Disposiciones Normativas Específicas

A. Adquisición de Equipo y Programas 1. El Área de Tecnologías será responsable de cumplir con las normas establecidas en el reglamento Núm. 09-006 "Compra de Bienes y Servicios" y en el reglamento Núm. 02-001 "Reglamento de Subasta", en el trámite de adquisición de equipo, programas, aplicaciones o licencia cuyo costo exceda de $25,000. Cuando el programa es adquirido a través de otras agencias de gobierno no será necesario el cumplir con esta disposición. 2. El Área de Tecnologías será responsable de establecer los criterios y estándares a ser aplicados a la Autoridad en cuanto a la cantidad y naturaleza del equipo a utilizarse. Así mismo, determinará la mejor instalación, configuración del equipo y sistemas operativos a adquirirse y a utilizarse. yo 3. La adquisición de computadoras, periferales y programas requerirá la recomendación y aprobación del Área de Tecnologías y de la Oficina de Apoyo Técnico a fin de que se cumpla con los estándares establecidos en la Autoridad y se provean las condiciones de trabajo más adecuadas al usuario. Dichas oficinas se asegurarán de que el equipo y los programas que se interesa adquirir cumplen con los requerimientos y necesidades del usuario establecidos por la Autoridad. 4. Tanto el equipo como los programas que adquieran las diferentes unidades administrativas serán sufragados con los fondos de la partida presupuestaria que se haya separado para estos fines. El director de cada oficina deberá justificar por escrito la necesidad de adquirir el equipo o programas que solicite. Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 12 5. Podrán adquirirse, por vía de excepción, programas diferentes a los estándares de la Autoridad cuando se determine que los mismos son necesarios en áreas de trabajo altamente técnicas e indispensables para lograr los requerimientos del usuario en beneficio de la Autoridad. El Área de Tecnologías ofrecerá el asesoramiento técnico, recomendación y aprobación sobre los programas que podrán adquirirse. 6. Cuando se reciban equipos o programas de una firma suplidora, el personal de la Oficina de Apoyo Técnico será responsable de abrir e inspeccionar el empaque en un término que no excederá de cinco (5) días laborables desde la fecha de entrega. El personal se asegurará de que los bienes recibidos sean los que, en efecto, fueron solicitados. Deberá cotejarse que todo programa o aplicación incluya la licencia previa a su instalación o de lo contrario, no podrán ser instalados. 7 En ninguna circunstancia se instalará en las computadoras aplicaciones pre-programadas que no tengan la debida licencia adquirida por la Autoridad. El Área de Tecnologías de Información tendrá la facultad de eliminar cualquier aplicación instalada que no cumpla con este requisito. 8 La instalación y el uso de aplicaciones comerciales que no hayan sido adquiridas por la Autoridad, si no por un empleado de la Agencia, podrán autorizarse únicamente en los casos en que se determine que éstas contribuyen de manera esencial a la ejecución de las funciones del usuario de la estación de computadora. Esta disposición aplicará en áreas de trabajo altamente técnicas y especializadas, en las que el uso de dicho programa es indispensable para Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 13 lograr los requerimientos del usuario en beneficio de la Autoridad. 9 En acorde con el inciso anterior el dueño del programa deberá entregar el mismo, la licencia y la documentación a la Oficina de Apoyo Técnico. Este se guardará hasta que el mismo deje de ser usado en cuyo caso se desinstalará y se devolverá toda la documentación al dueño. 10 La Oficina de Apoyo Técnico tiene la responsabilidad de asegurarse que las instalaciones a la red cumplen con los estándares apropiados, que la distribución de "drops" cumpla con la necesidad de servicio de la Agencia y que la cantidad de los mismos no exceda la capacidad de la red. 11 La unidad administrativa de cada Área de la Agencia deberá someter un plano al Área de Tecnologías, para solicitar aprobación previo a cualquier remodelación de área y/o cualquier movimiento de cubículo para asegurarse de que el sistema tenga la capacidad en la red para los cambios sugeridos, que se tenga el material disponible para los cambios y se cumpla con los estándares establecidos. B. Asignación y Control del Equipo 1. Asignación del Equipo a. La Oficina solicitante será responsable de coordinar la fecha de instalación con la Oficina de Apoyo Técnico. El empaque se mantendrá cerrado hasta tanto el personal técnico autorizado lleve a cabo la instalación. 2. Control de Equipo a. Toda solicitud de equipo, aplicación y licencia se hará a través de la Oficina de Apoyo Técnico la que será responsable de la adquisición, registro, asignar e instalar programas o aplicaciones que se Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 14 mantendrán actualizadas en todo momento. Anualmente preparará un inventario de Licencia. Se asegurará que el trámite de las licencias no exceda de diez (10) días laborables desde su fecha de recibo. b. Todo programa interno desarrollado para mecanizar los sistemas de información, deberá contar con la autorización del Área de Tecnologías. Si el programa es desarrollado por un empleado fuera del Área, este deberá entregar todo lo relacionado al mismo. De lo contrario el Área proveerá al usuario el programa y los documentos necesarios para su utilización. El uso indebido o contrario al propósito para lo cual fueron elaborados y en violación de las reglas establecidas en este Reglamento, será motivo para que se inicie una acción disciplinaria de acuerdo a la gravedad y el perjuicio que ocasione tal conducta. C. El Área de Tecnologías será responsable de mantener un inventario del equipo alquilado y del lugar donde se encuentra cada equipo. El Director de la Oficina de Apoyo Técnico o su representante autorizado será responsable de instalar y configurar el equipo de computadora de las respectivas oficinas. Cualquier movimiento físico del equipo será responsable de la Oficina de Servicios Generales y no se puede hacer sin la debida autorización del Director de la Oficina de Apoyo Técnico. Dicha Oficina mantendrá un registro de los equipos asignados en las diferentes áreas u oficinas donde se encuentran y deberá solicitar la firma del usuario Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 15 del equipo a asignarse en el ACT- 669 "Entrega de Equipo de Computadora en Leasing" (Anejo I). d. El Área de Tecnologías será la responsable de coordinar y asesorar sobre la contratación de servicios de consultoría relacionados al uso y funcionamiento de los sistemas de información de la Autoridad. e. La instalación de cualquier computadora, periferal y/o aplicación pre-programada se hará únicamente por el personal autorizado de la Oficina de Apoyo Técnico. Asimismo, la instalación de aplicaciones desarrolladas internamente se hará por el personal designado de la Oficina de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas. C. Clave de Acceso o contraseña de acceso 1. A todo usuario se le asignará una clave 0 contraseña de acceso que será única e intransferible. 2 El uso de un código de acceso ("password"), no impedirá que se audite el sistema y no significa que el usuario albergue expectativa de intimidad alguna con relación a la información almacenada en la computadora que tenga asignada o en cualquier otra. 3 El Director del Área de Tecnologías, tiene la autoridad para delegar en algún empleado del Área el que pueda acceder a cualquier computadora para auditarla. 4. El usuario será responsable de cambiar periódicamente o inmediatamente si sospecha que ha sido divulgada a una persona no autorizada. 5. La información, trabajos y documentos elaborados a través de las computadoras no tendrán clave de acceso, a Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 16 excepción de aquellos en que los niveles directivos de la unidad de trabajo lo determinen y autoricen. 6. El usuario será responsable de cualquier transacción efectuada bajo su clave de acceso. EL observar cualquier uso no autorizado deberá informarlo a la Oficina de Apoyo Técnico inmediatamente. 7. En casos de ausencia prolongada se hará responsable de coordinar con su supervisor la contraseña de acceso provisional para que este tenga acceso a los datos o archivos que se requieran en caso que sea necesario acceder a esos archivos. En situaciones de extrema emergencia el Área de Tecnologías podrá hacer los trámites necesarios para el acceso al equipo. El Director de Oficina o de Área solicitará la petición por escrito. 8. Si por un asunto oficial un Director de Área u Oficina necesita tener acceso a un equipo donde el usuario no se encuentre, el Director deberá solicitar por escrito al Director de la Oficina de Apoyo Técnico el que le den acceso a la máquina del usuario. 9. En relación con el inciso anterior, el administrador deberá enviar un mensaje al usuario para que proceda a cambiar la contraseña de acceso, cuando regrese al trabajo. D. Medidas de Control para el Mantenimiento y Reparación del Equipo 1. El Área de Tecnologías será responsable de crear criterios escritos para asegurar el debido mantenimiento del equipo de acuerdo a las recomendaciones y especificaciones del fabricante. 2 La Oficina de Apoyo Técnico ofrecerá asesoramiento a los usuarios de cómo canalizar su petición de acuerdo a su Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 17 necesidad y conforme a las normas internas establecidas por la Autoridad. 3 Los servicios de reparación externa de los equipos alquilados serán coordinados por la unidad administrativa de la oficina concerniente con la compañía dueña de los equipos, una vez que el personal de la Oficina de Apoyo Técnico haya realizado el diagnóstico del equipo. Cuando el caso sea de programación la Oficina de Apoyo Técnico se encargará de estos servicios. E. Medidas para la Protección de Documentos 1. El Área de Tecnologías será responsable de tomar todas aquellas medidas requeridas para proveer la seguridad necesaria a los sistemas de información lo cual incluye antivirus, control de acceso, protocolo, privilegio al usuario, etcétera. 3. El usuario mantendrá un sistema de resguardo (back-up) de los documentos y datos elaborados con las aplicaciones pre-programadas o desarrolladas internamente que son propiedad de la Autoridad. Los discos producto de estos resguardos serán identificados con la siguiente información: a. nombre del archivo y aplicación b. fecha de su producción C. lenguaje o programa utilizado d. nombre de la persona a cargo e. archivo confidencial o no confidencial Los discos deberán ser entregados por el empleado a su supervisor cada tres (3) meses, quién los mantendrá guardados para ser utilizados en caso de ser necesario. Lo anterior no exime al empleado de su responsabilidad de tener resguardo de todo trabajo realizado. Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 18 4. La seguridad de las aplicaciones pre-programadas la efectuará el funcionario a cargo de la administración, control y custodia de las licencias de las referidas aplicaciones de la Oficina de Apoyo Técnico. 5. Por razones de seguridad y protección del equipo, no se permitirá en la estación de trabajo: a. ingerir alimentos cerca del equipo de computadoras, o no tomar las debidas precauciones para evitar que en tales circunstancias se dañe el equipo; en caso de que ocurra un incidente que afecte el equipo por descuido, el usuario será responsable por cualquier daño que cause al mismo; b. el uso del equipo por personas no autorizadas ajenas a la unidad organizacional o a la Autoridad, exceptuando al personal externo debidamente autorizado para diagnosticar fallas de funcionamiento y la reparación o servicio del mismo; C. el uso de programas no relacionados con las funciones oficiales de la Autoridad, como juegos и otros en similar contexto; d. la utilización de programas de origen desconocido, ilegal u otros provistos por personas ajenas a la Autoridad, sin el consentimiento de ésta. Lo anterior incluye programas de demostración que no hayan sido solicitadas a un suplidor reconocido, y e. otras conductas de este tipo que pongan en riesgo el buen funcionamiento del equipo. El Director de Oficina a la que pertenezca el equipo será responsable de que se cumpla cabalmente con esta norma. El uso inadecuado o mal uso del equipo asignado a su personal podrá conllevar la imposición de responsabilidad Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 19 al director si se demuestra que ello es consecuencia de no haber ejercido su deber de supervisión 0 no haber tomado las debidas precauciones con el personal a su cargo. 6. Los discos flexibles, CD, DVD, discos zip y "CD-ROM", serán rotulados, protegidos y almacenados en un lugar seguro, manteniendo el sistema de resguardo (back-up) establecido en este Reglamento. 7. Cada usuario debe efectuar una producción periódica de copias de reserva (back-ups) de los archivos de información de su computadora. 8. Todo usuario de una estación de computadora será responsable del uso adecuado del equipo a su cargo y velará por su buen funcionamiento. Esto incluye estar atento a cualquier indicio de problemas en la operación de la referida estación, en cuyo caso deberá coordinar de inmediato los servicios de diagnóstico para la reparación del equipo a través del personal de la Oficina de Apoyo Técnico. 9. El Director del Área de Tecnologías creará y se asegurará del establecimiento y posterior mantenimiento de los archivos de información en casos de desastre. Esta responsabilidad es indelegable por la importancia que reviste para el debido funcionamiento de la estructura organizacional de la Autoridad. El Director se asegurará, entre otras cosas, de la existencia y actualización del Plan de Contingencia del Área y será responsable de que el mismo se revise y actualice periódicamente. F. Uso de Internet y Correo Electrónico 1. Todo Director de Oficina solicitará el acceso a la Internet y al correo electrónico, al Área de Tecnologías, mediante el Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 20 formulario ACT-631, "Creación y Mantenimiento de Cuentas Servidores Windows y Correo Electrónico" (Anejo II). 2. Será requisito de todo usuario de computadora completar y firmar el documento "Política Sobre Uso de Internet y el Correo Electrónico" (Anejo III) en original y copia, en el cual se expresa el acuerdo del empleado en cuanto a la política de uso de esa herramienta de trabajo. 3. La Oficina de Apoyo Técnico será responsable de retener el original de la "Política Sobre Uso de Internet y Correo Electrónico" firmada por el usuario y enviar la copia al Área de Recursos Humanos, para incluirse en el expediente del empleado. 4. El Área de Tecnologías será la responsable de crear y publicar una página en Internet con información oficial de la Autoridad. La Autoridad retiene el derecho de autor de cualquier material posteado en cualquier foro o página de 46 Internet que fuere realizado por sus empleados en horas de trabajo y con equipo de la Agencia. 5. Todo mensaje por correo electrónico deberá tener como justificación el intercambio de información oficial relacionada con los deberes y funcionarios del empleado. 6. Se prohíbe enviar mensajes a un correo externo sobre asuntos que no sean de carácter oficial. 7. El Área de Tecnologías asignará el privilegio de enviar documentos a todos los usuarios de la red de manera restringida. 8. Cada Director de Oficina o de Área se hará responsable de autorizar el envío de mensaje a través del sistema "Postmaster". 9. Los mensajes de correo electrónico pueden ser considerados como evidencia legal. Cualquier mensaje que Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 21 sea parte de una negociación, un contrato de servicio, asunto legal o de trabajo, se podría requerir como evidencia en una corte, por lo que deberá ser guardado cuidadosamente en un directorio que no sea borrado accidentalmente. 10. Se prohíbe enviar mensajes a diferentes personas utilizando el correo electrónico de una tercera persona sin su debida autorización. 11. Las cuentas de correo electrónico será para propósitos de agilizar la distribución de información entre los empleado. Por tal razón, cada mensaje que escriba el usuario tiene que ser necesario, conciso y cortés. 12. Todo usuario será responsable de verificar el origen de cualquier mensaje que aparezca sospechoso antes de abrir el mismo. Aquellos que aparezcan identificados como .DOC o XLS, no deberán abrirlo si no está seguro del remitente. 13. Se prohíbe enviar mensajes que excedan la capacidad de disco asignado en el servidor. Si por asuntos oficiales o especiales surge la necesidad de enviar un mensaje de mayor capacidad, deberá el Director de esa Área u Oficina solicitar por escrito al Director de la Oficina de Apoyo Técnico con la debida justificación. G. Autorización y Acceso a los Servicios de la Red 1. Los usuarios de computadoras establecerán y operaran en este medio con una clave de acceso. Pareada a esta clave de acceso existirá una contraseña secreta la cuál será única e intransferible y tendrá como mínimo ocho (8) caracteres. Esta combinación debe ser de al menos una mezcla de 3 grupos de caracteres que mencionamos a continuación: letras mayúsculas, letras minúsculas, Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 22 números y caracteres especiales, No deberá ser información con la cuál se asocie a la persona, como por ejemplo la fecha de nacimiento, nombre del cónyuge O hijos, iniciales, etcétera y tendrá que modificarla cada tres (3) meses. Además no podrá repetir las últimas 24 contraseñas que se hayan utilizado. 2. El Coordinador de Nómina de la Oficina de Análisis de Puestos, Compensación y Beneficios del Área de Recursos Humanos, será responsable de notificar a la Oficina de Apoyo Técnico tan pronto como un empleado ha cesado funciones en la Autoridad. Esta notificación incluirá el nombre del empleado, puesto que ocupaba, oficina y área, para poder identificar positivamente la cuenta de la persona en la red. 3. Cada sección administrativa de las áreas tienen la responsabilidad de notificar cuando un empleado ha sido movido a otra oficina o ha cambiado de funciones para removerle o hacer cambio a los accesos que tienen a un sistema en específico. 4. La Oficina de Apoyo Técnico será responsable de inactivar la cuenta del empleado inmediatamente cuando éste cese sus funciones en la Autoridad y transcurrido dos meses calendario se eliminará de la cuenta. 5. El Director de Oficina que administre un sistema de datos o módulos deberá evaluar concienzudamente todo acceso que otorgue, ya que es responsable de la utilización dada a dichos datos. Así mismo, será de la seguridad y el mantenimiento de los datos. 6. El Área de Tecnologías sólo le dará acceso a un empleado de acuerdo a lo que el supervisor de éste solicitó y el dueño del módulo autorizó. Será responsabilidad del jefe por el Reglamento Normas Sobre el Uso y Control de las Computadoras y sus Programas Página 23 uso que le dé a los sistemas de información el empleado bajo su supervisión. 7. Todo acceso a una base de datos se concederá de acuerdo a las funciones del empleado solicitante. 8. Se prohíbe modificar los privilegios de acceso a las redes internas o externas para obtener acceso no autorizado a dichos recursos sin la debida autorización de los custodios de la información concerniente. 9. El sistema desconectará la cuenta ("account lock out") del usuario, si este se equivoca 10 veces consecutivas al entrar su contraseña. Para reactivar su cuenta, el usuario deberá comunicarse con la Oficina de Apoyo Técnico. 10. Si la cuenta del usuario permanece inactiva por un periodo mayor a noventa (90) días la misma será inactivada. Para lograr reactivar la cuenta nuevamente, el usuario deberá llenar el documento de acceso al Sistema de Información.