Reglamento para la Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios. Vigencia 11 de abril de 2008.

REQUISICIONES Y ÓRDENES DE COMPRAS 1. Toda solicitud de compra de materiales, equipos y servicios no profesionales, tiene que realizarse mediante una Requisición de Compras, la cual tiene que estar firmada por el solicitante y aprobada por el jefe del componente organizacional de la unidad, jefe de oficina o su representante autorizado. 2. Las Requisiciones de Compras por equipo, cuotas, suscripciones o libros, serán remitidas por el solicitante a la Oficina de Presupuesto con un memorando justificativo para verificación de que están incluidas en el presupuesto vigente. Esta Oficina autorizará las requisiciones cuyo contenido ha sido presupuestado y las devolverá a la Oficina 12 - de Compras y Subastas por conducto del Director Ejecutivo Auxiliar en Administración, quien deberá aprobarlas para el trámite correspondiente. En caso de rechazo por parte de la Oficina de Presupuesto O del Director Ejecutivo Auxiliar en Administración, el caso se referirá al jefe del componente organizacional de la unidad u Oficina correspondiente aduciendo los fundamentos pertinentes. De igual manera, toda Requisición de Compras por equipo 0 material de seguridad y equipo tecnológico tiene que ser referido a las Oficinas de Seguridad e Informática, respectivamente. 3. En los casos donde lo solicitado en la Requisición de Compras no esté presupuestado, la Oficina de Presupuesto hará una evaluación para determinar si procede el pedido, recomendando los cambios necesarios en el presupuesto y someterá las mismas al Director Ejecutivo Auxiliar en Administración para la acción pertinente. Después de que se acepte O se rechace la recomendación de la Oficina de Presupuesto, el Oficial de Presupuesto remitirá a la Oficina de Compras y Subastas los casos aprobados y los casos rechazados serán devueltos al solicitante. 4. Toda requisición a la cual le falte información, será devuelta por la Oficina de Compras y Subastas a la oficina que la originó. Las especificaciones de todo equipo especializado, 13 deberá ser provisto por la persona especializada y con conocimiento en la materia. En los casos que sea necesario, se debe solicitar el asesoramiento de la Oficina de Compras y Subastas. 5. Las especificaciones de lo solicitado tienen que ser explícitas, donde se exprese en forma clara y determinante lo requisado. De ser posible, se debe indicar como referencia marca de fábrica 0 fabricante, número de referencia o modelo y los detalles de cualquier artículo que reúna los requisitos mínimos aceptables. De igual manera, podrá incluir información como las fuentes de abastos, con la intención de acelerar el proceso de compras. 6. Cuando el solicitante necesite entregas parciales de los artículos solicitados, deberá indicar claramente la cantidad de cada entrega, fecha y sitio. 7. Si se requiere una fecha específica, se hará constar claramente. Se evitarán frases como: "tan pronto sea posible", "a la mayor brevedad" 0 "enseguida". La palabra "urgente" se utilizará para casos que requieran pronta ejecución (extrema urgencia). En estos casos, se incluirá una breve nota explicativa que justifique dicha necesidad, conteniendo las iniciales del solicitante. De lo contrario, la 14 - Oficina de Compras y Subastas obviará dicha palabra y no la tomará en consideración. 8. Se podrá cancelar O emitir una nueva Orden de Compra, en las siguientes situaciones: a. Cuando un suplidor no cumpla con los términos y condiciones en la Orden de Compra, y en los casos que la Orden de Compra amerite cambios, ya sea en fecha de entrega, precio, cantidad, calidad, especificaciones y otras condiciones. b. Cuando el solicitante, jefe de oficina, componente organizacional de la unidad 0 el Jefe de la Oficina de Compras y Subastas, entiendan que dicha Orden de Compra amerite corrección. 9. La emisión de una nueva Orden de Compra, por algún tipo de cambio, se tramitará de acuerdo a los procedimientos señalados en este Reglamento. 10. Bajo ninguna circunstancia, persona, empleado 0 funcionario de la Autoridad de los Puertos, intervendrá directa 0 indirectamente con los licitadores en la preparación y redacción de las ofertas de éstos. 15 - 11. No se dará ventaja o preferencia a persona, firma, corporación 0 entidad alguna que haga 0 pueda hacer negocios con la Autoridad de los Puertos.