Reglamento para la Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios. Vigencia 11 de abril de 2008.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA DE COMPRAS Y SUBASTAS 1. La Oficina de Compras y Subastas utilizará para la adquisición de bienes y servicios el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales, conforme lo establece en la Ley Núm. 85 del 18 de junio de 2002. 2. Cuando el Jefe de la Oficina de Compras y Subastas entienda que un suplidor no ha cumplido con los términos y condiciones establecidos en el contrato u Orden de Compra, 20 - informará el incumplimiento a la Administración de Servicios Generales. 3. El Jefe de la Oficina de Compras y Subastas o el Agente Comprador tienen la determinación de elegir los licitadores a los que se les habrá de solicitar cotizaciones. 4. La Oficina de Compras y Subastas tramitará toda adquisición de materiales, equipo y servicios no profesionales, haciendo uso del Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales y de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en este Reglamento. Se considerará como cotización, contestaciones de licitadores donde señalen que no tienen los suministros. a. Para compras con un valor hasta cuatro mil novecientos noventa y nueve con noventa y nueve centavos ($4,999.99), se solicitarán no menos de tres (3) cotizaciones vía facsímil, por teléfono 0 correo electrónico. b. Las compras desde cinco mil dólares ($5,000.00) hasta diez mil dólares ($10,000.00), requerirán tramitarse mediante el Formulario Solicitud de Precio. 21 Todas las cotizaciones obtenidas se abrirán en la fecha y hora fijada. C. Las compras en exceso de diez mil dólares ($10,000.00), y cuando el valor de la obra de construcción exceda de veinticinco mil dólares ($25,000.00), se regirán por el Reglamento de Subastas. 5. En el proceso de solicitar precios existen situaciones que no es necesario las tres (3) cotizaciones, según lo establece este Reglamento, tales como: a. único suplidor 0 única fuente de abasto b. compras de emergencias C. piezas de repuesto, accesorios, equipos O servicios suplementarios para efectos 0 servicios d. compras directas contra contratos del gobierno e. compras contra subastas formales adjudicadas siempre y cuando no haya transcurrido un termino de doce (12) meses 6. Las cotizaciones se evaluarán comenzando con el postor más bajo. Si la oferta más baja no fuere la más conveniente para la Autoridad, se dejará constancia escrita al dorso de la 22 Requisición de Compras con las razones que impidieron la aceptación de dicha oferta. Se procederá con la evaluación de las demás ofertas, considerando que sea la que más convenga a los mejores intereses de la Autoridad. 7. En aquellos casos en que se considere necesario, el Agente Comprador procederá a solicitar las recomendaciones de adjudicación al área peticionaria. 8. La fecha de entrega es esencial y podrá, en casos de emergencia, ser un factor determinante para adjudicar al postor más alto en precio, siempre y cuando los precios sean razonables. En este caso se dejará constancia escrita firmada por el Agente Comprador indicando la razón para no escoger al postor más bajo. 9. Es responsabilidad del Agente Comprador certificar cada transacción de adjudicación que éste tramite, la cual tiene que constar al dorso de la Requisición de Compras. La misma debe indicar las fechas en que fueron tomadas las cotizaciones, la persona que ofrece la cotización y la recomendación de adjudicación. 10. El Jefe de la Oficina de Compras y Subastas evaluará la recomendación del Agente Comprador y las ofertas registradas. Determinará la necesidad de ampliar las gestiones 23 realizadas para aprobar luego la recomendación de adjudicación a favor del licitador 0 de los licitadores que ofrecieron las cotizaciones más ventajosas. 11. Los niveles de aprobación de las Órdenes de Compras serán los siguientes: a. Que no exceda de seis mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($6,999.99), Jefe de la Oficina de Compras y Subastas. b. De siete mil dólares ($7,000.00) hasta nueve mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($9,999.99), Director Ejecutivo Auxiliar en Administración. C. Desde diez mil dólares ($10,000.00) hasta quinientos mil dólares ($500,000.00), Director Ejecutivo. d. Sobre quinientos mil dólares ($500,000.00), aprobación de la Junta de Directores.