Reglamento para la Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios. Vigencia 11 de abril de 2008.

ORDEN DE COMPRA ESPECIAL 1. Procedimiento utilizado solamente para casos de emergencias por aquellas áreas autorizadas por el Director Ejecutivo Auxiliar en Administración. Este procedimiento se usará para la adquisición de materiales y servicios cuyo costo no exceda de quinientos dólares ($500.00). En este proceso se excluye la adquisición de equipos, libros, suscripciones, uniformes y calzado, entre otros. 2. Las áreas solicitarán por escrito acogerse a este procedimiento con razones que evidencien su necesidad y las mismas serán examinadas para determinar si se justifica o no tal autorización. Esta autorización podrá ser revocada de no usarse correctamente. 3. Será responsabilidad del jefe del componente organizacional de la unidad O su representante autorizado de que las áreas cumplan con el procedimiento correctamente. Además, asegurarse de que no se fragmenten las compras a través de la Orden de Compra Especial. 16 4. La adquisición de materiales que se realice mediante Orden de Compra Especial, será para uso inmediato. 5. Cada una de estas áreas tendrá una persona asignada para recibir y certificar todo material O mercancía. En la misma, se indicará la situación imprevista que la origina, propósito y lugar donde será utilizada la mercancía O pieza. 6. Para certificar los materiales que se adquieran a través de la Orden de Compra Especial, cada área utilizará el formulario de Certificación de uso de Material Adquirido a través de la Orden de Compra Especial. 7. En los casos de algún sobrante de material serán devueltos al Jefe del Almacén de Materiales y Piezas del Área Operacional, al Administrador 0 Gerente, según sea el caso. Con dicha devolución se someterá un informe de los mismos. Estos estarán disponibles para uso de cualquier unidad O sección que los necesite. 8. Las oficinas autorizadas a usar el sistema de Orden de Compra Especial establecerán los controles ordinarios para mantener un archivo de los documentos que originan, recibos y evidencia de no menos de tres (3) cotizaciones en relación a la Orden de Compra Especial. Deberán mantener una numeración separada de las Requisiciones de Compras - 17 - y deberán llevar el sufijo "OE" para identificación rápida. En su complementación, deberán incluir el nombre y la dirección completa del suplidor, al igual que llenar todos los espacios provistos, fecha de entregas y todos los datos conducentes a una descripción clara de los materiales 0 servicios que se adquieren. 9. Cuando sea necesario, acelerar un trabajo de reparación, conservación O construcción menor, donde se requiera la compra de artículos y materiales que no exceda de mil dólares ($1,000.00), la División de Construcción podrá adquirir los mismos llenando el formulario Orden de Compra Especial. En estos casos la Orden será firmada por el jefe del componente organizacional de la unidad 0 el Director Ejecutivo Auxiliar en Ingeniería y Construcción solamente. 10. Será responsabilidad del Jefe de la División de Construcción o el Director Ejecutivo Auxiliar en Ingeniería y Construcción verificar que las licitaciones escritas no sean menos de tres (3) fuentes de suministros y que se prepare la orden a favor del licitador que ofrezca la oferta más ventajosa, de acuerdo a las normas y procedimientos detallados en este Reglamento. 18 -