o su representante autorizado fijará la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y lugar exacto donde se abrirán las ofertas de los licitadores. 9.4. Preparación de las Invitaciones Las invitaciones a subasta formal las preparará la División de Servicios Generales, cumpliendo con los requisitos establecidos en esta Regla, y se las someterá a la Junta de Subastas para su revisión y aprobación. Una vez aprobadas, el Secretario de la Junta Subastas se encargará de preparar la solicitud y hacer la petición a la persona designada como enlace de los medios de comunicación de la OCS para que gestione la publicación del anuncio en la fecha que haya determinado la Junta de Subastas o, cuando no medie anuncio, de la tramitación de las invitaciones por carta. 9.5. Contenido del Anuncio de Subasta En los casos de subastas formales notificadas por un anuncio en un periódico y en la página de la Internet de la OCS, el anuncio deberá contener, entre otra información, la siguiente: A. Número de la subasta. B. Propósito de la subasta. C. Fecha de publicación de la subasta. D. Fecha, hora y lugar en que se recibirán las ofertas. E. Fecha, hora y lugar en que se abrirán las ofertas. F. Instrucciones específicas de dónde localizar o cómo obtener copia de la invitación a la subasta, incluyendo la dirección física 20 y el lugar específico donde se entregarán las invitaciones y el teléfono. G. Fecha y hora del último día para recoger las invitaciones. H. Si se ha determinado celebrar una reunión pre-subasta, se indicará fecha, hora y lugar, expresándose si la asistencia es compulsoria. I. Se indicará que toda propuesta debe someterse acompañada de una fianza de licitación equivalente al diez por ciento (10%) de la propuesta, la forma de pago y a favor de quien se efectuará el pago. J. En aquellos casos en que se determine que las invitaciones no se enviarán por correo, así se advertirá. K. Se indicará en letras mayúsculas la siguiente advertencia: LA OFICINA DEL COMISIONADO DE SEGUROS SE RESERVA EL DERECHO DE CANCELAR UNA SUBASTA O PARTE DE LA MISMA ANTES O DESPUÉS DE SU ADJUDICACIÓN CUANDO ASÍ LO ESTIME NECESARIO PARA PROTEGER LOS MEJORES INTERESES DE ESTA INSTITUCIÓN.