Regl. 7470, art. I-391.23
Investigar e Inquirir.
Cite as Reglamento Núm. 7470, Art. I-391.23
(a) Excepto según provisto en la Subparte G de esta parte, todo acarreador
deberá investigar e inquirir lo siguiente en relación a todo conductor que
emplee, que no sea una persona que haya sido regularmente empleado
como conductor del acarreado por un perÃodo continuo de tiempo el cual
haya empezado antes de 1 de enero de 1971:
(1) Solicitar una Certificación del Récord del Conductor de los últimos
tres (3) años. Esta certificación deberá ser solicitada en la agencia
apropiada de cada estado en el cual el conductor haya obtenido
una licencia de conducir durante dichos tres (3) años.
(2)
En el caso de aquellos acarreadores regulados por el Departamento
de Transportación, se deberá investigar si el conductor posee un
historial de manejo seguro.
(b) Copia de los documentos obtenidos en respuesta a las investigaciones
hechas a cada una de las agencias pertinentes según requeridos por el
inciso (a) (1) de esta sección, deberán formar parte del expediente del
conductor dentro de un perÃodo que no excederá de treinta (30) dÃas luego
de que el conductor haya comenzado el empleo. Dichos documentos
deberán permanecer en su record conforme lo dispone la Sección 391.51.
Si la Certificación que se expide es una negativa 0 se indica que no existe
información sobre dicho conductor, el acarreador deberá certificar por
escrito que se han hecho diligencias al respecto y que aún asà no se existe
información sobre dicho conductor en dicha agencia. Las solicitudes a las
agencias se harán de manera y conforme a lo requerido por cada agencia.
(c)
(1) Las respuestas obtenidas de las investigaciones conducidas referente
al historial de seguridad conforme lo requiere el párrafo (a) (2) de
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esta sección, 0 en ausencia de los mismos, una certificación de
trámite hecho de buena fe para obtener los mismos; deberán
formar parte del expediente del conductor dentro de los treinta (30)
dÃas siguientes a los que haya comenzado el empleo. Quedará fuera
de este perÃodo de treinta (30) dÃas el periodo requerido para ejercer
el debido proceso de ley; de revisar la información recibida,
solicitarle al patrono anterior que haga una corrección al informe, 0
incluir su versión de los mismos; a los cuales los conductores tienen
derecho.
(2) La investigación puede consistir de entrevistas personales 0 por la
vÃa telefónica, cartas 0 cualquier otro método de obtener información
que el acarreador estime apropiado. Cada acarreador deberá hacer
un registro escrito en relación a cada patrono anterior consultado, O
las diligencias de buena fe para tratar de conseguirlo. Dicho registro
debe incluir el nombre y dirección de cada patrono anterior, fecha en
que fue consultado y sus comentarios en relación al conductor.
Dicho registro deberá permanecer en los archivos del acarreador
como parte del expediente de las calificaciones del conductor.
(3) Futuros patronos deberán reportar a cualquier patrono anterior que
no haya cumplido con responder a la solicitud de información según
requerido en los incisos anteriores. Copia de dicho reporte deberá
guardarse en el expediente del conductor como parte de los trámites
hechos para tratar de conseguir la información requerida por esta
sección.
(4) Excepción. Para conductores que no tengan experiencia de trabajo
con acarreadores regulados por el DOT, en los tres (3) años previos
a dicha solicitud de empleo; se deberá colocar documentos que asÃ
lo certifiquen dentro de los treinta (30) dÃas de que el conductor
haya comenzado a trabajar para dicho patrono.
(d) El futuro patrono deberá como mÃnimo solicitar la información requerida en
esta sección de cada uno de los patronos anteriores que hayan empleado al
conductor para operan un vehÃculo de motor comercial en los últimos tres
(3) años. La solicitud de información deberá especificar a donde los
patronos anteriores tienen que enviar la información solicitada.
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(1) Información general del conductor y verificación de empleo.
(2) Información según requerida por la sección 390.15 (b) (1) en los
que el conductor haya estado involucrado en los tres (3) años
previos a la fecha de esta solicitud de empleo.
(i) Lista de accidentes según definido en la sección 390.5.
(ii) Cualquier accidente que el patrono anterior desee notificar y
del que haya retenido información conforme a la sección
390.15 (b) (2) o conforme a la polÃtica de la empresa de
retener información detallada sobre accidentes menores.
(e) Los futuros patronos, además de obtener la información requerida por el
inciso (b), deberán obtener la siguiente información de todos los
acarreadores sujetos a las regulaciones del DOT y en los que el conductor
haya sido empleado en los tres (3) años previos a la solicitud de dicho
empleo y en el cual se haya desempeñado en una función sensitiva y en la
cual se le haya requerido que se sometiera a una prueba de dopaje y
alcohol.
(1) Si en los últimos tres (3) años el conductor ha hecho uso de alcohol
y sustancias controladas en violación a las prohibiciones
encontradas en la Ley de VehÃculos y Tránsito de Puerto Rico.
(2) Si el conductor ha fallado en completar el programa de
rehabilitación según descrito en la Ley de VehÃculos y Tránsito de
Puerto Rico. Si el patrono anterior desconoce dicha información (Ej.
el patrono despidió al empleado al dar positivo en la prueba de
dopaje) el futuro patrono deberá obtener documentos que
certifiquen que ha completado dicho programa de manera
satisfactoria directamente del conductor.
(3) Dado el caso de que el conductor haya completado el programa de
rehabilitación y haya permanecido empleado, se deberá obtener la
siguiente información del patrono anterior:
(i) Resultados de prueba de alcohol en la cual el conductor
haya resultado con un 0.02 por ciento;
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(ii) Resultado positivo en la prueba de dopaje;
(iii) Negación de realizarse las pruebas (incluyendo el
descubrimiento de pruebas de dopaje que hayan sido
adulteradas o substituidas).
(f) Para que el patrono prospectivo pueda obtener la información requerida por
el inciso (e) de esta sección, deberá proveerle al patrono anterior un
permiso por escrito otorgado por el conductor a dichos efectos. En el caso
en que el conductor se niegue a dar su consentimiento por escrito, el
patrono prospectivo no le permitirá al conductor que le opere un vehÃculo
de motor comercial.
(g) Luego del 29 de octubre del 2004 es requerido de los patronos:
(1) Responder a cada solicitud de información detallada en los incisos
(d) y (e) de esta sección dentro de treinta (30) dÃas luego de haber
recibido dicha solicitud. De no haber información referente al
historial de manejo seguro para ese conductor deberá certificar que
no existe la misma, incluyendo datos de identificación del
conductor junto con la fecha de empleo.
(2) Tomar las precauciones necesarias para garantizar que los
expedientes estén al dÃa, lo más completos posibles y libre de
errores.
(3) Proveer información detailada de la persona a contactar en el caso
de que el conductor decida comunicarse con ese patrono anterior,
con el propósito de solicitar que se corrija la información O en el
caso que desee refutarla.
(4) Llevar un registro anual de cada una de las solicitudes de
información y la respuesta a ellas. Se deberá incluir la fecha de la
solicitud, la persona a quien se le proveyó la información y un
resumen de la información que le fue provista.
(5) Excepciones. Hasta el 1ro de mayo del 2006, los acarreadores solo
tienen que proveer información de accidentes ocurridos con
posterioridad al 29 de abril del 2003.
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(h) Se puede utilizar cualquier método para divulgar la información requerida
en esta sección, incluyendo fax, carta 0 correo electrónico, proveyendo que
sea garantice la confidencialidad de dicha información. Los patronos
anteriores, sus agentes y aseguradoras deberán tomar todas las
precauciones adecuadas para que el historial de manejo seguro de dicho
conductor no sea divulgado a nadie que no esté directamente envuelto en
el envÃo de los récords. Esto no aplicará a las aseguradoras del patrono
anterior excepto que éste último no le proveerá resultados de pruebas de
dopaje o de alcohol a dichas aseguradoras.
(i) (1) El futuro patrono tiene el deber de notificarle por escrito a los
conductores que le soliciten empleo, y hayan sido regulados por el DOT,
dentro de los tres (3) años previos a la solicitud; de sus derechos
relacionados a la información provista por sus antiguos patronos. La
notificación podrá ser incluida dentro de la solicitud de empleo, o en
cualquier otro documento y deberá ser hecha previo a la toma de cualquier
decisión de ofrecerle o no el empleo:
(1) El derecho de revisar la información provista por sus patronos.
(2) El derecho de solicitar se corrija cualquier error en la información
provista y una vez corregida se vuelva a enviar con las correcciones
pertinentes.
(3) El derecho de que se aneje a la información provista por el
patrono anterior, una declaración refutando dicha información en el
caso en que éstos no se pongan de acuerdo.
(2) Los conductores que hayan sido regulados por el DOT, en cualquier momento
dentro de los previos tres (3) años, y que deseen revisar la información
provista por sus antiguos patronos deberán solicitarlo por escrito. La
información podrá ser revisada en cualquier momento, incluyendo el momento
de solicitar empleo y a mas tardar treinta (30) dÃas luego de comenzar a
trabajar 0 de haber sido notificado que no le será dado el empleo.
(j)
(1) Los conductores que deseen se corrija información errónea en su
expediente conforme al inciso (i) de esta sección, deberán solicitar
la corrección al patrono que proveyó dicha información.
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(2) Luego del 29 de octubre de 2004, el patrono que reciba dicha
solicitud tiene dos (2) opciones. La primera opción será corregir la
información incorrecta y reenviarla al patrono que la solicitó. La
segunda opción será el notificar al conductor, dentro de los
próximos quince (15) dÃas de haber recibido la solicitud de
corrección, que no está de acuerdo y por lo tanto no corregirá la
información. De haber corregido la información y haberla reenviado
según le haya sido solicitado, este patrono deberá retener la
información corregida de este empleado como parte de su historial
de manejo seguro y proveerla a los patronos subsecuentes al ser
requerida. Si el patrono anterior corrige la data y la reenvÃa al
futuro patrono, no hay necesidad de notificárselo al conductor.
(3) Los conductores que deseen refutar información contenida en sus
expedientes, conforme al inciso (i) de esta sección, deberán enviar
dicha declaración al patrono anterior en conjunto con una solicitud
de que la anejen al historial de manejo seguro del conductor,
(4) Luego del 29 de octubre del 2004, dentro de cinco (5) dÃas
laborables de haber recibido la declaración refutando la información
y la solicitud que se aneje a su historial, el patrono anterior deberá:
(i) Enviar una copia de la refutación al patrono prospectivo.
(ii) Anejar la copia de dicha refutación al expediente del
empleado para ser incluida con la información que se provea
en cualquier otra investigación iniciada por cualquier otro
patrono por un perÃodo de tres (3) años.
(5) El conductor podrá someter una carta explicativa, sin tener que
antes solicitar que se corrija la información, tampoco tendrá que
hacerlo después.
(6) El conductor podrá reportar a la Comisión a cualquier patrono que
no haya corregido información incorrecta 0 que haya fallado en
anejar la carta explicativa junto con el historial de manejo seguro
del empleado.
(k)
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(1) El patrono prospectivo deberá utilizar la información descrita en los
incisos (d) y (e) de esta sección solo para efectos de decidir
emplear 0 no al conductor.
(2) El patrono prospectivo, sus agentes y casas aseguradoras deberán
tomar todas las precauciones necesarias para garantizar la
confidencialidad de los récords obtenidos y que su contenido no
sea revelado a nadie que no intervenga directamente con el
proceso de reclutamiento. El patrono prospectivo no proveerá
información alguna a su casa aseguradora sobre resultados de
pruebas de alcohol y / 0 dopaje.
(I)
(1) No se podrá iniciar acción judicial 0 administrativa por difamación,
invasión de privacidad 0 interferencia contractual utilizando como
base haber provisto 0 haber utilizado la información conforme a
esta sección:
(i) En contra de un acarreador por solicitar información
conforme los incisos (d) y (e) de esta sección, de una
persona que se le esté considerando ofrecer un empleo de
conductor de un vehÃculo de motor comercial.
(ii) La persona que ha provisto dicha información;
(iii) Los agentes 0 aseguradores de la persona descrita en los
incisos (I) (1) (i) ó (ii) de esta sección, excepto que este
lÃmite de responsabilidad no operará en torno a información
referente a pruebas de alcohol y / 0 dopaje.
(2) La protección concedida en el inciso (I) (1) de esta sección no
aplicará a personas que a sabiendas provean información falsa 0
que no cumplan con los procedimientos especificados para este
tipo de investigaciones.
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