Regl. 7509, art. 15
EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
Cite as Reglamento Núm. 7509, Art. 15
La Agencia mantendrá los siguientes expedientes para cada uno de los empleados:
1. Un expediente, que reflejará el historial completo del empleado desde la fecha de su
ingreso original al servicio público hasta la fecha de su separación definitiva del
servicio. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original de los
siguientes documentos:
a. Historial de Personal
b. Certificado de nacimiento en original o en su defecto, certificación sobre la
autenticidad o existencia del certificado.
C. Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9, Ley
Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986 Ley
Pública Núm. 99-603).
d. Certificado de antecedentes penales expedido por la PolicÃa de Puerto Rico.
e. Certificación de radicación de planillas de contribución sobre ingresos,
expedida por el Departamento de Hacienda.
f. Certificación de que la persona alimentante está al dÃa en el pago de pensión
alimentaria, o satisface un plan de pagos a tal efecto, expedida por la
Administración para el Sustento de Menores, según aplique.
g. Notificación de nombramiento y juramento.
h. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación y otros.
i. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado.
j. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos o cualquier
otro aspecto relacionado con la retribución.
k. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o
mejoras administrativas.
I. Documentos que reflejen acciones disciplinarias que sean finales y firmes, asÃ
como resoluciones de la Comisión Apelativa al respecto cuando dicho foro haya
sostenido una decisión de sanción.
m. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno.
n. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente.
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O. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos.
p. Récords de adiestramientos.
q. Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema
de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades.
r. Documentos sobre becas O licencias para estudios, con o sin sueldos, tales
como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos
de matrÃcula.
S. Récords de licencia.
t. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones,
obligaciones contraÃdas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados y
otras autorizadas por ley.
2. Un expediente médico confidencial y separado, a tenor con disposiciones de la Ley
Federal de Americanos con Impedimento. Dicho expediente contendrá los siguientes
N.R.R.
documentos:
a. Formulario de Examen Médico.
b. solicitud de Acomodo Razonable.
C. Certificación Médica.
d. Récords de accidentes ocupacionales.
e. Determinaciones y otras certificaciones de naturaleza médica.
3. Un expediente para fines de retiro, que contendrá copia de documentos tales como:
a. Certificado de nacimiento.
b. Notificación de nombramiento y juramento.
C. Informes de cambios.
d. Declaración Individual (ASR-80).
e. Hoja de Servicios.
f. Certificado de Interrupciones en el Servicio.
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g. Evidencia de cualquier beneficio o derecho concedido por el Sistema de
Retiro.
h. Una bitácora de todos los documentos incluidos en el mismo y la acción
tomada sobre esos documentos.
A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirán
dichos expedientes, que se identificarán con el nombre completo del empleado.
Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se
considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan
vinculados al servicio e inactivos los expedientes de los empleados que se han
desvinculado del servicio. La Oficina de Recursos Humanos de la Agencia será
responsable de la conservación, custodia, mantenimiento y disposición de los
expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y en armonÃa con la
Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como Ley de
Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico y el Reglamento para la
Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos
en la Rama Ejecutiva.