Copias de registros y documentos.

(a) Todos los registros y documentos a ser mantenidos al amparo de este Reglamento serán preservados en su forma original por los períodos especificados a menos que los registros y documentos sean adecuadamente fotografiados y el microfilm sea retenido en vez del registro o documento original por el período de retención requerido. (b) Para ser aceptables en vez de los registros 0 documentos originales, las copias fotográficas deberán cumplir con los siguientes requisitos: (1) Las copias fotográficas serán no menos accesibles que el registro 0 documento original según sea normalmente archivado 0 preservado y haya disponibles medios adecuados 0 facilidades para localizar, identificar, leer y reproducir dichas copias fotográficas. (2) Cualquier característica significativa, rasgo u otro atributo del registro 0 documento original, el cual la fotografía en blanco y negro no preserve, deberá ser claramente indicada previo a que la fotografía sea tomada. (3) El reverso de formularios pre-impresos no tienen que ser copiados si nada ha sido añadido a dicha materia pre-impresa común a todo formulario en particular, pero un espécimen identificado de cada formulario deberá estar en la película para referencia. (4) La película utilizada para fotografiar las copias debe ser del tipo grabado permanente que cumpla, en todos los aspectos, con las especificaciones mínimas del Negociado Nacional de Normas (National Bureau of Standards), y todos los procesos recomendados por el fabricante deberán ser seguidos para protegerla de deterioro 0 destrucción accidental. (5) Cada rollo de película deberá incluir un "microfilm" de un certificado 0 certificados estableciendo que las fotografías son reproducciones directas o facsímiles de los registros originales. Dicho certificado O certificados deberán ser hechos por la persona 0 personas que tengan conocimiento personal del material incluido en éste. 44 (c) Todos los registros y documentos que deberán ser mantenidos bajo este Reglamento pueden ser destruidos luego de que sean adecuadamente fotografiados para su preservación. (d) Excepciones: Todos los registros, excepto aquellos que requieren ser firmados pueden ser mantenidos a través del uso de la tecnología computarizada siempre que el acarreador pueda producir, luego de habérsele requerido una lista (print out) de la información 0 datos requeridos.